Artykuł pochodzi z wydania: Marzec 2025
W świetle licznych interpretacji wysokość opłat za wyżywienie w stołówkach szkolnych i przedszkolnych powinna – bez względu na formę przygotowania posiłków – uwzględniać tylko koszty niezbędnych surowców spożywczych. Jak skorygować rozliczenia i ewidencję, jeśli opłaty zostaną zawyżone w wyniku błędnej kalkulacji?
Wysokość opłat za wyżywienie w gminnych stołówkach szkolnych czy gminnych placówkach wychowania przedszkolnego powinna obejmować jedynie równowartość surowców zużytych do przygotowania posiłków (koszt tzw. wsadu do kotła). Czasami opłaty te są jednak zawyżone. Może to wynikać np. z błędnie przyjętych założeń na etapie ich kalkulacji lub z poniesienia niższych kosztów i wydatków na surowce zużyte do przygotowania posiłków. Ze względu na obowiązujące przepisy i interpretacje dotyczące ustalania opłat pojawia się wówczas pytanie, jakie działania winny podjąć jednostki w takiej sytuacji i jaki będzie to miało wpływ na zapisy w księgach rachunkowych.
Podstawa prawna ustalania opłat
Zasady ustalania odpłatności za korzystanie z wyżywienia w stołówkach szkolnych zostały określone w art. 106 i 106a ustawy Prawo oświatowe (dalej: pr. ośw.). Regulacje te wskazują, że:
- korzystanie z posiłków w stołówce szkolnej jest odpłatne;
- warunki korzystania ze stołówki szkolnej, w tym wysokość opłat za posiłki, ustala dyrektor szkoły w porozumieniu z organem prowadzącym szkołę;
- opłaty za posiłki w szkole obejmują tylko koszty tzw. wsadu do kotła (nie wlicza się więc do nich np. kosztów poniesionych na: wynagrodzenia pracowników, składki naliczane od tych wynagrodzeń, utrzymanie stołówki, transport surowców niezbędnych do przygotowania posiłków, zużycie sprzętu wykorzystywanego do ich przygotowania).
Te same reguły dotyczą też opłat za wyżywienie w gminnych placówkach przedszkolnych. Wynika to z art. 52 ust. 12 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych (dalej: ufzo). Zgodnie z tym przepisem opłaty za korzystanie z wyżywienia w publicznych placówkach wychowania przedszkolnego ustala się, stosując odpowiednio przepisy zawarte w art. 106 pr. ośw. Ponadto w art. 4 pkt 1 pr. ośw. ustawodawca wskazał, że ilekroć w tej ustawie jest mowa o szkole, należy przez to rozumieć także przedszkole.
Status organu prowadzącego szkołę
W świetle przepisów pr. ośw. organem prowadzącym szkołę może być minister, jednostka samorządu terytorialnego oraz inne osoby prawne i fizyczne. W przypadku jednostki samorządu terytorialnego realizacja zadań wynikających z pr. ośw. została podzielona między organ stanowiący i organ wykonawczy. Ustalenia w tej sprawie są zawarte w art. 29 pr. ośw. Z regulacji tych wynika, że kompetencje organu prowadzącego – w zakresie realizacji zadań określonych w art. 106 ust. 3, 5 i 6 pr. ośw. (w tym uzgadniania z dyrektorem szkoły zasad odpłatności za korzystanie z wyżywienia) – ma:
- w przypadku szkół gminnych – wójt (burmistrz, prezydent miasta);
- w przypadku szkół powiatowych – starosta;
- w przypadku szkół wojewódzkich – marszałek województwa.
Uzgodnienie wysokości opłat i ewentualne zwolnienia
Przywołane przepisy nie określają formy, w jakiej należy uzgodnić wysokość opłaty za wyżywienie. W praktyce zależy to więc od wewnętrznych ustaleń w danej jednostce samorządu terytorialnego. W zależności od przyjętego rozwiązania organ prowadzący szkołę lub przedszkole może zaakceptować zarządzenie dyrektora szkoły w sprawie omawianych opłat przez sporządzenie odpowiedniej adnotacji na tym zarządzeniu lub przez wydanie odrębnego pisma. Zawsze trzeba jednak dopilnować, by uzgodnienie miało formę pisemną.
Organ prowadzący szkołę może zwolnić rodziców albo pełnoletniego ucznia z całości lub części opłat za wyżywienie, jeśli rodzina znajduje się w wyjątkowo trudnej sytuacji materialnej albo wystąpiły szczególne przypadki losowe. Wspomniany organ może również upoważnić do podjęcia takiej decyzji dyrektora szkoły, w której funkcjonuje stołówka.
Charakter opłat
W art. 52 ust. 15 ufzo ustawodawca jednoznacznie wskazał, że opłaty za korzystanie z wychowania przedszkolnego w publicznych placówkach wychowania przedszkolnego prowadzonych przez jst oraz opłaty za korzystanie z wyżywienia w takich placówkach stanowią niepodatkowe należności budżetowe o charakterze publicznoprawnym, o których mowa w art. 60 pkt 7 ustawy o finansach publicznych (dalej: ufp). Niestety analogiczne regulacje nie zostały wprowadzone – ani w ufzo, ani w pr. ośw. – w odniesieniu do opłat za korzystanie z wyżywienia w stołówkach szkolnych. W licznych interpretacjach wskazuje się jednak, że również te opłaty należy zaliczyć do niepodatkowych należności budżetowych o charakterze publicznoprawnym, ponieważ są ustalane na takich samych zasadach jak opłaty za wyżywienie w przedszkolach. Potwierdzenie publicznoprawnego charakteru omawianych opłat można odnaleźć w orzecznictwie sądowym1 i w stanowiskach prezentowanych przez regionalne izby obrachunkowe (dalej: RIO).
Przykładowo RIO w Opolu w piśmie z 7 lipca 2021 r. (III-0221-11/2021) stwierdziła, że opłaty za korzystanie z posiłków w stołówce szkolnej są niepodatkowymi należnościami budżetowymi o charakterze publicznoprawnym. Na podstawie art. 67 ust. 1 ufp należy więc stosować do nich odpowiednio przepisy działu III ustawy Ordynacja podatkowa (dalej: op), w tym art. 53 i nast. op, czyli szczegółowe regulacje dotyczące odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych. To oznacza, że jeśli rodzic albo pracownik korzystający ze stołówki szkolnej nieterminowo regulują opłaty za wyżywienie, jednostka powinna naliczać odsetki jak dla zaległości podatkowych. Stanowisko to zostało potwierdzone przez RIO w Opolu także w piśmie z 21 sierpnia 2024 r. (NA.III-422-20/2024).
Z kolei RIO w Katowicach w piśmie z 10 grudnia 2024 r. (WA.5210.48.2024) odniosła się w swoich wyjaśnieniach do orzecznictwa sądów administracyjnych. Przypomniała, że zgodnie z uzasadnieniem wyroku NSA z 9 czerwca 2017 r. (I FSK 1271/15) opłaty za wyżywienie w szkołach nie mają charakteru komercyjnego, ponieważ nie wlicza się do nich wynagrodzeń pracowników, składek naliczanych od tych wynagrodzeń ani kosztów utrzymania stołówki. Prowadzenie stołówki jest elementem zadań edukacyjnych gminy jako organu władzy publicznej. Podobny pogląd wyraził WSA w Olsztynie w wyroku z 28 czerwca 2018 r. (I SA/Ol 297/18), wskazując, że omawiana opłata nie powinna być ustalana w ramach czynności cywilnoprawnych (na zasadzie swobody umów), gdyż ma charakter publicznoprawny. Na podstawie tych orzeczeń RIO w Katowicach uznała, że opłaty za wyżywienie w szkołach wnoszone przez nauczycieli i rodziców uczniów są niepodatkowymi należnościami budżetowymi o charakterze publicznoprawnym, o których mowa w art. 60 pkt 7 ufp.
[…]
Elżbieta Gaździk
Autorka jest specjalistką z zakresu rachunkowości budżetowej. Ma wieloletnie doświadczenie w pracy głównej księgowej jsfp.