Finanse publiczne

Strona główna » Grudzień 2019 » Kontrola finansowa » Naruszenia w zakresie wstępnej kontroli finansowej

Brosz o finansach

Marzec 2020

Polecamy

Książki

Publikacje wydawane w ramach Biblioteki Finanse Publiczne oraz Biblioteki Administracja Publiczna to profesjonalne i praktyczne opracowania podejmujące zagadnienia z zakresu szeroko rozumianej administracji publicznej. więcej »

 
Małgorzata Filipek

Naruszenia w zakresie wstępnej kontroli finansowej

Katalog naruszeń dyscypliny finansów publicznych w zakresie kontroli finansowej obejmuje zasadniczo obowiązki głównego księgowego. Stwierdzenie nieprawidłowości może się jednak przyczynić również do pociągnięcia do odpowiedzialności kierownika jednostki, który podejmuje decyzję o realizacji wydatku na podstawie adnotacji o wstępnej kontroli zgodności wydatku z planem finansowym.

Kontrola finansowa stanowi część systemu kontroli wewnętrznej i jest szczególnie istotna dla ochrony finansów publicznych oraz rzetelnego zarządzania finansowego. Należy ją wyraźnie odróżnić od kontroli wewnętrznej jako komórki organizacyjnej wykonującej czynności sprawdzające.

Przed uchwaleniem obowiązującej dziś ustawy o finansach publicznych (dalej: ufp) wymóg prowadzenia bieżącej oceny systemu kontroli wynikał z określonych przez Ministra Finansów „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”. Zgodnie ze standardem nr 28 kierownik jednostki powinien monitorować skuteczność systemu kontroli finansowej i jego poszczególnych elementów, a zidentyfikowane problemy powinny być na bieżąco rozwiązywane. Obecnie zalecenia z zakresu kontroli finansowej są postrzegane szerzej – jako element kontroli zarządczej. Niewłaściwa realizacja obowiązków wynikających z prowadzenia takiej kontroli może skutkować naruszeniem dyscypliny finansów publicznych.

Definicja kontroli finansowej

Ustawodawca nie definiuje kontroli finansowej w sposób bezpośredni. Zasady organizowania kontroli – w odniesieniu do procesów zachodzących w jednostkach budżetowych – zostały zawarte w art. 68–71 ufp, w dziale dotyczącym kontroli zarządczej oraz jej koordynacji w jednostkach sektora finansów publicznych (dalej: jsfp).

Kontrola finansowa wchodzi w zakres systemu kontroli zarządczej i dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, co obejmuje:

1) przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków;

2) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych;

3) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur dotyczących procesów, o których mowa powyżej.

W art. 69 ufp Minister Finansów został zobowiązany do opracowania wytycznych i standardów funkcjonowania kontroli zarządczej. Ogłoszony 16 grudnia 2009 r. komunikat w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych1 zawiera 22 standardy pogrupowane w 5 kategoriach (obejmują one: środowisko wewnętrzne, cele i zarządzanie ryzykiem, mechanizmy kontroli, informację i komunikację oraz monitorowanie i ocenę).

  • Mechanizmy kontroli

Standardem o charakterze typowo finansowym jest standard nr 14 „Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych”. W myśl tego standardu w każdej jsfp powinny funkcjonować takie mechanizmy kontroli operacji gospodarczych i finansowych, które pozwolą na pełne i rzetelne dokumentowanie i rejestrowanie wszystkich zachodzących operacji. To nawiązanie do art. 40 ufp, mówiącego o szczególnych zasadach rachunkowości obowiązujących w sektorze publicznym. Zgodnie z tym przepisem jednostki mają m.in. obowiązek ewidencjonować wszystkie etapy rozliczeń poprzedzające płatność dochodów i wydatków, w tym także zaangażowanie środków. Standard nr 14 ma również związek z art. 54 ufp, nakładającym na głównego księgowego jednostki obowiązek kontrolowania kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji finansowych i gospodarczych.

  • Autoryzacja kierownika

Standard 14 mówi też o tym, że wszelkie operacje finansowe powinny być autoryzowane przez kierownika jednostki bądź osoby przez niego upoważnione. Cytowana regulacja pozostaje w związku z art. 53 ufp, zgodnie z którym to właśnie kierownik jednostki jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej.

  • Podział kluczowych obowiązków i weryfikacja operacji

W ramach zaleceń Ministra Finansów jsfp są zobowiązane do wprowadzenia podziału kluczowych obowiązków – dotyczących zatwierdzania, realizacji i rejestrowania operacji finansowych – pomiędzy różnych pracowników. Służą temu różne poziomy kontroli finansowej, tj.:

1) wstępna ocena celowości zaciągania zobowiązań: analiza potrzeb, określenie szacunkowej wysokości zobowiązania, zbadanie projektów dokumentów skutkujących zaciągnięciem zobowiązania oraz sprawdzenie jego zgodności z planem finansowym i harmonogramem;

2) kontrola merytoryczna: sprawdzenie zgodności przedmiotu zamówienia z wnioskiem lub umową, kontrola jego ceny i jakości, oraz potwierdzenie wykonania dostawy lub świadczenia usług;

3) kontrola formalno-rachunkowa: sprawdzenie, czy dokumenty doty­czące operacji gospodarczej są zgodne z przepisami prawa oraz wolne od błędów rachunkowych;

4) wstępna kontrola operacji gospodarczej: złożenie przez głównego księgowego jednostki podpisu świadczącego o tym, że nie zgłasza on zastrzeżeń do dokonanej wcześniej przez właściwych pracowników oceny merytorycznej, formalnej i rachunkowej oraz że zobowiązania mieszczą się w planie finansowym i harmonogramie, a jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie.

Ostatni rodzaj kontroli ma szczególnie istotne znaczenie przy zatwierdzaniu dowodu do wypłaty i jest utożsamiany z podjęciem decyzji w sprawie realizacji wydatku. Warto zatem przypomnieć, że jednym z czynów będących naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest dokonanie wydatku bez upoważnienia lub z przekroczeniem zakresu upoważnienia, a także niedokonanie bądź nienależyte dokonanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczej lub finansowej z planem albo kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących danej operacji.

Osoby odpowiedzialne za kontrolę finansową

Odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jsfp ponosi – na podstawie art. 53 ust. 1 ufp – kierownik jednostki. Oprócz niego odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych podlegają także pracownicy jsfp lub inne osoby, którym odrębną ustawą lub na jej podstawie powierzono wykonywanie obowiązków w takiej jednostce, a którzy nie wykonując lub nienależycie wykonując te obowiązki, dopuścili się naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Odpowiedzialność pracowników jsfp wynika z art. 4 ust. 1 pkt 3 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (dalej: uondfp).

[...]

Autorka jest praktykiem z wieloletnim doświadczeniem w stosowaniu przepisów pzp i uondfp, autorką publikacji i szkoleń z tego zakresu.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.