W jednostce budżetowej na rachunek depozytowy wpływają środki pieniężne od kontrahentów z tytułu kaucji mieszkaniowych, wadiów czy zabezpieczenia należytego wykonania umów. Na jakim koncie ująć naliczone od tych sum odsetki (240 czy 750)? Jak je zaksięgować w momencie zwrotu (na koncie zespołu 7 czy na koncie 240)?
Na pytania odpowiada Elżbieta Gaździk – specjalistka z zakresu rachunkowości budżetowej z wieloletnim doświadczeniem w pracy głównej księgowej jsfp.
Podstawowe zasady prowadzenia ewidencji księgowej w jednostkach budżetowych zostały określone w rozporządzeniu w sprawie rachunkowości budżetowej W świetle tych przepisów wszelkie operacje dotyczące przyjmowania i zwrotu środków pieniężnych z tytułu sum depozytowych (kaucji, wadiów, zabezpieczenia należytego wykonania umów) podlegają ewidencji na koncie 139 „Inne rachunki bankowe” w korespondencji z kontem 240 „Pozostałe rozrachunki”. Ze względu na różne rodzaje sum depozytowych oraz konieczność zachowania przejrzystości, prawidłowości i rzetelności związanych z nimi rozliczeń jednostka powinna prowadzić do wspomnianych kont ewidencję analityczną. Jej szczegółowe zasady należy określić w uregulowaniach wewnętrznych, na które składa się zakładowy plan kont, dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości oraz instrukcja obiegu dokumentów. Opracowanie i aktualizowanie tych uregulowań jest obowiązkiem kierownika jednostki (na podstawie art. 10 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości).
Odsetki naliczone od sum depozytowych (środków obcych, które podlegają zwrotowi) nigdy nie są przychodami jednostki przechowującej te środki, a ich zwrot nigdy nie jest jej kosztem, o ile odrębne przepisy czy postanowienia umów nie przewidują inaczej. W związku z tym odsetki naliczone przez bank jako oprocentowanie środków wpłaconych z tytułu wadium lub zabezpieczenia należytego wykonania umowy powinny być ujęte w ewidencji księgowej jednostki w następujący sposób:
- Wpływ odsetek na rachunek bankowy jednostki:
- Wn 139 „Inne rachunki bankowe” (analityka: odsetki od sum depozytowych);
- Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka: kontrahent).
- Zwrot odsetek na rachunek bankowy kontrahenta:
- Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka: kontrahent);
- Ma 139 „Inne rachunki bankowe” (analityka: odsetki od sum depozytowych).
Naliczone odsetki stanowią własność kontrahenta. Zgodnie bowiem z art. 450 ust. 5 i art. 98 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych zabezpieczenie należytego wykonania umowy oraz wadium wniesione w pieniądzu podlegają zwrotowi wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym środki te były przechowywane, po pomniejszeniu o koszt prowadzenia wspomnianego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek wykonawcy.
Jeśli jednostka otrzymała kaucję mieszkaniową od innego podmiotu, sposób ewidencji naliczonych odsetek zależy od zapisów umownych:
- Ewidencja w przypadku, gdy umowa najmu przewiduje zwrot kaucji na rzecz najemcy wraz z odsetkami:
- wpływ odsetek na rachunek bankowy jednostki:
- Wn 139 „Inne rachunki bankowe” (analityka: odsetki od sum depozytowych);
- Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka: kontrahent);
- zwrot odsetek na rachunek bankowy kontrahenta:
- Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka: kontrahent);
- Ma 139 „Inne rachunki bankowe” (analityka: odsetki od sum depozytowych).
- wpływ odsetek na rachunek bankowy jednostki:
- Ewidencja w przypadku, gdy umowa najmu przewiduje zwrot kaucji mieszkaniowej w kwocie nominalnej (bez odsetek):
- Wn 139 „Inne rachunki bankowe”;
- Ma 750 „Przychody finansowe”.
W drugim przypadku odsetki będą stanowiły dochody jednostki, dlatego należy je przekazać z rachunku depozytowego na rachunek dochodów.