Czy jeśli w ramach zadania inwestycyjnego powstaje lub jest modernizowany jeden środek trwały (np. droga), to prawidłowe jest wystawienie po zakończeniu tego zadania kilku dowodów OT (np. odpowiadających poszczególnym branżom – elektrycznej, sanitarnej czy drogowej)? Przy rozliczaniu inwestycji nakłady na dany środek trwały poniesione w ramach realizowanego zadania są ujmowane jako suma kwot wynikających ze wszystkich dowodów OT. Czy może to uzasadniać zastosowanie opisanego podziału inwestycji?
Na pytania odpowiada Elżbieta Gaździk – ekspertka z zakresu rachunkowości budżetowej.
Środki trwałe w budowie – zgodnie z definicją zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 16 uor – to zaliczane do aktywów trwałych środki trwałe w okresie ich budowy, montażu lub ulepszenia już istniejącego środka trwałego. Koszty budowy środka trwałego obejmują wartość wszystkich rzeczowych składników zużytych do jego wytworzenia, wartość wykonanych robót i usług oraz wszelkie inne koszty podlegające zaliczeniu do wartości początkowej wytworzonych aktywów trwałych.
Po zakończeniu inwestycji należy dokonać jej rozliczenia. W wyniku przeprowadzenia tej procedury może powstać jeden środek trwały lub kilka. Może też nastąpić zwiększenie wartości istniejącego środka trwałego wskutek jego ulepszenia, modernizacji, przebudowy czy adaptacji. Ustalając listę środków trwałych powstałych w wyniku realizacji zadania inwestycyjnego, należy pamiętać, że środkiem trwałym jest taki składnik aktywów, który jest kompletny, zdatny do użytku i przeznaczony na potrzeby jednostki oraz którego okres ekonomicznej użyteczności jest dłuższy niż rok. Podział rodzajowy i zasady klasyfikowania środków trwałych zostały określone w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych. Przy rozliczeniu kosztów wytworzenia środków trwałych i przy ustaleniu powstałych obiektów inwentarzowych (pojedynczych lub zbiorczych) warto skorzystać również z wytycznych zawartych w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe”.
Uwzględniając dotychczasowe wyjaśnienia, należy wskazać, że jeśli w ramach danego zadania inwestycyjnego powstaje jeden środek trwały (obiekt inwentarzowy), to należy wystawić jeden dokument OT. Niewłaściwe jest zatem wystawienie trzech dokumentów OT odpowiadających różnym branżom. Branże nie stanowią środków trwałych w świetle przywołanej wcześniej definicji i nie mogą być wprowadzone jako aktywa trwałe do ksiąg rachunkowych jednostki na podstawie tak wystawionych dowodów OT.