Jednostka, uwzględniając wymogi wynikające z art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, dokonuje potwierdzenia sald należności na 30 listopada danego
roku. Następnie stan tych należności jest ustalany metodą weryfikacji na 31 grudnia. Jeśli saldo należności kontrahenta na 30 listopada wynosi 0 zł, nie jest
potwierdzane na ten dzień, lecz jedynie inwentaryzowane metodą weryfikacji na 31 grudnia. System księgowy wykorzystywany w jednostce nie pozwala na wydruk zerowych potwierdzeń sald (po wpisaniu konta kontrahenta system nie wykazuje niezbędnych do tego danych). Ponadto salda zerowe nie mają żadnej wartości i nie są aktywami jednostki. Zerowe saldo z kontrahentem ustalone na 30 listopada nie oznacza jednak, że na 31 grudnia nie wystąpi saldo dodatnie. Czy jednostka powinna więc zmienić procedurę i na 31 grudnia ustalić metodą potwierdzenia sald te należności, które były zerowe według stanu na koniec listopada? Wówczas potwierdzenia sald byłyby wysyłane przez jednostkę w dwóch terminach.
Na pytania odpowiada Elżbieta Gaździk – specjalistka z zakresu rachunkowości budżetowej z wieloletnim doświadczeniem w pracy głównej księgowej jsfp.
Z postanowień zawartych w art. 26 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) wprost wynika, że inwentaryzację należności przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego (dzień bilansowy), przy czym termin wykonania tej czynności uznaje się za dotrzymany, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku. To oznacza, że jeśli jednostka dokonuje inwentaryzacji na inny dzień niż dzień bilansowy, to powinna uwzględnić w bilansie stan należności wynikający z potwierdzenia salda:
- pomniejszony o dokonane do dnia bilansowego zapłaty należności i inne ich zmniejszenia (np. wynikające z faktur korygujących in minus) oraz
- powiększony o sprzedaż dokonaną na rzecz kontrahenta i inne zwiększenia należności (np. wynikające z faktur korygujących in plus) – które wystąpiły pomiędzy dniem potwierdzenia salda a dniem bilansowym.
Inwentaryzacja należności następuje w drodze uzgodnienia sald, czyli pisemnego potwierdzenia zgodności stanów księgowych przez kontrahentów. Inicjatywa uzgodnienia sald leży po stronie wierzyciela.
Forma potwierdzenia salda nie została określona w przepisach uor, dlatego jednostki, które są zobligowane do stosowania regulacji tej ustawy, wypracowują w praktyce różne rozwiązania. Warto jednak pamiętać, że wezwania do potwierdzenia sald powinny nie tylko określać wartość sald, ale również zawierać wyszczególnienie dokumentów (wraz z kwotami), z których te salda wynikają. Niekiedy jednostki wysyłają do kontrahentów wyciągi z konta rozrachunkowego określające stan nieuregulowanych należności (saldo) oraz wykaz dokumentów, z których wynika to saldo. Metodę tę można wykorzystać właśnie w takich przypadkach jak opisany w pytaniu, gdy nie ma możliwości wydrukowania wezwania do potwierdzenia sald zerowych z systemu finansowo-księgowego.
W tym kontekście należy przypomnieć, że ustawodawca nie przewidział w uor tzw. milczącego potwierdzenia salda. Nieuzyskanie potwierdzenia salda od dłużnika jest równoznaczne z brakiem takiego potwierdzenia. Inwentaryzację należności, która nie została potwierdzona przez kontrahenta, przeprowadza się drogą weryfikacji z dokumentami źródłowymi.
W przepisach uor nie ma mowy o zwolnieniu z obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji należności, które w księgach rachunkowych wykazują salda zerowe. Potwierdzenie sald zerowych z jednej strony stanowi spełnienie obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji, z drugiej zaś – pozwala na sprawdzenie prawidłowości stanu należności wynikającego z ksiąg rachunkowych. Jest to szczególnie zasadne wówczas, gdy jednostka zawiera w ciągu roku wiele transakcji z danym kontrahentem, gdy kwoty są powtarzalne lub gdy opis otrzymanych wpłat nie wyjaśnia, jakich transakcji one dotyczą.
Stąd też w mojej ocenie jednostka powinna – w przypadku opisanym w pytaniu – dokonać inwentaryzacji stanu należności na 31 grudnia danego roku w formie potwierdzenia sald. Zasada ta powinna jednocześnie zostać odzwierciedlona w postanowieniach zarządzenia kierownika jednostki o przeprowadzeniu inwentaryzacji. Metoda weryfikacji, jak już wyjaśniono wcześniej, pozwala na zweryfikowanie, czy stan na dzień bilansowy zmienił się w porównaniu ze stanem potwierdzonym na dzień przeprowadzenia inwentaryzacji. Skoro inwentaryzacja sald zerowych nie została w jednostce w ogóle przeprowadzona, to brak jest odniesienia do stanu należności zinwentaryzowanej. Gdyby jednak jednostka wysłała zerowe wezwanie do potwierdzenia sald i nie uzyskała odpowiedzi od kontrahenta, to wówczas prawidłowe byłoby zinwentaryzowanie salda drogą weryfikacji z dokumentami źródłowymi. W takiej sytuacji ustalenie zmiany stanu należności od kontrahenta na 31 grudnia nie wymagałoby już wysyłania potwierdzenia salda, a jedynie kolejnej weryfikacji.