W państwowej jednostce budżetowej część pracowników korzysta podczas pracy zdalnej ze sprzętu służbowego. W jaki sposób należy go zinwentaryzować? Czy kierownik jednostki może wskazać w zarządzeniu, że w celu zinwentaryzowania takich środków trwałych pracownik potwierdza ich posiadanie i przesyła e-mail ze zdjęciem numeru inwentarzowego? Czy inwentaryzacja środków trwałych użytkowanych w ramach pracy zdalnej powinna być przeprowadzana raz do roku, czy wystarczy to zrobić raz na 4 lata? Czy telefony muszą być zinwentaryzowane przez komisję inwentaryzacyjną, czy pracownicy mogą sami potwierdzić posiadanie tego sprzętu?
Na pytania odpowiada Elżbieta Gaździk – specjalistka z zakresu rachunkowości budżetowej z wieloletnim doświadczeniem w pracy głównej księgowej jsfp.
Jednostki sektora finansów publicznych są zobowiązane do przeprowadzania inwentaryzacji wszystkich swoich aktywów i pasywów. Terminy i sposób wykonania tej procedury określają przepisy uor.
Kierownik jednostki, ustalając politykę rachunkowości, której elementem jest instrukcja inwentaryzacyjna, nie jest uprawniony do modyfikowania metod wskazanych w uor. Nie może więc ustanawiać odmiennych postanowień w tym zakresie, o ile nie pozwalają na to odrębne przepisy. Takie odrębne uregulowania dotyczące inwentaryzacji sprzętu służbowego użytkowanego podczas wykonywania pracy zdalnej zostały przewidziane w kodeksie pracy (dalej: kp).
Zgodnie z art. 6720 kp zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu między pracodawcą a zakładową organizacją związkową. Jeśli natomiast takie organizacje nie działają w jednostce, to wspomniane zasady należy ustalić w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Porozumienie lub regulamin dotyczące wykonywania pracy zdalnej powinny określać w szczególności:
- grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
- zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, o których mowa w art. 6724 § 1 pkt 2 lub 3 kp;
- zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w art. 6724 § 3, lub ryczałtu, o którym mowa w art. 6724 § 4 kp;
- zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania przez niego obecności na stanowisku pracy;
- zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika;
- zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
- zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
- zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Wymienione w ostatnim punkcie zasady inwentaryzacji sprzętu służbowego wykorzystywanego do pracy zdalnej powinny niewątpliwie określać terminy oraz sposób przeprowadzenia i dokumentowania tej procedury. Należy zaznaczyć, że reguły te nie muszą być zbieżne z postanowieniami zawartymi w przepisach uor.
Podsumowując, można powiedzieć, że w praktyce dopuszczalne jest zastosowanie każdego z zaprezentowanych w pytaniu sposobów i terminów przeprowadzenia inwentaryzacji oraz metod jej udokumentowania, pod warunkiem że spełnione zostaną jej cele i funkcje, a więc ochrona majątku jednostki oraz funkcja kontrolna, weryfikacyjna i informacyjna.