Założenia KSeF i wdrożenie go w jsfp

Artykuł pochodzi z wydania: Październik 2025

Wprowadzenie KSeF oznacza współistnienie dwóch numerów faktury – nadanego przez sprzedawcę i przydzielonego w KSeF. Warto zapisać je w systemie finansowo-księgowym, ponieważ w przyszłości numer KSeF będzie trzeba wskazać m.in. w JPK_VAT oraz w komunikatach przelewów realizowanych w ramach podzielonej płatności i różnych instrumentów płatniczych.

Od 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur (dalej: KSeF) będzie obowiązkową platformą wymiany faktur dla podatników, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła 200 mln zł w 2024 r. Od 1 kwietnia 2026 r. rozwiązanie to stanie się obligatoryjne także dla pozostałych podatników.

Ministerstwo Finansów opublikowało niedawno nowy harmonogram wdrażania kolejnych narzędzi dla użytkowników, którzy będą korzystać z KSeF. Zaprezentowało też:

strukturę logiczną FA(3) będącą wzorem faktury ustrukturyzowanej oraz
dokumentację interfejsu programistycznego (API).

Od 30 września br. można też testować nowy interfejs API, czyli oprogramowanie, które służy do wymiany informacji między KSeF a dostępnymi na rynku systemami do fakturowania. W listopadzie br. użytkownicy będą mogli się zapoznać z Aplikacją Podatnika KSeF 2.0 w środowisku testowym i przedprodukcyjnym oraz wystąpić o certyfikaty wystawcy faktury, które pozwolą uwierzytelnić się w systemie. Bez certyfikatów nie będzie można wystawiać e-faktur w czasie awarii systemu i w trybie offline.

Z wyjaśnień2 Ministerstwa Finansów wynika, że Aplikacja Podatnika KSeF umożliwi wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-Faktur podatnikom i upoważnionym przez nich podmiotom. Będzie też mieć dodatkowe funkcje ułatwiające:

obsługę e-faktur (podgląd, pobranie e-faktury na dysk lokalny, weryfikację statusu jej wysyłki, pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru, czyli UPO) oraz
zarządzanie uprawnieniami, tokenami i certyfikatami.

Wspomniana możliwość podglądu e-faktury oznacza anonimowy dostęp do tego dokumentu po wskazaniu jego indywidualnych cech.

Produkcyjna wersja KSeF 2.0 ruszy 1 lutego 2026 r.

Najważniejsze cele

Historia oficjalnych przygotowań do wdrożenia obligatoryjnego KSeF rozpoczęła się 5 sierpnia 2021 r. W tym dniu Polska wystąpiła do Komisji Europejskiej z wnioskiem o upoważnienie do wprowadzenia obowiązkowego fakturowania elektronicznego w odniesieniu do wszystkich transakcji, które są realizowane przez podatników i wymagają wystawienia faktury. W uzasadnieniu wniosku wskazano, że wprowadzenie elektronicznego fakturowania przyczyni się do lepszego zwalczania oszustw podatkowych i pozwoli ograniczyć zjawisko uchylania się od VAT. Połączenie tego rozwiązania z przekazywaniem dodatkowych danych dotyczących transakcji znacznie poprawi też zdolności analityczne polskiej administracji podatkowej, ponieważ jej organy będą mogły automatycznie weryfikować spójność między zadeklarowanym a zapłaconym VAT oraz dokładniej sprawdzać wnioski o zwrot VAT składane przez podatników. Ogólnokrajowy system e-fakturowania miał uzupełnić inne rozwiązania mające zmodernizować system VAT i ograniczyć lukę w tym podatku, takie jak JPK, mechanizm podzielonej płatności, elektroniczny system analizowania przepływów środków pieniężnych oraz system kas rejestrujących online służący do monitorowania sektora detalicznego.

Pozytywna decyzja Rady UE w sprawie wprowadzenia opisanego rozwiązania została wydana 17 czerwca 2022 r. Umożliwiła wprowadzenie przepisów, na podstawie których faktury podatników mających siedzibę na terytorium Polski będą akceptowane tylko wtedy, gdy zostaną wystawione w formie elektronicznej. To odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej – w brzmieniu obowiązującym w momencie wydania decyzji Rady UE (przepisy te wskazywały, że fakturami są dokumenty lub noty w formie papierowej albo elektronicznej, a stosowanie faktury elektronicznej wymaga akceptacji odbiorcy; zasady te obowiązują w okresie fakultatywnego stosowania KSeF).

Co to jest KSeF

Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie informatyczne, które umożliwia wystawianie, odbieranie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Od 1 kwietnia 2026 r. faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako podstawowa forma dokumentowania transakcji – obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. W świetle art. 2 pkt 32a ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem, który pozwala ją zidentyfikować w tym systemie.

Z obecnego brzmienia art. 106nd ust. 2 ustawy o VAT wynika, że KSeF jest systemem teleinformatycznym, za pomocą którego można:

nadawać, zmieniać lub odbierać uprawnienia do korzystania z KSeF;
powiadamiać określone podmioty (wymienione w art. 106nb) o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF;
uwierzytelniać i weryfikować uprawnienia tych podmiotów do korzystania z KSeF;
wystawiać, otrzymywać i przechowywać faktury ustrukturyzowane oraz mieć do nich dostęp;
oznaczać faktury ustrukturyzowane numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF;
analizować i kontrolować prawidłowość danych z faktur ustrukturyzowanych;
powiadamiać podmioty, o których mowa w art. 106nb, o:
- dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej, jej numerze przydzielonym w KSeF oraz dacie i czasie jego przydzielenia;
- dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wymaganym wzorem;
- braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z powodu niedostępności KSeF;
powiadamiać podmioty inne niż określone w art. 106nb o braku uprawnień do korzystania z KSeF.