W jaki sposób samorządowa jednostka budżetowa (DPS) powinna ująć w księgach rachunkowych koszty organizacji pogrzebu mieszkańca oraz zasiłek pogrzebowy otrzymany z ZUS-u? Czy zasiłek ten można zaksięgować jako zmniejszenie wydatków i kosztów związanych z organizacją pochówku?
Na pytania odpowiada Elżbieta Gaździk – specjalistka z zakresu rachunkowości budżetowej z wieloletnim doświadczeniem w pracy głównej księgowej jsfp.
Dom pomocy społecznej (dalej: DPS) jest w określonych sytuacjach zobowiązany do pokrycia kosztów pogrzebu mieszkańca (w świetle § 6 ust. 1 pkt 10 lit. g rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 sierpnia 2012 r. w sprawie domów pomocy społecznej). Wydatki związane z kosztami pogrzebu są pokrywane przez jednostkę w ramach środków określonych w jej planie finansowym. Podstawą poniesienia tych wydatków jest faktura wystawiona przez zakład pogrzebowy.
Jednocześnie z art. 78 ust. 2 i art. 79 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (dalej: ustawa o FUS) wynika, że DPS-owi przysługuje w takiej sytuacji zasiłek pogrzebowy w wysokości poniesionych udokumentowanych kosztów pogrzebu, nie wyższej jednak niż kwota określona w art. 80 ustawy o FUS (aktualnie 4000 zł).
Jeśli DPS poniósł koszty pogrzebu mieszkańca, powinien złożyć wniosek o wypłatę zasiłku pogrzebowego. Ma na to 12 miesięcy od dnia śmierci osoby, po której zasiłek przysługuje. Po tym okresie prawo do zasiłku wygasa.
Otrzymany przez DPS zasiłek pogrzebowy jest dla niego dochodem. Dochód ten musi być jednak przekazany na rachunek budżetu jst. Potwierdzają to regulacje zawarte w art. 11 ust. 1 ufp, w świetle których jednostki budżetowe (a taką jest DPS) pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio budżetu państwa albo budżetu jst.
Niezależnie od przedstawionych wyjaśnień należy podkreślić, że otrzymanie zasiłku pogrzebowego nie jest podstawą do pomniejszenia kosztów organizacji pochówku wynikających z faktury zakładu pogrzebowego. Ewentualne zmniejszenie tych kosztów mogłoby nastąpić wyłącznie w przypadku otrzymania dokumentów korygujących, np. faktury korygującej (o ile byłaby podstawa do jej wystawienia). Przy ewidencji zdarzeń, o których mowa w pytaniu, należy również pamiętać, że wartość poszczególnych składników aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów oraz zysków i strat nadzwyczajnych ustala się oddzielnie. Nie można kompensować ze sobą wartości różnych co do rodzaju w ramach wymienionych dwuelementowych kategorii ekonomicznych (art. 7 ust. 3 uor).
Ewidencja zdarzeń opisanych w pytaniu musi uwzględniać zarówno przywołane wcześniej przepisy, jak i zasady określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetu jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. W konsekwencji DPS powinien wprowadzić w swoich księgach rachunkowych następujące zapisy:
- Faktura z tytułu kosztów organizacji pogrzebu mieszkańca DPS-u:
- Wn 402 „Usługi obce”;
- Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”.
- Zapłata za fakturę określoną w pkt 1 z rachunku bieżącego jednostki (subkonta wydatków):
- Wn 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”;
- Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki”.
- Wniosek o wypłatę zasiłku pogrzebowego (przypis należności):
- Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”;
- Ma 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”.
- Wpływ środków z tytułu zasiłku pogrzebowego na rachunek bieżący jednostki (subkonto dochodów):
- Wn 130 „Rachunek bieżący jednostki”;
- Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”.
- Przekazanie – na rachunek budżetu jst – dochodów z tytułu otrzymanego zasiłku pogrzebowego:
- Wn 222 „ Rozliczenie dochodów budżetowych”;
- Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki”.