Ogólne zasady funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń
socjalnych (dalej: zfśs lub fundusz) zawiera ustawa o zakładowym
funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o zfśs). Od 1 stycznia 2017
r. zfśs jest obowiązkowo tworzony przez pracodawców zatrudniających –
według stanu na 1 stycznia danego roku – co najmniej 50 pracowników w
przeliczeniu na cały etat. Wcześniej obowiązek taki spoczywał na
pracodawcach, którzy zatrudniali w przeliczeniu na pełne etaty 20
pracowników. Pracodawcy, którzy zatrudniają mniejszą liczbę pracowników,
mogą tworzyć fundusz dobrowolnie. Należy jednak zauważyć, że bez
względu na liczbę zatrudnianych osób zfśs jest tworzony obligatoryjnie
przez jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe.
Fundusz
jest tworzony na podstawie corocznego odpisu podstawowego, który
oblicza się według przeciętnej liczby zatrudnionych. Metodę ustalenia
tej liczby określono w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki
Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania
przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy
fundusz świadczeń socjalnych (dalej: rozporządzenie w sprawie ustalania
przeciętnej liczby zatrudnionych).
Ogólne zasady ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych
Zgodnie
z § 1 rozporządzenia w sprawie ustalania przeciętnej liczby
zatrudnionych podstawą naliczania odpisu jest przeciętna planowana w
danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych, skorygowana w końcu roku
do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych. Należy przy tym
uwzględnić pracowników zatrudnionych w pełnym oraz niepełnym wymiarze
czasu pracy – po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Warto
podkreślić, że w wymienionym przepisie wyraźnie wskazano, że należy
przyjąć planowaną, a nie rzeczywistą liczbę osób zatrudnionych (w
przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Dopiero w końcu roku odpis
zostanie skorygowany do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych
(zob. przykład 1).
Przy obliczaniu przeciętnej liczby
zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się
przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną
sumę dzieli się przez 12. Wyżej opisany sposób obliczenia stosuje się
również w odniesieniu do pracodawców, którzy prowadzili działalność w
okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy lub naliczali odpis za
niepełny rok kalendarzowy.
Różne metody obliczeniowe
Przepisy prawa nie określają metody ustalenia przeciętnej liczby zatrudnionych. W tym celu należy skorzystać ze sposobów stosowanych w badaniach statystycznych (np. w sprawozdaniach Z-03, Z-06), opisanych na stronie Głównego Urzędu Statystycznego (dalej: GUS). Zgodnie z przyjętymi tam zasadami przeciętne zatrudnienie w miesiącu można obliczyć, stosując:
1) metodę średniej arytmetycznej,
2) metodę uproszczoną,
3) metodę średniej chronologicznej.
Posługując się metodą średniej arytmetycznej, należy zsumować stany dzienne zatrudnienia w miesiącu (osoby zatrudnione w pełnym wymiarze czasu pracy oraz w niepełnym wymiarze w przeliczeniu na pełne etaty), łącznie ze świętami, niedzielami oraz dniami wolnymi od pracy. Otrzymaną sumę należy następnie podzielić przez liczbę dni kalendarzowych danego miesiąca (zob. przykład 2). Metoda średniej arytmetycznej jest stosowana w przypadku dużej fluktuacji kadr.
Przy metodzie uproszczonej należy przyjąć stan zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty, występujący na pierwszy oraz ostatni dzień miesiąca, a następnie podzielić otrzymany wynik przez 2. Metoda uproszczona powinna być stosowana przy niewielkich ruchach kadrowych (zob. przykład 3).
Metoda średniej chronologicznej polega na przyjęciu do obliczeń połowy stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca oraz stanu zatrudnienia w 15. dniu danego miesiąca. Otrzymaną sumę należy następnie podzielić przez 2. Osoby zatrudnione w niepełnym wymiarze należy przeliczyć – jak uprzednio – na całe etaty (zob. przykład 4).
[..]
Autor jest pracownikiem samorządowym, specjalistą ds. płac i księgowości budżetowej.