Finanse publiczne

Strona główna » Styczeń 2020 » Kontrola finansowa » Rozrachunki w jednostkach budżetowych na 31 grudnia

Brosz o finansach

Luty 2020

Polecamy

Książki

Publikacje wydawane w ramach Biblioteki Finanse Publiczne oraz Biblioteki Administracja Publiczna to profesjonalne i praktyczne opracowania podejmujące zagadnienia z zakresu szeroko rozumianej administracji publicznej. więcej »

 
Mieczysława Cellary

Rozrachunki w jednostkach budżetowych na 31 grudnia

Zróżnicowane zasady prezentacji rozrachunków w sprawozdaniach finansowych, budżetowych i z operacji finansowych determinują sposób zorganizowania ewidencji księgowej w jednostce budżetowej. Zadaniem służb finansowo-księgowych jest opracowanie rozwiązań, które zagwarantują, że księgi rachunkowe będą dostarczały danych na potrzeby wszystkich kategorii sprawozdań.

Rys. B.Brosz

Rys. B.Brosz

Podstawowym warunkiem poprawnego sporządzenia przez jednostki budżetowe rocznych sprawozdań finansowych, budżetowych i z operacji finansowych jest prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. W świetle art. 40 ust. 1 ustawy o finansach publicznych (dalej: ufp) jednostki sektora finansów publicznych prowadzą rachunkowość zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości (dalej: uor), z uwzględnieniem zasad określonych w ufp. Na podstawie art. 40 ust. 4 pkt 1 lit. a ufp zostało natomiast wydane rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie rachunkowości oraz planów kont). Jak wynika z nazwy rozporządzenia, ustalone w nim szczególne zasady rachunkowości dotyczą m.in. jednostek budżetowych.

Nierozliczone na koniec roku zobowiązania i należności

Jednostki budżetowe są zobowiązane stosować nadrzędne zasady rachunkowości, w tym zasadę memoriału wynikającą z art. 6 ust. 1 uor. Zgodnie z tą zasadą jednostka budżetowa musi ująć w księgach rachunkowych wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Oznacza to, że na koniec roku obrotowego w ewidencji figurują nierozliczone zobowiązania i mogą występować nierozliczone należności. Warto zauważyć, że ujęcie w księgach rachunkowych danego roku budżetowego wszystkich etapów rozliczeń poprzedzających płatność dochodów i wydatków jest obligatoryjne również na podstawie art. 40 ust. 2 ufp.

Ewidencja księgowa jako podstawa danych sprawozdawczych

Rozrachunki występujące w jednostkach budżetowych na koniec roku obrotowego są prezentowane nie tylko w sprawozdawczości finansowej, ale również w sprawozdawczości budżetowej i z operacji finansowych. Z § 20 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont wynika, że zakładowy plan kont powinien m.in. zapewniać możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach.

W § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawo­zdawczości budżetowej wskazano, że sprawozdania jednostkowe są sporządzane przez kierowników jednostek organizacyjnych, kierowników jednostek obsługujących i naczelników urzędów skarbowych na podstawie ewidencji księgowej. W § 9 tego rozporządzenia postanowiono natomiast, że sprawozdania muszą być sporządzane rzetelnie oraz prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, a wykazane w nich kwoty powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Także w § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (dalej: rozporządzenie w sprawie sprawozdań jsfp z operacji finansowych) stwierdzono, że jednostkowe sprawozdania Rb-Z, Rb-UZ, Rb-N i Rb-UN muszą być sporządzane na podstawie ksiąg rachunkowych lub ewidencji księgowej danej jednostki oraz innych dokumentów dotyczących tej jednostki.

Z przedstawionych regulacji wynika, że sprawozdawczość finansowa, a także sprawozdawczość budżetowa i z operacji finansowych muszą wynikać z ewidencji finansowo-księgowej oraz muszą być z nią zgodne. Jest to szczególnie istotne w kontekście art. 18 pkt 2 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, stanowiącym, że niesporządzenie lub nieprzekazanie w terminie sprawozdania z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania oraz wykazanie w tym sprawozdaniu danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej jest naruszeniem dyscypliny finansów publicznych.

Wykazywanie rozrachunków w spra­wo­zdaniu finansowym

Przepisy regulujące sporządzanie poszczególnych typów sprawozdań stawiają zróżnicowane wymogi dotyczące wyceny i prezentacji rozrachunków.

  • Podział na długo- i krótkoterminowe

Rozrachunki prezentowane w sprawozdawczości finansowej są wyceniane i wykazywane w podziale na długo- i krótkoterminowe, zgodnie z wymogami uor. Jednostki budżetowe mogą również posiłkować się w tym zakresie wytycznymi zawartymi w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami (dalej: stanowisko KSR).

W rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 18 lit. c uor należności krótko­terminowe obejmują ogół należności z tytułu dostaw i usług oraz całość lub część należności z innych tytułów niezaliczonych do aktywów finansowych, a które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. Z art. 3 ust. 1 pkt 13 uor wynika natomiast, że należnościami długoterminowymi są te, które nie spełniają definicji należności krótkoterminowych. Do długoterminowych zaliczymy zatem należności o terminie płatności dłuższym niż 12 miesięcy od dnia bilansowego. Wyjątkiem są należności z tytułu dostaw i usług, które kwalifikuje się jako krótkoterminowe niezależnie od terminu wymagalności.

Zobowiązania krótkoterminowe zostały zdefiniowane w art. 3 pkt 22 uor. Zgodnie z tym przepisem obejmują one ogół zobowiązań z tytułu dostaw i usług, a także całość lub tę część pozostałych zobowiązań, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. Wszystkie pozostałe zobowiązania są zatem zobowiązaniami długo­terminowymi, które można zdefiniować jako zobowiązania o terminie zapłaty przypadającym w okresie dłuższym niż jeden rok od dnia bilansowego. Tak jak w przypadku należności wyjątkiem są zobowiązania z tytułu dostaw i usług, które zalicza się do krótkoterminowych niezależnie od terminu płatności.

  • Wykazywanie należności i zobowiązań w bilansie

Na dzień bilansowy należności wycenia się w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności, a zobowiązania – w kwocie wymagającej zapłaty (art. 28 ust. 1 pkt 7 i 8 uor). Kwota wymaganej/wymagająca zapłaty oraz zasada ostrożności zostały zdefiniowane w stanowisku KSR (zob. ramka „Kwota...”). W dokumencie tym przedstawiono również zasady prezentacji rozrachunków w sprawozdawczości finansowej (zob. ramka „Prezentacja...”).

Stosowanie zasady ostrożności wymaga urealnienia kwot należności prezentowanych w bilansie poprzez dokonanie odpisów aktualizujących ich wartość. Zgodnie z § 10 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont odpisy aktualizujące należności w jednostkach budżetowych są dokonywane zgodnie z przepisami uor. Dokładne wytyczne dotyczące stosowania zasady ostrożnej wyceny w odniesieniu do należności zostały zawarte w treści art. 35b uor. Trzeba podkreślić, że wartość należności wątpliwych, na które dokonano odpisu aktualizującego, wykazuje się w bilansie w wartości netto.

Należności wykazywane przez jednostki budżetowe w księgach rachunkowych i sprawozdawczości finansowej mają charakter należności cywilnoprawnych oraz publicznoprawnych. Wykazując wartość tych należności (w księgach i sprawo­zdaniu), nie wolno ich kompensować z zobowiązaniami. Przed sporządzeniem sprawozdania finansowego należy sprawdzić, czy w księgach rachunkowych nie figurują należności przedawnione, umorzone lub nieściągalne. Przed spisaniem należności przedawnionych warto też wyjaśnić z radcą prawnym, czy wobec upływu terminu przedawnienia istnieje możliwość dochodzenia tych wierzytelności.

Odnosząc się do zasad prezentowania zobowiązań, należy wskazać, że w księgach rachunkowych i w sprawozdawczości finansowej powinny być wykazane wszystkie nieuregulowane zobowiązania, które są niewygasłe na skutek umorzenia czy przedawnienia.

[...]

Autorka jest doktorem nauk ekonomicznych, biegłym rewidentem, ekspertem z zakresu rachunkowości budżetowej i sprawozdawczości.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.
Zapraszamy do składania zamówień na prenumeratę i numery archiwalne.