Artykuł pochodzi z wydania: Kwiecień 2022
Sporządzając sprawozdania Rb-N, Rb-Z i Rb-ZN za pierwszy kwartał tego roku i za następne okresy sprawozdawcze, należy uwzględnić zmiany przepisów obowiązujące od 1 stycznia. Wpłynęły one między innymi na sposób przekazywania sprawozdań przez część jednostek oraz na zasady zaliczania niektórych zobowiązań do tytułu dłużnego „kredyty i pożyczki”.
Sprawozdania o stanie zobowiązań, należności oraz wybranych aktywów finansowych za pierwszy kwartał 2022 r. i za następne okresy sprawozdawcze należy sporządzić na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 17 grudnia 2020 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (dalej: rozporządzenie w sprawie sprawozdań z operacji finansowych). Należy przy tym uwzględnić najnowsze zmiany wprowadzone rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2021 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (dalej: rozporządzenie zmieniające), które weszło w życie 1 stycznia 2022 r.
Wyłącznie forma elektroniczna w jednostkach organizacyjnych jst
W związku z rozwojem Systemu Monitorowania Usług Publicznych, którego celem jest zbudowanie powszechnych i kompleksowych narzędzi umożliwiających kontrolowanie poziomu usług publicznych świadczonych przez jednostki samorządu terytorialnego w Polsce, pojawiła się potrzeba elektronizacji sprawozdań. W konsekwencji Minister Finansów, dokonując zmiany § 9 ust. 9 rozporządzenia w sprawie sprawozdań z operacji finansowych, wskazał formę elektroniczną jako wyłączną formę przekazywania sprawozdań zarządom jst przez samorządowe jednostki organizacyjne. Jednocześnie doprecyzował zakres podmiotowy tego przepisu, wskazując wprost, że obowiązek ten dotyczy sprawozdań w zakresie operacji finansowych, sporządzanych przez samorządowe jednostki budżetowe, w tym jednostki obsługujące, oraz samorządowe zakłady budżetowe.
- Właściwe systemy i aplikacje do przekazywania sprawozdań
W świetle nowych przepisów sprawozdania opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym i przekazuje z wykorzystaniem aplikacji wskazanej na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej Ministra Finansów lub w plikach elektronicznych, zgodnych ze strukturami udostępnionymi na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej Ministra Finansów. W praktyce oznacza to, że sprawozdania jednostkowe należy przekazać do zarządu jst:
- za pośrednictwem informatycznego systemu zarządzania budżetami samorządów SJO BeSTi@ lub BeSTi@ albo
- w plikach elektronicznych zgodnych z dokumentacją wejścia–wyjścia systemu BeSTi@, dostępną na portalu serwisowym tego systemu pod adresem: budzetjst.pl/pobieranie/dokumentacja/bestia/ (za pośrednictwem aplikacji do przekazywania sprawozdań jsfp w zakresie operacji finansowych).
- Elektronizacja również w sprawozdawczości budżetowej
W uzasadnieniu do projektu rozporządzenia zmieniającego wyjaśniono, że wspomniana elektronizacja procesu przekazywania sprawozdań z operacji finansowych jest powiązana z projektowanymi wówczas zmianami w zakresie sprawozdawczości budżetowej, w ramach których planowano wprowadzić formę dokumentu elektronicznego jako wyłączną formę sporządzania sprawozdań przez samorządowe jednostki organizacyjne. Zgodnie z § 12 ust. 4 nowego rozporządzenia z dnia 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej kierownicy jednostek albo kierownicy jednostek obsługujących będą zobowiązani przekazywać do zarządu jst sprawozdania w formie dokumentu elektronicznego. Przepis ten będzie miał zastosowanie po raz pierwszy do sprawozdań sporządzanych za okresy sprawozdawcze rozpoczynające się od 1 stycznia 2023 r. oraz do sprawozdań Rb-27ZZ, Rb-30S i Rb-50 za cztery kwartały 2022 r. i rocznych sprawozdań Rb-27S i Rb-28S za 2022 r. (co wynika z § 20 wspomnianego rozporządzenia).
- Rozpoczęcie stosowania nowych przepisów
Według poprzednio obowiązujących przepisów jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe sporządzały i przekazywały sprawozdania o stanie zobowiązań i należności w formie określonej przez zarząd jst (pisemnej albo elektronicznej). Zasady te nie obowiązują już w odniesieniu do sprawozdań Rb-Z, Rb-N i Rb-ZN za pierwszy kwartał 2022 r. oraz za kolejne okresy sprawozdawcze, a także do rocznych sprawozdań Rb-UZ za 2022 r. i lata następne. To oznacza, że tracą moc wydane wcześniej zarządzenia organów wykonawczych w sprawie form przekazywania sprawozdań w zakresie operacji finansowych sporządzanych przez samorządowe jednostki organizacyjne. Zgodnie z § 9 ust. 1 i 9 rozporządzenia w sprawie sprawozdań z operacji finansowych samorządowe jednostki organizacyjne są zobowiązane do sporządzania sprawozdań o stanie zobowiązań i należności w postaci elektronicznej, opatrywanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
- Postępowanie w przypadku awarii systemu
W § 9 ust. 8 rozporządzenia w sprawie sprawozdań z operacji finansowych wskazano, że jeśli terminowe przekazanie sprawozdań w postaci elektronicznej jest niemożliwe z powodu nieprawidłowego działania systemu informatycznego, sprawozdania przekazuje się najpóźniej pierwszego dnia roboczego następującego po dniu usunięcia awarii. Od 1 stycznia 2022 r. zasada ta dotyczy również samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.
Odrębne zasady dla jednostek budżetowych poza granicami RP
Wyjątkiem od ogólnych zasad określających formy i sposoby przekazywania sprawozdań są regulacje dotyczące jednostek budżetowych mających siedzibę poza terytorium RP. Mogą bowiem sporządzać i przekazywać sprawozdania w zakresie operacji finansowych w formie pisemnej albo w postaci elektronicznej. Obowiązującą formę sprawozdań tych podmiotów określa właściwy dysponent części budżetowej.
W wyniku zmian, które weszły w życie 1 stycznia 2022 r., w § 10 rozporządzenia w sprawie sprawozdań z operacji finansowych dodano nowy ust. 1a. Tym samym jednostki budżetowe mające siedzibę poza terytorium RP zyskały możliwość wykazywania w swoich sprawozdaniach kwot w walucie obcej, w której jest prowadzona rachunkowość, o ile tak postanowi dysponent części budżetowej właściwy dla danej jednostki. W takim przypadku dysponent przed włączeniem danych ze sprawozdań jednostkowych do sprawozdań łącznych dokonuje przeliczenia podanych kwot na złote. Aby prawidłowo przeprowadzić procedurę przeliczenia, należy zastosować się do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 marca 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu ustalania wartości zobowiązań zaliczanych do państwowego długu publicznego, długu Skarbu Państwa, wartości zobowiązań z tytułu poręczeń i gwarancji. Zgodnie z § 6 tego rozporządzenia wartość nominalna zobowiązań wyrażonych w walucie obcej podlega przeliczeniu na walutę polską według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski, obowiązującego w ostatnim dniu roboczym danego okresu sprawozdawczego.
[…]
Lucyna Kuśnierz
Autorka jest specjalistką z zakresu sprawozdawczości sektora samorządowego, naczelnikiem Wydziału Informacji, Analiz i Szkoleń RIO w Rzeszowie.