W jednostce budżetowej obowiązuje trójstopniowy proces autoryzacji przelewów przez trzy różne osoby. Za wprowadzenie przelewów do systemu bankowego odpowiada pracownik sekcji finansowej bądź pracownik zespołu płacowego. Autoryzację pierwszego poziomu przeprowadza główny księgowy lub kierownik sekcji finansowej, a autoryzację drugiego poziomu (ostateczną) – dyrektor jednostki. System bankowy nie pozwala na dokonanie pełnej autoryzacji przez jedną osobę. Ten, kto wprowadzi do systemu dane dotyczące przelewu, nie może go autoryzować na pierwszym poziomie tego procesu, a ten, kto autoryzuje przelew na pierwszym poziomie, nie może dokonać autoryzacji na drugim. Czy w opisanej sytuacji dyrektor jednostki może upoważnić głównego księgowego do dokonywania autoryzacji drugiego poziomu podczas jego nieobecności? Z jakich przepisów prawa wynika takie uprawnienie lub jego brak?
Na pytania odpowiada Elżbieta Gaździk – ekspertka z zakresu rachunkowości budżetowej.
Kierownik jednostki jako osoba odpowiedzialna za całość gospodarki finansowej tej jednostki (art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych – dalej: ufp) może w ramach swoich uprawnień upoważnić głównego księgowego do autoryzowania transakcji płatniczych na drugim poziomie tego procesu podczas swojej nieobecności. Uprawnienie to wynika z postanowień art. 53 ust. 2 ufp, zgodnie z którym kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki.
Kierownik jednostki, wydając takie upoważnienie, musi mieć na względzie zasady autoryzowania transakcji płatniczych wynikające bezpośrednio z umowy zawartej z bankiem. Odpowiednie ustalenia w tej sprawie powinny znaleźć odzwierciedlenie również w karcie wzorów podpisów. W przypadku wydania głównemu księgowemu upoważnienia do autoryzowania transakcji płatniczych w ramach drugiego poziomu podczas nieobecności kierownika jednostki należy pamiętać, aby autoryzacja na pierwszym poziomie była dokonywana przez innego upoważnionego pracownika (a więc w przypadku opisanym w pytaniu – przez kierownika sekcji finansowej).
Dodatkowo warto wskazać, że wydanie upoważnienia do podpisywania określonych dokumentów jest również elementem tzw. kontroli zarządczej. Zapewnienie jej skuteczności należy do obowiązków kierownika jednostki (art. 69 ust. 1 pkt 3 ufp). W standardach kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (ogłoszonych w komunikacie nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r.) wyodrębniono standard dotyczący mechanizmów kontroli operacji finansowych i gospodarczych (standard 14), obejmującej między innymi zatwierdzanie (autoryzację) operacji finansowych przez kierownika jednostki lub przez osoby przez niego upoważnione.