Kwestia przesyłania potwierdzeń sald drogą elektroniczną, między innymi w wiadomości e-mail, często budzi wątpliwości osób zajmujących się tą procedurą w praktyce. Komitet Standardów Rachunkowości w wydanym w 2019 r. stanowisku w sprawie rozrachunków z kontrahentami wskazał, że potwierdzenia sald „mogą być wymienione pomiędzy kontrahentami drogą elektroniczną (np. w postaci wiadomości e-mail), jeżeli ta forma potwierdzania stanu wzajemnych rozrachunków została przez nich uzgodniona, a przekazane informacje zostaną odpowiednio uwierzytelnione”.
W trzeciej dekadzie XXI w. trudno byłoby zakazać wymiany korespondencji mailowej i oczekiwać, że wszystkie potwierdzenia sald zostaną sporządzone w wersji papierowej i przesłane tradycyjną pocztą. Część jednostek praktykuje rozwiązanie pośrednie, czyli wydrukowanie dwóch egzemplarzy potwierdzenia salda, podpisanie ich, zeskanowanie i wysłanie drogą elektroniczną (jako załącznika) do kontrahenta. Opisana metoda również wydaje się jednak dość archaiczna.
W przypadku wysyłania potwierdzenia salda w wiadomości e-mail trzeba z pewnością pamiętać o właściwym trybie i sposobie jego podpisywania. Niezależnie od tego, czy będzie to wersja papierowa, skan, czy też treść wiadomości elektronicznej, potwierdzenie salda powinno być podpisane przez upoważnioną osobę. Jeśli dokument w postaci papierowej podpisywał kierownik jednostki, to także on powinien podpisać potwierdzenie przesyłane drogą cyfrową, oczywiście stosując podpis elektroniczny. W podobnym trybie należy rozpatrywać prawidłowość podpisu złożonego na potwierdzeniu salda otrzymanym od kontrahenta.
