Według RIO w Gdańsku w świetle obowiązujących przepisów jednostka może w polityce rachunkowości postanowić, że księgi rachunkowe w formie elektronicznej będą przechowywane w postaci tzw. backupu bazy danych na serwerze. W przepisach dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ustawodawca kilkukrotnie wspomina o możliwości utrwalania ich na informatycznym nośniku danych, który m.in. zapewnia trwałość zapisu informacji i jest odporny na różnego rodzaju zagrożenia.
Z art. 3 pkt 1 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne wynika, że informatyczny nośnik danych to materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej. Choć serwer nie ma normatywnej definicji, to można uznać, że spełnia warunki wymienione w cytowanym przepisie. W języku branżowym termin ten oznacza bowiem system oprogramowania biorący udział w udostępnianiu zasobów. Pełna treść objaśnień widnieje na stronie: tinyurl.com/rio-serwer [dostęp: 6.05.2025].