Finanse publiczne

Strona główna » Kwiecień 2018 » Kadry i płace » Elektroniczne zwolnienia lekarskie od 1 lipca 2018 r.

Brosz o finansach

Wrzesień 2018

Polecamy

Książki

Publikacje wydawane w ramach Biblioteki Finanse Publiczne oraz Biblioteki Administracja Publiczna to profesjonalne i praktyczne opracowania podejmujące zagadnienia z zakresu szeroko rozumianej administracji publicznej. więcej »

 
Barbara Gulewicz

Elektroniczne zwolnienia lekarskie od 1 lipca 2018 r.

Jeszcze tylko do końca czerwca 2018 r. lekarze mogą wykorzystywać papierowe zwolnienia lekarskie. Później będzie to możliwe już tylko w wyjątkowych przypadkach, przede wszystkim w razie pojawienia się problemów technicznych uniemożliwiających wystawienie zwolnienia elektronicznego. Jakie obowiązki i jakie korzyści niosą te zmiany dla płatników składek?

O tym, że papierowe zwolnienia lekarskie staną się historią, mówi się od stycznia 2016 r. Wraz z nadejściem 1 lipca 2018 r. nowa procedura wystawiania zwolnień stanie się faktem. Od tego momentu uprawnieni lekarze, lekarze dentyści, felczerzy i starsi felczerzy, którzy zgłosili do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (dalej: ZUS) wniosek w sprawie upoważnienia do wystawiania zaświadczeń lekarskich, będą wystawiać je tylko elektronicznie. Forma papierowa została zarezerwowana jedynie dla sytuacji awaryjnych, kiedy to pojawią się problemy z wystawieniem elektronicznego zwolnienia.

Platforma pośrednicząca w wystawianiu e-ZLA

Elektronizację zwolnień lekarskich zapoczątkowała ustawa z dnia 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (dalej: ustawa zmieniająca). Na jej podstawie od 1 stycznia 2016 r. na Platformie Usług Elektronicznych (dalej: PUE), znajdującej się na stronie www.zus.pl, ZUS musiał udostępnić lekarzom narzędzie do wystawiania elektronicznych zwolnień lekarskich określanych jako e-ZLA (zob. ramka „Zasady funkcjonowania....”). Aby korzystać z tego narzędzia, lekarze muszą posiadać profil na portalu PUE ZUS lub zintegrowaną z PUE aplikację gabinetową. Obecnie zwolnienia lekarskie mogą być wystawiane w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem certyfikatu z ZUS, certyfikatu kwalifikowanego albo profilu zaufanego ePUAP. Jeszcze tylko do końca czerwca 2018 r. lekarze mogą wykorzystywać papierowe zwolnienia lekarskie.

Przepisy ustawy zmieniającej nałożyły na pracodawców, którzy zostali zobowiązani do elektronicznego przekazywania dokumentów do ZUS, obowiązek utworzenia do końca 2015 r. profili informacyjnych na portalu PUE ZUS oraz do dalszego ich utrzymywania. Pracodawcy zatrudniający poniżej 5 osób, nieposiadający profilu PUE, w odróżnieniu od dużych płatników składek musieli do końca 2015 r. poinformować pisemnie swoich pracowników o konieczności dostarczania wydruku zaświadczenia lekarskiego. W momencie gdy taki płatnik utworzy jednak profil PUE, zostaje tym samym zobowiązany do ciągłego utrzymania profilu i pisemnego powiadomienia wszystkich pracowników – w ciągu 7 dni od utworzenia profilu – o ustaniu obowiązku dostarczania wydruków e-ZLA.

Procedura wystawiania zwolnień

Wystawiając e-ZLA, lekarz uzyskuje dostęp do danych osobowych i adresowych pacjenta, jego pracodawców oraz członków rodziny, jeśli zwolnienie ma być wystawione w związku z opieką nad nimi. Po wpisaniu numeru PESEL pacjenta system automatycznie wyświetla lekarzowi przypisane do pacjenta dane identyfikacyjne. Dane adresowe i dane płatnika lub płatników lekarz wybiera natomiast z wyświetlonej listy. W przypadku konieczności zmiany jakichkolwiek danych (np. nazwiska pacjenta; adresu, pod którym będzie on przebywał w czasie choroby; danych członka rodziny; danych nowego pracodawcy) lekarz wprowadza aktualne dane na formularzu e-ZLA. Taka korekta nie spowoduje zmiany danych na koncie ubezpieczonego w ZUS.

Dodatkowo system weryfikuje datę początku okresu niezdolności do pracy (zgodną z zasadami wystawiania zwolnień lekarskich), podpowiada odpowiedni kod literowy identyfikujący przyczynę powstania niezdolności do pracy (A, B, C, D, E) oraz numer statystyczny choroby (zob. ramka „Oznaczenia kodów...”). Podczas wystawiania e-ZLA lekarz ma również podgląd na zaświadczenia lekarskie wystawiane wcześniej dla pacjenta, w tym te, które podlegały kontroli przez lekarza orzecznika ZUS. Ponadto system przypomina lekarzowi o możliwości skierowania pacjenta na rehabilitację leczniczą w ramach prewencji rentowej prowadzonej przez ZUS. Warto zwrócić uwagę, że portal PUE udostępnia lekarzom także wersję mobilną na tablety lub smartfony, którą można wykorzystywać podczas wizyt poza gabinetem lekarskim.

Wystawione przez lekarza e-ZLA zostanie automatycznie skierowane do ZUS, który odpowiednio zamieści tę informację na profilu pracodawcy i ubezpieczonego (zob. schemat). ZUS prowadzi rejestr zaświadczeń lekarskich oraz przechowuje je przez okres trzech lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym je wystawiono.

[...]

Autorka jest zastępcą naczelnika Wydziału Obsługi Klientów i Korespondencji ZUS we Wrocławiu.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.