Ochrona danych osób wnioskujących o pomoc z zfśs

Celem tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: fundusz lub zfśs) jest zaspokajanie socjalnych potrzeb pracowników oraz innych osób wskazanych w ustawie o zfśs. Zgodnie z podstawowym założeniem pomoc socjalna ma być kierowana do tych uprawnionych, którzy znajdują się w trudnej sytuacji materialnej lub rodzinnej. Wynika to z art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs, w którym określono kryteria socjalne decydujące w większości przypadków o podziale środków funduszu. W świetle tej regulacji przyznawanie świadczeń i dopłat z zfśs uzależnia się właśnie od oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego. Decyzja o wypłacie środków z funduszu wymaga zweryfikowania tych kryteriów, a co za tym idzie – przetwarzania danych osobowych potencjalnych świadczeniobiorców w celu prawidłowego ustalenia ich uprawnień. Niespełnienie ustawowych kryteriów może bowiem spowodować, że wydatki z zfśs mogą zostać zakwestionowane przez organy kontroli (organy skarbowe, ZUS, Państwową Inspekcję Pracy).

Osoba uprawniona

W świetle art. 2 pkt 5 ustawy o zfśs osobami uprawnionymi do korzystania z funduszu są pracownicy i ich rodziny, byli pracownicy będący obecnie emerytami lub rencistami oraz ich rodziny, a także inne osoby, którym pracodawca przyznał (w regulaminie, o którym mowa w art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs) prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu. W ostatniej z wymienionych grup mogą się znaleźć np. chałupnicy, pracownicy tymczasowi, zleceniobiorcy.

Podstawa przetwarzania danych osobowych

Procedura wydatkowania środków z zfśs wymaga zebrania informacji kwalifikowanych jako dane osobowe w rozumieniu art. 4 pkt 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (dalej: rodo). Niekiedy dane przekazane przez uprawnionych mieszczą się w definicji danych wrażliwych (sensytywnych) wymienionych w zamkniętym katalogu w art. 9 ust. 1 rodo, czyli podlegających szczególnej ochronie prawnej. Przetwarzanie tych danych wymaga spełnienia przez pracodawcę określonych wymogów. Realizując zasadę legalizmu, powinien on określić podstawę przetwarzania danych – w przypadku danych sensytywnych będzie to art. 9 ust. 2 lit. b rodo pozwalający na przetwarzanie danych, jeśli jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą.

Na gruncie krajowym przepisem doprecyzowującym przesłankę przetwarzania będzie art. 8 ustawy o zfśs, który wskazuje kryteria przyznawania osobom uprawnionym ulgowych świadczeń z funduszu. Poza tym należy wskazać art. 221 § 3 ustawy Kodeks pracy (dalej: kp), w którym została sformułowana ogólna zasada pozwalająca pracodawcy żądać od pracownika także innych danych (łącznie z danymi dzieci pracownika), jeżeli jest to konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Pracownik powinien być świadomy, że nieudzielenie takich informacji uniemożliwi realizację świadczeń, ale nie będzie stanowić podstawy do stosowania wobec niego jakichkolwiek sankcji.

Przetwarzanie danych osobowych powinno być ograniczone i służyć jedynie realizacji celu, w jakim zostały one pozyskane (kryterium niezbędności). Adekwatność zakresu danych do celu ich przetwarzania powinna być rozumiana jako równowaga pomiędzy uprawnieniem osoby do dysponowania swymi danymi a interesem pracodawcy. Pracodawca nie może więc przyznać niższej podwyżki pracownikowi tylko dlatego, że powziął informacje o wysokich dochodach jego współmałżonka.

Kryteria ustalania prawa do świadczeń z zfśs

W art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs wskazano, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz dopłat z funduszu powinno zostać uwarunkowane sytuacją życiową, rodzinną i materialną uprawnionego. Świadczenia wypłacone przez pracodawcę z pominięciem tej reguły nie mogą być uznane (w sensie prawnym) za świadczenia socjalne, a więc nie mogą korzystać z preferencji przewidzianych w systemie ubezpieczeń społecznych (ze zwolnienia takiego przychodu ze składek ZUS).

Zgodnie z ustawową zasadą najwyższe świadczenia z zfśs powinny trafiać do osób w najtrudniejszej sytuacji socjalnej, a najniższe lub żadne – do osób w najlepszej sytuacji. Niedopuszczalne jest więc wypłacanie wszystkim pracownikom takich samych kwot, a tym bardziej ustalanie świadczeń jako określonego odsetka wysokości wynagrodzenia. Wówczas bowiem wypłacona kwota nie ma charakteru socjalnego – osoba lepiej zarabiająca otrzymuje takie same lub wyższe świadczenie, które staje się w istocie dodatkiem do wynagrodzenia.

• Sytuacja życiowa, rodzinna i materialna

Kryteria socjalne zostały określone w ustawie o zfśs dość ogólnikowo. W przepisach nie zawarto też żadnych wskazówek dotyczących gromadzenia informacji o sytuacji życiowej, stanie majątkowym, sytuacji rodzinnej czy osobistych dochodach osób uprawnionych.

Sytuacja życiowa może ulegać ciągłym zmianom. Niektóre z nich następują nagle, ale z reguły mają charakter przemijający. Trudniejsza sytuacja w pewnych okresach życia może być związana z chorobą, niepełnosprawnością, śmiercią członka rodziny, utratą mieszkania, klęską żywiołową (powodzią, pożarem, suszą), indywidualnymi zdarzeniami losowymi (wypadkiem komunikacyjnym, pobiciem, ślubem, narodzinami dziecka). Okoliczności te zazwyczaj powodują pogorszenie sytuacji materialnej lub majątkowej pracownika (choć np. śmierć członka rodziny, który wcześniej przewlekle chorował oraz wymagał stałej opieki i drogich leków, może ograniczyć wydatki ponoszone przez osobę uprawnioną do korzystania z pomocy zfśs). Sytuacja rodzinna – w odróżnieniu od sytuacji życiowej – ma charakter bardziej stały, ponieważ dotyczy liczby członków rodziny, w szczególności funkcjonujących we wspólnym gospodarstwie domowym. Sytuację materialną obrazują natomiast środki finansowe przypadające na jednego członka rodziny.