Artykuł pochodzi z wydania: Październik 2025
Wprowadzenie KSeF oznacza współistnienie dwóch numerów faktury – nadanego przez sprzedawcę i przydzielonego w KSeF. Warto zapisać je w systemie finansowo-księgowym, ponieważ w przyszłości numer KSeF będzie trzeba wskazać m.in. w JPK_VAT oraz w komunikatach przelewów realizowanych w ramach podzielonej płatności i różnych instrumentów płatniczych.
Od 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur (dalej: KSeF) będzie obowiązkową platformą wymiany faktur dla podatników, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła 200 mln zł w 2024 r. Od 1 kwietnia 2026 r. rozwiązanie to stanie się obligatoryjne także dla pozostałych podatników.
Ministerstwo Finansów opublikowało niedawno nowy harmonogram wdrażania kolejnych narzędzi dla użytkowników, którzy będą korzystać z KSeF. Zaprezentowało też:
- strukturę logiczną FA(3) będącą wzorem faktury ustrukturyzowanej oraz
- dokumentację interfejsu programistycznego (API).
Od 30 września br. można też testować nowy interfejs API, czyli oprogramowanie, które służy do wymiany informacji między KSeF a dostępnymi na rynku systemami do fakturowania. W listopadzie br. użytkownicy będą mogli się zapoznać z Aplikacją Podatnika KSeF 2.0 w środowisku testowym i przedprodukcyjnym oraz wystąpić o certyfikaty wystawcy faktury, które pozwolą uwierzytelnić się w systemie. Bez certyfikatów nie będzie można wystawiać e-faktur w czasie awarii systemu i w trybie offline.
Z wyjaśnień2 Ministerstwa Finansów wynika, że Aplikacja Podatnika KSeF umożliwi wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-Faktur podatnikom i upoważnionym przez nich podmiotom. Będzie też mieć dodatkowe funkcje ułatwiające:
- obsługę e-faktur (podgląd, pobranie e-faktury na dysk lokalny, weryfikację statusu jej wysyłki, pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru, czyli UPO) oraz
- zarządzanie uprawnieniami, tokenami i certyfikatami.
Wspomniana możliwość podglądu e-faktury oznacza anonimowy dostęp do tego dokumentu po wskazaniu jego indywidualnych cech.
Produkcyjna wersja KSeF 2.0 ruszy 1 lutego 2026 r.
Najważniejsze cele
Historia oficjalnych przygotowań do wdrożenia obligatoryjnego KSeF rozpoczęła się 5 sierpnia 2021 r. W tym dniu Polska wystąpiła do Komisji Europejskiej z wnioskiem o upoważnienie do wprowadzenia obowiązkowego fakturowania elektronicznego w odniesieniu do wszystkich transakcji, które są realizowane przez podatników i wymagają wystawienia faktury. W uzasadnieniu wniosku wskazano, że wprowadzenie elektronicznego fakturowania przyczyni się do lepszego zwalczania oszustw podatkowych i pozwoli ograniczyć zjawisko uchylania się od VAT. Połączenie tego rozwiązania z przekazywaniem dodatkowych danych dotyczących transakcji znacznie poprawi też zdolności analityczne polskiej administracji podatkowej, ponieważ jej organy będą mogły automatycznie weryfikować spójność między zadeklarowanym a zapłaconym VAT oraz dokładniej sprawdzać wnioski o zwrot VAT składane przez podatników. Ogólnokrajowy system e-fakturowania miał uzupełnić inne rozwiązania mające zmodernizować system VAT i ograniczyć lukę w tym podatku, takie jak JPK, mechanizm podzielonej płatności, elektroniczny system analizowania przepływów środków pieniężnych oraz system kas rejestrujących online służący do monitorowania sektora detalicznego.
Pozytywna decyzja Rady UE w sprawie wprowadzenia opisanego rozwiązania została wydana 17 czerwca 2022 r. Umożliwiła wprowadzenie przepisów, na podstawie których faktury podatników mających siedzibę na terytorium Polski będą akceptowane tylko wtedy, gdy zostaną wystawione w formie elektronicznej. To odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej – w brzmieniu obowiązującym w momencie wydania decyzji Rady UE (przepisy te wskazywały, że fakturami są dokumenty lub noty w formie papierowej albo elektronicznej, a stosowanie faktury elektronicznej wymaga akceptacji odbiorcy; zasady te obowiązują w okresie fakultatywnego stosowania KSeF).
Co to jest KSeF
Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie informatyczne, które umożliwia wystawianie, odbieranie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Od 1 kwietnia 2026 r. faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako podstawowa forma dokumentowania transakcji – obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. W świetle art. 2 pkt 32a ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem, który pozwala ją zidentyfikować w tym systemie.
Z obecnego brzmienia art. 106nd ust. 2 ustawy o VAT wynika, że KSeF jest systemem teleinformatycznym, za pomocą którego można:
- nadawać, zmieniać lub odbierać uprawnienia do korzystania z KSeF;
- powiadamiać określone podmioty (wymienione w art. 106nb) o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF;
- uwierzytelniać i weryfikować uprawnienia tych podmiotów do korzystania z KSeF;
- wystawiać, otrzymywać i przechowywać faktury ustrukturyzowane oraz mieć do nich dostęp;
- oznaczać faktury ustrukturyzowane numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF;
- analizować i kontrolować prawidłowość danych z faktur ustrukturyzowanych;
- powiadamiać podmioty, o których mowa w art. 106nb, o:
- dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej, jej numerze przydzielonym w KSeF oraz dacie i czasie jego przydzielenia;
- dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wymaganym wzorem;
- braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z powodu niedostępności KSeF;
- powiadamiać podmioty inne niż określone w art. 106nb o braku uprawnień do korzystania z KSeF.
[…]
Jarosław Jurga
Autor jest ekonomistą i certyfikowanym księgowym mającym wieloletnie doświadczenie w obszarze finansów publicznych.