Finanse publiczne

Strona główna » Grudzień 2018 » Rachunkowość » Rozliczanie kosztów podróży służbowych

Brosz o finansach

Polecamy

Książki

Publikacje wydawane w ramach Biblioteki Finanse Publiczne oraz Biblioteki Administracja Publiczna to profesjonalne i praktyczne opracowania podejmujące zagadnienia z zakresu szeroko rozumianej administracji publicznej. więcej »

 
Jarosław Jurga

Rozliczanie kosztów podróży służbowych

Ustalenie należności oraz zobowiązań występujących pomiędzy pracodawcą a pracownikami w ramach rozrachunków z tytułu zakończonych podróży służbowych wymaga szczegółowego przeanalizowania przepisów dotyczących naliczania diet czy rozliczania różnic kursowych. Efekt tych ustaleń decyduje nie tylko o prawidłowej ewidencji księgowej, ale również o prawidłowym rozliczeniu z fiskusem.

Prawidłowe rozliczenie wyjazdu służbowego pracownika wykonującego zadania służbowe poza stałym miejscem pracy jest związane w szczególności z interpretacją zapisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie w sprawie podróży służbowych). W § 2 tego rozporządzenia wskazano, że do należności przysługujących pracownikowi z tytułu krajowej oraz zagranicznej podróży służbowej zalicza się diety, a także zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Rozliczanie diet w krajowych i zagranicznych podróżach służbowych

Jednym z elementów, który należy uwzględnić w rozliczeniach dokonywanych po odbyciu podróży służbowej pracownika, jest dieta. W celu prawidłowego ustalenia wysokości diety należy prawidłowo ustalić czas trwania podróży służbowej. W tym kontekście warto przypomnieć, że podróż służbowa trwa nieprzerwanie od momentu jej rozpoczęcia do zakończenia. Zarówno przy wyjazdach krajowych, jak i zagranicznych czas trwania delegacji liczy się w sposób ciągły, a dobę stanowią kolejne 24 godziny – niezależnie od godziny, w której ten okres się zaczyna.

Zgodnie z § 12 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych sposób ustalenia czasu podróży zagranicznej jest uzależniony od wykorzystywanego środka transportu. W przypadku:

1) podróży lądowej – jej czas liczy się od momentu przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
2) podróży lotniczej – jej czas liczy się od momentu startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
3) podróży morskiej – jej czas liczy się od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Należności z tytułu diety przysługujące pracownikowi w czasie trwania podróży służbowej zostały określone w § 7 i 13 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych (zob. tabela).

  • Zapewnienie posiłku a rozliczenie diety w podróży krajowej

Zgodnie z § 7 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych kwotę naliczonej diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia (zob. przykład 1). Przyjmuje się, że dla podróży krajowej wartość poszczególnych posiłków to:

    1) zapewnione śniadanie – 25% diety,
    2) zapewniony obiad – 50% diety,
    3) zapewniona kolacja – 25% diety.

Do kwestii obniżania diety przysługującej w niepełnej wysokości odniosło się Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 16 kwietnia 2013 r. W dokumencie tym wskazano, że:

    (…) W świetle przepisów § 7 rozporządzenia (...) dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży (ust. 1). Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego, w sposób określony w ust. 2. Należność pracownika z tytułu diet ulega stosownemu zmniejszeniu bądź nie występuje, jeśli pracownik miał zapewnione bezpłatne wyżywienie podczas podróży służbowej. (...) jeśli podróż służbowa trwała od 8 do 12 godzin, a pracownik miał zapewniony obiad, należność z tytułu diety nie występuje. Obliczona zgodnie z § 7 ust. 2 pkt 1 lit. b połowa diety (15 zł) podlega bowiem zmniejszeniu o koszt obiadu, tj. o 15 zł (50% z 30 zł = 15 zł)1.

[...]

Autor jest ekonomistą i certyfikowanym księgowym posiadającym wieloletnie doświadczenie w obszarze finansów publicznych.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.