Samorządowa jednostka budżetowa otrzymała fakturę, na której znajduje się cena usługi telefonicznej i jednocześnie kwota odsetek naliczonych z powodu opóźnienia w zapłacie za poprzednią fakturę. Jak ująć te zobowiązania w ewidencji, jeśli pracownik odpowiedzialny za opóźnienie zgodził się pokryć wartość odsetek? Czy można je wówczas zaliczyć do wydatków jednostki?
Na pytania odpowiada Elżbieta Gaździk – specjalistka z zakresu rachunkowości budżetowej z wieloletnim doświadczeniem w pracy głównej księgowej jsfp.
W myśl art. 20 uor służby finansowo-księgowe muszą wprowadzić (w postaci zapisu) do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego każde zdarzenie, które w tym okresie nastąpiło. Zdarzenia te wynikają z dowodów księgowych otrzymanych przez jednostkę bądź też wytworzonych przez nią we własnym zakresie.
Zapisy figurujące w księgach rachunkowych mogą być uznane za rzetelne tylko wtedy, gdy odzwierciedlają rzeczywisty przebieg operacji wynikający z dowodu księgowego. Oznacza to, że w przypadku opisanym w pytaniu zapisy księgowe powinny obrazować obciążenie jednostki zarówno kosztami usług telefonicznych, jak i odsetkami. I nie ma tu znaczenia, że pracownik zgodził się zwrócić równowartość odsetek na rzecz jednostki. Należy jednocześnie podkreślić, że nie może on wpłacić tej kwoty bezpośrednio na konto wierzyciela (z pominięciem rozliczeń z pracodawcą), ponieważ oznaczałoby to naruszenie wspomnianej wcześniej zasady rzetelności.
Zapłata odsetek przez jednostkę powinna być traktowana jako wydatek, a ich zwrot – jako dochód jednostki, który musi być odprowadzony na rachunek właściwego budżetu. W świetle załącznika nr 3 do rozporządzenia w sprawie rachunkowości budżetowej ewidencja operacji opisanych w pytaniu powinna przebiegać w następujący sposób:
- Faktura od dostawcy usług telekomunikacyjnych:
- koszty usług telekomunikacyjnych:
- Wn 402 „Usługi obce”;
- Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”;
- koszty odsetek:
- Wn 751 „Koszty finansowe”;
- Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”.
- koszty usług telekomunikacyjnych:
- Zapłata faktury przez jednostkę z jej rachunku bieżącego (subkonta wydatków):
- Wn 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”;
- Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki” (analityka: § 436 – usługi telekomunikacyjne);
- Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki” (analityka: § 458 – odsetki).
- Obciążenie pracownika odsetkami (nota księgowa):
- Wn 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”;
- Ma 750 „Przychody finansowe”.
- Wpływ środków z tytułu odsetek na rachunek bieżący jednostki (subkonto dochodów) w wyniku wpłacenia ich przez pracownika:
- Wn 130 „Rachunek bieżący jednostki” (analityka: § 092);
- Ma 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.