Finanse publiczne

Strona główna » Czerwiec 2019 » Rachunkowość » Obcy środek trwały w jednostce budżetowej

Brosz o finansach

Grudzień 2019

Polecamy

Książki

Publikacje wydawane w ramach Biblioteki Finanse Publiczne oraz Biblioteki Administracja Publiczna to profesjonalne i praktyczne opracowania podejmujące zagadnienia z zakresu szeroko rozumianej administracji publicznej. więcej »

 
Piotr Rybicki

Obcy środek trwały w jednostce budżetowej

Przepisy rozporządzenia w sprawie rachunkowości budżetowej nie regulują zasad ewidencji obcych środków trwałych i gospodarowania tą kategorią aktywów. Również ustawa o rachunkowości nie zawsze precyzyjnie wyjaśnia te kwestie. Najwięcej wątpliwości budzi kwalifikacja i ewidencja ulepszeń oraz procedury towarzyszące inwentaryzacji.

Ujęcie obcych środków trwałych – z uwagi na ich specyfikę i niejednoznaczność przepisów – nastręcza jednostkom budżetowym wielu praktycznych problemów. Niniejszy artykuł ma na celu rozwianie przynajmniej części spośród tych wątpliwości.

Niestety w zapisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont (dalej: rozporządzenie w sprawie rachunkowości budżetowej) brak jest jakichkolwiek regulacji dotyczących ewidencji obcych środków trwałych czy też gospodarowania tymi składnikami majątku – i to zarówno w treści samego rozporządzenia, jak i w opisach poszczególnych kont. Oczywiście w takim przypadku jednostki budżetowe mają obowiązek stosowania przepisów ustawy o rachunkowości (dalej: uor), jednak i tutaj sprawa nie zawsze jest oczywista.

Czym są obce środki trwałe?

Najprościej rzecz ujmując i jednocześnie parafrazując zapisy rozporządzenia w sprawie rachunkowości budżetowej, można stwierdzić, że obce środki trwałe to takie składniki majątku, które użytkuje jednostka budżetowa, a które nie podlegają ujęciu na kontach zespołu 0 (czyli na kontach 011, 013, a także 014, 015, 016 i 017). Jest to więc składnik majątku, który z punktu widzenia danej jednostki nie spełnia definicji środka trwałego (i nie został wcześniej zaliczony do kosztów, ewentualnie jest obecnie ujęty w ewidencji ilościowej). W praktyce obcymi środkami trwałymi są składniki majątku użytkowane przez jednostkę na podstawie stosownej umowy najmu, użyczenia, leasingu lub podobnej (umowa jest warunkiem koniecznym do uznania składnika majątku za obcy).

Co istotne, składnik majątku, który powinien zostać ujęty jako środek trwały, lecz z niewyjaśnionych przyczyn nie jest zaewidencjonowany na kontach zespołu 0, nie jest obcym środkiem trwałym.

Ulepszenia obcych środków trwałych

Posiadając obcy środek trwały, jednostka niejednokrotnie ponosi wydatki na jego ulepszenie. Warto pamiętać o kilku ważnych zasadach związanych z tym procesem.

Po pierwsze trzeba pamiętać o podwyższeniu w ubiegłym roku minimalnej wartości ulepszenia z 3500 zł do 10 000 zł. Ta zmiana spowodowała, że dopiero roczna kwota wydatków powyżej 10 000 zł będzie (powinna) kwalifikować się jako ulepszenie.

Po drugie należy podkreślić, że to rodzaj wykonanych czynności decyduje o tym, czy rzeczywiście mamy do czynienia z ulepszeniem. Posiłkując się Krajowym Standardem Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe”, należy wskazać, że tylko wydatki mające charakter rozbudowy, przebudowy, modernizacji i rekonstrukcji będą rzeczywiście spełniać wymogi decydujące o uznaniu wykonanych prac za ulepszenie (zob. ramka „Rodzaje...”). Trzeba podkreślić, że nie ma w tym przypadku znaczenia źródło finansowania wydatków.

Po trzecie warto zwrócić uwagę na praktyczne problemy, których może nastręczać ustalenie rodzaju środka trwałego zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych, a następnie określenie stawki amortyzacyjnej. Trudności z jej ustaleniem mogą wynikać z faktu, że amortyzowany środek trwały nie figuruje w ewidencji jednostki od momentu rozpoczęcia jego eksploatacji (od „momentu zero”). Stawka amortyzacji ulepszenia będzie natomiast taka sama jak stawka amortyzacji ulepszanego środka trwałego. To oznacza, że np. ulepszając samochód osobowy będący obcym środkiem trwałym, zastosujemy stawkę 20%, gdyż taka stawka obowiązuje dla tej kategorii aktywów. Ulepszenie należy też wówczas ująć w klasyczny sposób na kontach zespołu 0 (czyli z wykorzystaniem kont 080 i 011). Powstanie tym samym nowy oddzielny obiekt inwentarzowy.

Po czwarte – w przypadku zaprzestania użytkowania obcego środka trwałego (np. wygaśnięcia umowy) niezbędne jest wyksięgowanie wszystkich ulepszeń związanych z tym składnikiem majątku. Systemy nie zawsze pozwalają na łatwe powiązanie ulepszeń z obcym środkiem trwałym, dlatego niezbędne może się wówczas okazać prowadzenie szczegółowej analityki.

Po piąte – ulepszeniu może ulec tylko obcy środek trwały, a nie trwająca jeszcze inwestycja. Do ulepszeń nie można też zaliczyć tych wydatków, które stanowią przywrócenie składnika do stanu pierwotnego.

[...]

Autor jest biegłym rewidentem, ekspertem w zakresie inwentaryzacji środków trwałych, odpisów aktualizujących i informacji dodatkowej.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.