Na podstawie zarządzenia burmistrza urząd gminy przekazał podległej jednostce budynek w administrowanie. Obiekt ten jest ujęty w księgach rachunkowych urzędu. Jednostka podległa będzie wynajmowała pomieszczenia budynku stowarzyszeniom i instytucjom pozarządowym na potrzeby realizowania ich celów statutowych. Niektóre organizacje (np. harcerze) będą mogły bezpłatnie użytkować pomieszczenia z wyposażeniem. Jednocześnie w budynku swoją działalność będzie prowadził ośrodek pomocy społecznej podległy gminie. Jak przeprowadzić inwentaryzację budynku, pomieszczeń i wyposażenia, z którego będą korzystać wymienione podmioty? Kto powinien sporządzać spis z natury?
Na pytania odpowiada Elżbieta Gaździk – specjalistka z zakresu rachunkowości budżetowej z wieloletnim doświadczeniem w pracy głównej księgowej jsfp.
W myśl art. 40 ust. 1 ustawy o finansach publicznych (dalej: ufp) jednostki sektora finansów publicznych prowadzą rachunkowość zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości (dalej: uor), z uwzględnieniem zasad sformułowanych w ufp. W art. 26 uor ustawodawca określił wykaz aktywów i pasywów podlegających inwentaryzacji oraz formę jej przeprowadzania. Zgodnie z tymi regulacjami na ostatni dzień roku obrotowego jednostki przeprowadzają inwentaryzację:
- aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji (z zastrzeżeniem pkt 3), a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
- aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek (z zastrzeżeniem pkt 3), oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów – drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
- środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.
Inwentaryzacja drogą spisu z natury obejmuje również składniki aktywów, które są własnością innych podmiotów, lecz znajdują się w jednostce, gdyż zostały jej powierzone do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania. Jednostka musi wówczas powiadomić te podmioty o wynikach spisu. Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji takich składników nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.
Zgodnie z przywołanymi regulacjami w sytuacji opisanej w pytaniu jednostka, której przekazano nieruchomość w administrowanie, powinna przeprowadzić spis z natury. W ramach tych czynności należy:
- spisać składniki majątkowe na odrębnych arkuszach spisowych sporządzonych w co najmniej dwóch egzemplarzach;
- uzupełnić na arkuszach spisu z natury wyłącznie nazwę, liczbę (ilość), numer inwentarzowy lub opis cech charakterystycznych każdego ze składników majątkowych przekazanych jednostce w administrowanie (jednostka nie dokonuje ich wyceny);
- podpisać arkusze spisowe (podpisy składają członkowie zespołów spisowych lub komisji inwentaryzacyjnej – w zależności od tego, kto dokonuje spisu);
- zatwierdzić arkusze spisu z natury oraz pozostałe dokumenty rozliczeniowe, np. ilościowe zestawienia różnic inwentaryzacyjnych, informacje dotyczące ich wyjaśnienia lub zawierające propozycje ich rozliczenia (dokumenty te są zatwierdzane przez kierownika jednostki administrującej obcymi środkami trwałymi);
- przesłać jeden komplet egzemplarzy arkuszy spisowych właścicielowi składników majątkowych w terminie umożliwiającym mu dokonanie wyceny i rozliczenie inwentaryzacji w roku obrotowym, którego dotyczy inwentaryzacja.
Warto zaznaczyć, że jednostka użytkująca obce środki trwałe nie ma obowiązku informowania ich właściciela o zamiarze przeprowadzenia spisu z natury. Jeżeli jednak umowa lub inny dokument, na podstawie których jednostka użytkuje środki trwałe (administruje nimi), przewiduje odrębne ustalenia w tym zakresie, to należy się do nich zastosować.
Dodatkowo zasadne jest objęcie użytkowanych składników ewidencją pozabilansową w celu zachowania nad nimi fizycznej kontroli oraz wypełnienia wspomnianych obowiązków inwentaryzacyjnych.
Z kolei jednostka, która przekazała składniki majątkowe w administrowanie (w omawianym przypadku – urząd gminy), inwentaryzuje je drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości stanu tych aktywów wykazanego w księgach rachunkowych jednostki. Wezwanie do potwierdzenia powinno zawierać pełne dane dotyczące składników przekazanych do administrowania, wynikające z ewidencji środków trwałych (księgi inwentarzowej), obejmujące ich liczbę (ilość), wartość, numer inwentarzowy oraz inne niezbędne dane umożliwiające potwierdzenie otrzymanego wezwania.