Finanse publiczne

Strona główna » Grudzień 2019 » Rachunkowość » Ujęcie kosztów na przełomie roku

Brosz o finansach

Luty 2020

Polecamy

Książki

Publikacje wydawane w ramach Biblioteki Finanse Publiczne oraz Biblioteki Administracja Publiczna to profesjonalne i praktyczne opracowania podejmujące zagadnienia z zakresu szeroko rozumianej administracji publicznej. więcej »

 
Elżbieta Gaździk

Ujęcie kosztów na przełomie roku

Jednostki powinny ująć w księgach rachunkowych grudnia wszystkie koszty dotyczące tego okresu, również takie, które wynikają z faktur wystawionych i otrzymanych w styczniu następnego roku. Jednocześnie trzeba pamiętać, że wszelkie istotne koszty dotyczące innych okresów niż te, w których je poniesiono, podlegają rozliczeniu w czasie.

Stosownie do postanowień art. 40 ustawy o finansach publicznych jednostki sektora finansów publicznych (dalej: jsfp) są zobowiązane prowadzić księgi rachunkowe według przepisów ustawy o rachunkowości (dalej: uor), z uwzględnieniem odmiennych rozwiązań zawartych w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont (dalej: rozporządzenie w sprawie rachunkowości oraz planów kont).

Tak jak pozostałe podmioty gospodarcze jsfp są zobowiązane rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki (art. 4 uor). Aby zapewnić współmierność przychodów i związanych z nimi kosztów, do aktywów i pasywów danego okresu sprawo­zdawczego należy – zgodnie z nadrzędnymi zasadami rachunkowości (zasadą memoriału i zasadą współmierności) – zaliczać koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Należy również pamiętać o zasadzie określonej w art. 20 uor, zgodnie z którą do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić każde zdarzenie, które nastąpiło w tym  okresie sprawo­zdawczym.

Ujęcie kosztów zgodnie z zasadą memoriału

Zasada memoriału (art. 6 ust. 1 uor) określa, że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, bez względu na termin ich zapłaty. Oznacza to, że niezapłacone koszty będą ujmowane jako zobowiązanie, a nieopłacone przychody – jako należności jednostki.

Terminem końcowym, do którego należy ujmować w księgach wszystkie operacje, będzie moment sporządzenia sprawozdania finansowego. Gdyby jednak już po sporządzeniu sprawozdania, a jeszcze przed jego zatwierdzeniem wystąpiły operacje o istotnej wartości, należy je bezwzględnie ująć w księgach danego roku obrotowego. Operacje nieistotne dla wyniku finansowego będą natomiast podlegać ujęciu w kosztach roku bieżącego.

Zgodnie z zasadą memoriału w księgach rachunkowych danego roku obrotowego powinny więc zostać ujęte następujące operacje gospodarcze:

1) zrealizowane i zapłacone;

2) niezapłacone, jeśli termin ich realizacji jeszcze nie upłynął, a zostały zidentyfikowane przez jednostkę;

3) niezapłacone, jeśli termin ich realizacji upłynął (np. zafakturowane, lecz niezapłacone w danym roku należności czy zobowiązania).

Stosując powyższą zasadę, jednostki powinny ująć w księgach rachunkowych grudnia wszystkie koszty dotyczące tego okresu, również takie, które wynikają z faktur wystawionych i otrzymanych w styczniu następnego roku (zob. przykład 1).

Rozliczenia międzyokresowe kosztów

Z zasady współmierności (art. 6 ust. 2 uor) wynika, że dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawo­zdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Zasada ta oznacza, że na wynik finansowy jednostki wpływają uzyskane w danym roku obrotowym przychody oraz odpowiadające im koszty.

W odniesieniu do przychodów i kosztów dotyczących innych okresów (innego roku obrotowego) stosuje się natomiast w ewidencji księgowej rozliczenia międzyokresowe. Rozliczenia międzyokresowe kosztów zapewniają realizację zasad kompletności kosztów oraz współmierności kosztów i przychodów.

Jak wspomniano wcześniej, koszty dotyczące innych okresów niż te, w których je poniesiono, podlegają rozliczeniu w czasie. Rozliczenie takie polega na:

1) wyłączeniu z kosztów działalności tych kwot kosztów, które dotyczą przyszłych okresów;

2) wliczeniu do kosztów działalności tych pozycji kosztów, które dotyczą danego okresu sprawo­zdawczego i choć nie zostały jeszcze poniesione, to zakłada się, że będą poniesione w przyszłości.

Przy rozliczaniu kosztów w czasie należy również kierować się kolejnymi zasadami rachunkowości, tj. zasadą istotności i zasadą ostrożności. Stosowanie zasady istotności wyraża się w tym, że przy rozliczaniu kosztów w czasie należy ująć wszystkie tytuły kosztów istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki. Z kolei zasada ostrożności zapewnia ustalenie prawidłowej wartości aktywów i pasywów jednostki.

W zależności od charakteru i sposobu rozliczania kosztów w czasie między­okresowe rozliczenia kosztów:

1) ze względu na okres dzieli się na:

- czynne;

- bierne;

2) ze względu na czas rozliczenia dzieli się na:

- krótkoterminowe (czyli rozliczane w okresie nie dłuższym niż 12 miesięcy, licząc od dnia bilansowego);

- długoterminowe (czyli rozliczane w okresie ponad 12 miesięcy, licząc od dnia bilansowego).

  • Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów

Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów występują w przypadku ponoszenia przez jednostkę kosztów dotyczących przyszłych okresów (art. 39 ust. 1 uor). W bilansie wykazuje się je po stronie aktywów. Kwotę czynnych rozliczeń międzyo­kresowych ustala się w wysokości kosztów przypadających na następne okresy sprawozdawcze. Okres rozliczenia tych kosztów powinien być natomiast uzasadniony charakterem poszczególnych pozycji kosztów, z uwzględnieniem zasady ostrożnej wyceny, a przede wszystkim zasady współmierności kosztów i przychodów.

Do typowych czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów zaliczamy w szczególności:

1) opłacone z góry czynsze i dzierżawy, dotyczące przyszłych okresów sprawozdawczych;

2) opłacone z góry ubezpieczenia majątkowe, dotyczące przyszłych okresów sprawozdawczych;

3) koszty mediów opłacone z góry za okres dłuższy niż dany okres sprawo­zdawczy;

4) koszty opłaconej prenumeraty dotyczącej lat przyszłych.

[...]

Autorka jest specjalistką z zakresu rachunkowości budżetowej z wieloletnim doświadczeniem w pracy głównego księgowego jsfp.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.