Czy w wewnętrznych instrukcjach jednostki dotyczących inwentaryzacji powinien się znaleźć zapis, zgodnie z którym środki trwałe inwentaryzuje się nie rzadziej niż co 4 lata, jeśli znajdują się one na terenie strzeżonym?
Na pytania odpowiada Elżbieta Gaździk – specjalistka z zakresu rachunkowości budżetowej z wieloletnim doświadczeniem w pracy głównej księgowej jsfp.
Tak. Jednocześnie należy zaznaczyć, że instrukcja inwentaryzacyjna powinna zawierać nie tylko ustalenia, o których mowa w pytaniu, ale również definicję terenu strzeżonego.
Instrukcja inwentaryzacyjna jest fakultatywną częścią polityki rachunkowości, którą musi opracować i aktualizować kierownik jednostki (zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości – dalej: uor). To oznacza, że taka instrukcja może być elementem wspomnianej polityki bądź dokumentem wprowadzonym odrębnym zarządzeniem kierownika jednostki.
Instrukcja inwentaryzacyjna powinna szczegółowo określać procedury obowiązujące podczas przeprowadzania inwentaryzacji. Informacje te są niezbędne w szczególności dla osób powołanych do realizacji czynności inwentaryzacyjnych. Należy pamiętać, że tylko precyzyjnie określone procedury zapewnią przeprowadzenie, a następnie rozliczenie inwentaryzacji w rzetelny sposób.
Co powinna zawierać instrukcja inwentaryzacyjna? W zależności od wielkości jednostki i specyfiki jej działalności dokument ten powinien określać:
- podstawę prawną sporządzenia instrukcji;
- cel i istotę inwentaryzacji;
- techniki inwentaryzacyjne i ich zakres podmiotowy;
- formy i metody inwentaryzacji;
- terminy i częstotliwość przeprowadzenia inwentaryzacji;
- poszczególne etapy inwentaryzacji (czynności przygotowawcze, prace związane z przeprowadzeniem inwentaryzacji, czynności rozliczeniowe czy poinwentaryzacyjne);
- kompetencje organów i osób powołanych do przeprowadzenia czynności inwentaryzacyjnych;
- postanowienia o powołaniu komisji inwentaryzacyjnej oraz określeniu jej zadań;
- zasady przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów;
- ewentualne uproszczenia stosowane podczas inwentaryzacji;
- zasady ustalania, weryfikacji i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych.