Finanse publiczne

Strona główna » Kwiecień 2019 » Kadry i płace » Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Brosz o finansach

Polecamy

Książki

Publikacje wydawane w ramach Biblioteki Finanse Publiczne oraz Biblioteki Administracja Publiczna to profesjonalne i praktyczne opracowania podejmujące zagadnienia z zakresu szeroko rozumianej administracji publicznej. więcej »

 
Adrian Paluch

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Z początkiem tego roku weszło w życie nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, które zobowiązuje pracodawcę do prowadzenia akt osobowych oddzielnie dla każdego pracownika. Jednocześnie na mocy wprowadzonych regulacji zmieniono liczbę i zakres poszczególnych części pracowniczych akt osobowych.

Kodeks pracy (dalej: kp) nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia i przechowywania – w postaci papierowej lub elektronicznej – dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (art. 94 kp). Ponadto 1 stycznia 2019 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: rozporządzenie), wydane na podstawie delegacji ustawowej wyrażonej w art. 2981 kp (zob. ramka „Dokumentacja...”). Rozporządzenie zobowiązuje praco­dawcę do prowadzenia akt osobowych oddzielnie dla każdego pracownika.

Cztery części akt pracowniczych

Akta osobowe składają się z czterech części oznaczonych literami od A do D. W obowiązującym wcześniej rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika wymieniano tylko trzy części. Nowość stanowi zatem wyodrębnienie części D, która obejmuje dokumenty związane z odpowiedzialnością pracowniczą pracownika.

W nowym rozporządzeniu zachowano zasadę, że oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt powinny być przechowywane w porządku chronologicznym oraz muszą być ponumerowane. Akta powinny również zawierać wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

  •  Część A

Część oznaczona literą A obejmuje:

1) oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;
2) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 kp).

  • Część B

Część oznaczona literą B zawiera oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

1) oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy;
2) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków;
3) zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy określonego w umowie o pracę;
4) dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy o emeryturach pomostowych;
5) potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:

– z treścią regulaminu pracy albo obwieszczenia;
– z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2374 § 3 kp);
– z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji;

6) potwierdzenie poinformowania pracownika o:

– warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 kp) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291 § 4 kp);
– celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 kp);
– ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 kp);

7) potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 kp);
8) dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
9) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy albo zmiany tych warunków w innym trybie;
10) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 kp);
11) dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
12) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 kp);
13) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;
14) dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e kp);
15) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 kp);

[...]

Autor jest sędzią sądu rejonowego, absolwentem studiów doktoranckich na Wydziale Prawa, Administracji i Ekonomii Uniwersytetu Wrocławskiego.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.