Finanse publiczne

Strona główna » Październik 2019 » Kontrola finansowa » Inwentaryzacja w pytaniach i odpowiedziach

Brosz o finansach

Rys. B.Brosz

Polecamy

Książki

Publikacje wydawane w ramach Biblioteki Finanse Publiczne oraz Biblioteki Administracja Publiczna to profesjonalne i praktyczne opracowania podejmujące zagadnienia z zakresu szeroko rozumianej administracji publicznej. więcej »

 
Sebastian Bach

Inwentaryzacja w pytaniach i odpowiedziach

Na pytania odpowiada Sebastian Bach – skarbnik gminy, kierownik referatu finansowo-budżetowego, szkoleniowiec służb finansowo-księgowych sektora publicznego

Inwentaryzacja w formie spisu z natury na terenie strzeżonym może być przeprowadzana raz na 4 lata. Inwentaryzację taką przeprowadziliśmy w szkole w sierpniu 2019 r. Rozliczenie jej planujemy w księgach roku 2019 (październik 2019). Czy na dzień 31 grudnia mamy jeszcze jakieś obowiązki w tym zakresie (jeśli na ten teren zakupiono jeszcze jakiś majątek)? Czy kolejną inwentaryzację należy przeprowadzić do końca sierpnia 2023 r. (czy jest to data krańcowa)?

Ustawodawca w art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) wprowadził generalną zasadę, w myśl której inwentaryzację środków trwałych przeprowadza się na ostatni dzień roku obrotowego. Z uwagi na specyfikę pracy wielu jednostek jej przeprowadzenie na ostatni dzień roku obrotowego nie byłoby możliwe, stąd ustawodawca w art. 26 ust. 3 pkt 1 uor przewidział, że wyjątkowo może ona być przeprowadzana w ostatnim kwartale roku obrotowego – do 15 stycznia następnego roku. Wymieniona data nie dotyczy oczywiście nieruchomości zaliczonych do środków trwałych ani znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych. Zgodnie z regulacją art. 26 ust. 3 pkt 3 uor nieruchomości oraz środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym inwentaryzujemy bowiem raz w ciągu czterech lat, w dowolnym okresie roku obrotowego. W przypadku jednostek oświatowych terminem najdogodniejszym do przeprowadzenia spisu z natury jest okres wakacji, stąd słusznie jednostka, o której pisze Czytelnik, przeprowadziła inwentaryzację w sierpniu.

Czy na dzień 31 grudnia jednostka ma jakieś obowiązki w zakresie inwentaryzacji, szczególnie gdy po przeprowadzeniu spisu z natury zakupione zostaną jeszcze środki trwałe? Ustawodawca nałożył na jednostki przeprowadzające inwentaryzację – w tym również na te, które przeprowadzają ją w dowolnym okresie roku obrotowego – obowiązek wyjaśnienia i rozliczenia ujawnionych w toku inwentaryzacji różnic między stanem rzeczywistym a stanem ewidencyjnym w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 27 ust. 2 uor). Jest to podstawowa zasada inwentaryzacji obowiązująca niezależnie od tego, kiedy i z jaką częstotliwością jest ona przeprowadzana. Analizując przepisy prawa, stwierdzić należy, że wymieniona w pytaniu jednostka nie ma już innych ustawowych obowiązków odnoszących się do inwentaryzacji. Ponieważ jednak jednym z podstawowych celów inwentaryzacji jest zapewnienie wiarygodności sprawozdania finansowego, dobrą praktyką jest dopisanie do stanu stwierdzonego lub odpisanie od niego – drogą spisu z natury – przychodów i rozchodów środków trwałych, które nastąpiły między datą spisu a dniem bilansowym. Przy takim rozwiązaniu dokumentacja inwentaryzacyjna, uzupełniona dodatkowo o wymienione zestawienie, w pełni będzie odzwierciedlała rzeczywisty stan środków trwałych na ostatni dzień roku obrotowego, który będzie zgodny ze stanem ewidencyjnym na dzień bilansowy.

Czytelnik pyta wreszcie, czy kolejną inwentaryzację należy przeprowadzić do końca sierpnia 2023 r. (czy jest to data krańcowa). Odpowiadając na tak postawione pytanie, należy rozważyć, czy z normy art. 26 ust. 3 pkt 3 uor wynika obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym bezwzględnie w ciągu 48 miesięcy, czy raczej nie później niż w czwartym roku obrotowym (przy czym wówczas nie ma już znaczenia, w którym miesiącu). Zwolennicy tego drugiego podejścia twierdzą, że nawet jeśli inwentaryzacja została przeprowadzona w sierpniu 2019 roku, to kolejna może zostać przeprowadzona w grudniu 2023 roku, a więc po upływie 52 miesięcy od poprzedniej. Uważają bowiem – i słusznie – że podstawowym celem inwentaryzacji jest uwiarygodnienie informacji wykazanych w sprawozdaniu finansowym. Według prezentowanej tezy ważne jest zatem, aby wyniki inwentaryzacji zostały ujęte w sprawozdaniu finansowym tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. W tym kontekście należałoby uznać, że inwentaryzacja nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym powinna być przeprowadzana w takim terminie, aby wyniki inwentaryzacji zostały ujęte najpóźniej w co czwartym następującym po sobie sprawozdaniu finansowym sporządzanym za określony rok obrotowy. W istocie zatem datą graniczną dla rozliczenia wyników inwentaryzacji środków trwałych w cyklu czteroletnim byłby zawsze 85. dzień po dniu bilansowym. Do tego dnia jsfp zobowiązana jest bowiem sporządzić roczne zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej. Zaprezentowany pogląd jest niezwykle rozsądny i logiczny. Tyle tylko, że jsfp muszą pamiętać, iż nie zawsze rozsądna i logiczna interpretacja przepisu zostanie uznana przez pracowników organów kontroli, sprawdzających legalność działania jednostki. Kontrolerzy najczęściej, weryfikując zgodność funkcjonowania jednostki z przepisami prawa, posługują się bowiem wykładnią językową normy prawnej. A według tej wykładni zapis o obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji raz w ciągu czterech lat oznacza konieczność objęcia inwentaryzacją wszystkich środków trwałych jednostki znajdujących się na terenie strzeżonym raz w ciągu 48 miesięcy. Warto mieć to na uwadze.

Jeśli nie istnieją w jednostce przeszkody praktyczne i formalne, zasadne jest ścisłe przestrzeganie cyklu 48-miesięcznego. W przypadku jednostki wymienionej w pytaniu kolejną inwentaryzację środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym najlepiej zatem przeprowadzić najpóźniej do końca sierpnia 2023 roku.


W jakim terminie należy dokonać weryfikacji konta 080? Czasem dokumentacja dotycząca tego konta wpływa do nas pod koniec stycznia, a dotyczy operacji grudniowych poprzedniego roku. Jak ma się do tego data 15 stycznia?

Czytelnik słusznie zauważył, że środki trwałe w budowie należy inwentaryzować drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Z praktyki funkcjonowania jsfp wynika rzeczywiście, że wiele dokumentów mających wpływ na saldo konta 080 na ostatni dzień roku obrotowego jest przekazywane do służb księgowych w styczniu następnego roku lub nawet w późniejszym okresie. W jakim zatem terminie należy przeprowadzić prawidłowo inwentaryzację konta 080? Odpowiedzi na to pytanie należy szukać w przepisach art. 26 ust. 1 pkt 3 i art. 26 ust. 3 pkt 1 uor.

[...]

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.