Finanse publiczne

Strona główna » Lipiec - Sierpień 2019 » Prawo » Ochrona danych osób wnioskujących o pomoc z zfśs

Brosz o finansach

Grudzień 2019

Polecamy

Książki

Publikacje wydawane w ramach Biblioteki Finanse Publiczne oraz Biblioteki Administracja Publiczna to profesjonalne i praktyczne opracowania podejmujące zagadnienia z zakresu szeroko rozumianej administracji publicznej. więcej »

 
Arleta Nerka

Ochrona danych osób wnioskujących o pomoc z zfśs

Środki zfśs należy dzielić między uprawnionych, uwzględniając ich sytuację życiową, rodzinną i materialną. Weryfikacja tych kryteriów oraz prawidłowe ustalenie uprawnień świadczeniobiorców wymaga pozyskania i przetwarzania ich danych osobowych. Jakie procedury przyjąć w tym zakresie, aby nie zostały zakwestionowane przez organy kontroli?

Rys. B. Brosz

Celem tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: fundusz lub zfśs) jest zaspokajanie socjalnych potrzeb pracowników oraz innych osób wskazanych w ustawie o zfśs. Zgodnie z podstawowym założeniem pomoc socjalna ma być kierowana do tych uprawnionych, którzy znajdują się w trudnej sytuacji materialnej lub rodzinnej1. Wynika to z art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs, w którym określono kryteria socjalne decydujące w większości przypadków o podziale środków funduszu. W świetle tej regulacji przyznawanie świadczeń i dopłat z zfśs uzależnia się właśnie od oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego. Decyzja o wypłacie środków z funduszu wymaga zweryfikowania tych kryteriów, a co za tym idzie – przetwarzania danych osobowych potencjalnych świadczeniobiorców w celu prawidłowego ustalenia ich uprawnień. Niespełnienie ustawowych kryteriów może bowiem spowodować, że wydatki z zfśs mogą zostać zakwestionowane przez organy kontroli (organy skarbowe, ZUS, Państwową Inspekcję Pracy).

Osoba uprawniona

W świetle art. 2 pkt 5 ustawy o zfśs osobami uprawnionymi do korzystania z funduszu są pracownicy i ich rodziny, byli pracownicy będący obecnie emerytami lub rencistami oraz ich rodziny, a także inne osoby, którym pracodawca przyznał (w regulaminie, o którym mowa w art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs) prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu. W ostatniej z wymienionych grup mogą się znaleźć np. chałupnicy, pracownicy tymczasowi, zleceniobiorcy.

Podstawa przetwarzania danych osobowych

Procedura wydatkowania środków z zfśs wymaga zebrania informacji kwalifikowanych jako dane osobowe w rozumieniu art. 4 pkt 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (dalej: rodo). Niekiedy dane przekazane przez uprawnionych mieszczą się w definicji danych wrażliwych (sensytywnych) wymienionych w zamkniętym katalogu w art. 9 ust. 1 rodo, czyli podlegających szczególnej ochronie prawnej. Przetwarzanie tych danych wymaga spełnienia przez pracodawcę określonych wymogów. Realizując zasadę legalizmu, powinien on określić podstawę przetwarzania danych – w przypadku danych sensytywnych będzie to art. 9 ust. 2 lit. b rodo pozwalający na przetwarzanie danych, jeśli jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą.

Na gruncie krajowym przepisem doprecyzowującym przesłankę przetwarzania będzie art. 8 ustawy o zfśs, który wskazuje kryteria przyznawania osobom uprawnionym ulgowych świadczeń z funduszu. Poza tym należy wskazać art. 221 § 3 ustawy Kodeks pracy (dalej: kp), w którym została sformułowana ogólna zasada pozwalająca pracodawcy żądać od pracownika także innych danych (łącznie z danymi dzieci pracownika), jeżeli jest to konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Pracownik powinien być świadomy, że nieudzielenie takich informacji uniemożliwi realizację świadczeń, ale nie będzie stanowić podstawy do stosowania wobec niego jakichkolwiek sankcji.

Przetwarzanie danych osobowych powinno być ograniczone i służyć jedynie realizacji celu, w jakim zostały one pozyskane (kryterium niezbędności). Adekwatność zakresu danych do celu ich przetwarzania powinna być rozumiana jako równowaga pomiędzy uprawnieniem osoby do dysponowania swymi danymi a interesem pracodawcy. Pracodawca nie może więc przyznać niższej podwyżki pracownikowi tylko dlatego, że powziął informacje o wysokich dochodach jego współmałżonka.

Kryteria ustalania prawa do świadczeń z zfśs

W art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs wskazano, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz dopłat z funduszu powinno zostać uwarunkowane sytuacją życiową, rodzinną i materialną uprawnionego. Świadczenia wypłacone przez pracodawcę z pominięciem tej reguły nie mogą być uznane (w sensie prawnym) za świadczenia socjalne, a więc nie mogą korzystać z preferencji przewidzianych w systemie ubezpieczeń społecznych2 (ze zwolnienia takiego przychodu ze składek ZUS).

Zgodnie z ustawową zasadą najwyższe świadczenia z zfśs powinny trafiać do osób w najtrudniejszej sytuacji socjalnej, a najniższe lub żadne – do osób w najlepszej sytuacji. Niedopuszczalne jest więc wypłacanie wszystkim pracownikom takich samych kwot, a tym bardziej ustalanie świadczeń jako określonego odsetka wysokości wynagrodzenia. Wówczas bowiem wypłacona kwota nie ma charakteru socjalnego – osoba lepiej zarabiająca otrzymuje takie same lub wyższe świadczenie, które staje się w istocie dodatkiem do wynagrodzenia.

[...]

Autorka jest doktorem nauk prawnych, wykładowcą zagadnień z zakresu ochrony danych osobowych i prawa pracy w Akademii Leona Koźmińskiego.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.