Z przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej wynika, że podstawą naliczania odpisu na zfśs jest przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych. Ustawodawca nie zakazał dokonywania korekty odpisu w ciągu roku. Czy w związku z tym pracodawca może na bieżąco korygować stan zatrudnienia przed przekazywaniem kolejnych rat na rachunek zfśs? W jednostce budżetowej posługującej się „planem” dochodzi wówczas do sytuacji, w której na koniec września pozostaje w tym planie jakaś kwota, ponieważ odprowadzono 100% odpisu od faktycznej (a nie planowanej) liczby zatrudnionych według stanu na 30 września. Czy liczbę emerytów ustaloną na początku roku (w ramach kalkulacji odpisu fakultatywnego) należy później weryfikować, np. na 30 września lub 31 grudnia, czy jest to już liczba ostateczna?
Na pytania odpowiada Elżbieta Gaździk – specjalistka z zakresu rachunkowości budżetowej z wieloletnim doświadczeniem w pracy głównej księgowej jsfp.
W rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych postanowiono, że podstawę naliczenia odpisu stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u danego pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Prawodawca nie zabronił korygowania odpisu w trakcie roku, np. w momencie wpłaty kolejnych rat. Jednostka może więc przeprowadzić taką korektę, jeśli uzna to za stosowne. Na koniec grudnia i tak będzie jednak musiała ustalić wysokość odpisu z uwzględnieniem faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych w końcu roku.
Korekty odpisu nie dokonuje się jedynie wówczas, gdy planowany na początku roku przeciętny stan zatrudnienia nie zmienił się w kolejnych miesiącach danego roku lub gdy takie zmiany wprawdzie nastąpiły, ale nie wpłynęły na liczbę zatrudnionych pracowników i wymiar czasu ich pracy, które zostały przyjęte na początku roku na potrzeby naliczenia odpisu. Jednostka powinna sprawdzić, czy te przesłanki rzeczywiście zostały spełnione.
Przechodząc do kwestii fakultatywnego odpisu na zfśs dotyczącego emerytów, należy wyjaśnić, że żadne przepisy nie regulują zasad korygowania go w trakcie roku lub na koniec roku. Oznacza to, że raz ustalona w danym roku liczba emerytów, stanowiąca podstawę naliczenia odpisu na zfśs, jest niezmienna (nie podlega korekcie).