Finanse publiczne

Obliczanie i korekta odpisu na zfśs oraz prawo do wczasów pod gruszą

Ogólne zasady funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: zfśs lub fundusz) zawiera ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o zfśs). Od 1 stycznia 2017 r. zfśs jest obowiązkowo tworzony przez pracodawców zatrudniających – według stanu na 1 stycznia danego roku – co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na cały etat. Wcześniej obowiązek taki spoczywał na pracodawcach, którzy zatrudniali w przeliczeniu na pełne etaty 20 pracowników. Pracodawcy, którzy zatrudniają mniejszą liczbę pracowników, mogą tworzyć fundusz dobrowolnie. Należy jednak zauważyć, że bez względu na liczbę zatrudnianych osób zfśs jest tworzony obligatoryjnie przez jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe.

Przeciętna planowana liczba zatrudnionych

Fundusz jest tworzony na podstawie corocznego odpisu podstawowego, który oblicza się według przeciętnej liczby zatrudnionych. Metodę ustalenia tej liczby określono w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: rozporządzenie w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych).

Ogólne zasady ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych

Zgodnie z § 1 rozporządzenia w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych podstawą naliczania odpisu jest przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych. Należy przy tym uwzględnić pracowników zatrudnionych w pełnym oraz niepełnym wymiarze czasu pracy – po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Warto podkreślić, że w wymienionym przepisie wyraźnie wskazano, że należy przyjąć planowaną, a nie rzeczywistą liczbę osób zatrudnionych (w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Dopiero w końcu roku odpis zostanie skorygowany do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych (zob. przykład 1).

Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12. Wyżej opisany sposób obliczenia stosuje się również w odniesieniu do pracodawców, którzy prowadzili działalność w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy lub naliczali odpis za niepełny rok kalendarzowy.

Różne metody obliczeniowe

Przepisy prawa nie określają metody ustalenia przeciętnej liczby zatrudnionych. W tym celu należy skorzystać ze sposobów stosowanych w badaniach statystycznych (np. w sprawozdaniach Z-03, Z-06), opisanych na stronie Głównego Urzędu Statystycznego (dalej: GUS). Zgodnie z przyjętymi tam zasadami przeciętne zatrudnienie w miesiącu można obliczyć, stosując:

1) metodę średniej arytmetycznej,

2) metodę uproszczoną,

3) metodę średniej chronologicznej.

Posługując się metodą średniej arytmetycznej, należy zsumować stany dzienne zatrudnienia w miesiącu (osoby zatrudnione w pełnym wymiarze czasu pracy oraz w niepełnym wymiarze w przeliczeniu na pełne etaty), łącznie ze świętami, niedzielami oraz dniami wolnymi od pracy. Otrzymaną sumę należy następnie podzielić przez liczbę dni kalendarzowych danego miesiąca (zob. przykład 2). Metoda średniej arytmetycznej jest stosowana w przypadku dużej fluktuacji kadr.

Przy metodzie uproszczonej należy przyjąć stan zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty, występujący na pierwszy oraz ostatni dzień miesiąca, a następnie podzielić otrzymany wynik przez 2. Metoda uproszczona powinna być stosowana przy niewielkich ruchach kadrowych (zob. przykład 3).

Metoda średniej chronologicznej polega na przyjęciu do obliczeń połowy stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca oraz stanu zatrudnienia w 15. dniu danego miesiąca. Otrzymaną sumę należy następnie podzielić przez 2. Osoby zatrudnione w niepełnym wymiarze należy przeliczyć – jak uprzednio – na całe etaty (zob. przykład 4).

[..]

Autor jest pracownikiem samorządowym, specjalistą ds. płac i księgowości budżetowej.