Artykuł pochodzi z wydania: Grudzień 2025
Od 1 stycznia 2026 r. staż pracy osób pracujących w sektorze finansów publicznych będzie ustalany na nowych zasadach. Obejmie bowiem także takie okresy jak prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej, wykonywanie umów zlecenia, umów o świadczenie usług czy umów agencyjnych. Kluczowe będzie jednak właściwe udokumentowanie tych okresów.
Staż pracy to łączna długość wszystkich poprzednich okresów zatrudnienia – bez względu na sposób ustania stosunku pracy (w okresach tych nie uwzględnia się przerw w zatrudnieniu). Staż ten wpływa na niektóre uprawnienia pracownicze, np.:
- wymiar urlopu wypoczynkowego;
- dodatek stażowy;
- prawo do nagrody jubileuszowej lub jej wyższego poziomu;
- dłuższy okres wypowiedzenia umowy o pracę;
- wyższą odprawę w przypadku rozwiązania umowy o pracę.
W październiku br. prezydent podpisał nowelizację kodeksu pracy (dalej: kp) rozszerzającą katalog okresów zatrudnienia wliczanych do stażu pracy, który gwarantuje nabycie świadczeń i uprawnień pracowniczych wynikających ze stosunku pracy. Od 1 stycznia 2026 r. nowe przepisy obejmą pracowników sektora finansów publicznych, np. pracowników urzędów państwowych i samorządowych. Od 1 maja 2026 r. będą też stosowane do pracowników spoza tego sektora. Wynika to z przepisów przejściowych wspomnianej nowelizacji.
Uprawnienia związane ze stażem
W sferze budżetowej nowe zasady ustalania ogólnego stażu pracy będą miały szczególne znaczenie. Na podstawie ustaw regulujących sytuację różnych grup pracowników sektora publicznego (np. ustaw o służbie cywilnej, o pracownikach urzędów państwowych czy o pracownikach samorządowych) pracownicy ci otrzymują bowiem dodatkowe uprawnienia warunkowane stażem pracy, w tym osiągniętym u innych pracodawców. Są to np. dodatek stażowy czy nagrody jubileuszowe.
Pracownicy, którym przysługuje dodatek stażowy, mogą liczyć na jego cykliczną podwyżkę – aż do momentu, gdy osiągną maksymalny limit dodatku. Wynika to np. z art. 90 ust. 1 i 2 ustawy o służbie cywilnej, zgodnie z którym członek korpusu służby cywilnej ma prawo do dodatku za wieloletnią pracę w służbie cywilnej i otrzymuje go po raz pierwszy po 5 latach pracy. Na początku dodatek wynosi 5% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego, ale wzrasta o 1% za każdy kolejny rok pracy, aż osiągnie 20% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego.
Do okresów pracy uprawniających do dodatku za wieloletnią pracę w służbie cywilnej wlicza się wszystkie poprzednie zakończone okresy zatrudnienia oraz inne udowodnione okresy, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.
Wraz z początkiem 2026 r. zacznie obowiązywać nowy art. 3021 kp, na podstawie którego będzie można wliczać do okresu zatrudnienia okresy pracy na podstawie umowy agencyjnej, zlecenia lub umowy o świadczenie usług, a także okres prowadzenia działalności gospodarczej. Aby prawidłowo ustalić zakres stosowania tego przepisu w początkowym okresie jego obowiązywania, należy sięgnąć do przepisów przejściowych, które nie znajdują się w kp, lecz w ustawie nowelizującej.
Udokumentowanie pracy
W świetle znowelizowanych przepisów do stażu pracy można zaliczyć tylko te okresy, które są odpowiednio udokumentowane.
- Okres opłacania składek i podlegania ubezpieczeniom
Aby potwierdzić dodatkowe okresy zatrudnienia, osoba fizyczna prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą może wystąpić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o wydanie zaświadczenia o opłaceniu za dany okres składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe. Wniosek do ZUS-u składa się przez swój profil na mZUS, a już niebawem – eZUS. W odpowiedzi ZUS sporządza i doręcza wnioskodawcy zaświadczenie w postaci elektronicznej.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych wyda także zaświadczenie o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, np. w okresie realizacji umowy zlecenia, w czasie którego nie występowały inne przesłanki niepodlegania ubezpieczeniom lub zbieg z innymi tytułami.
Zgodnie z art. 302 kp zaświadczenie wydane przez ZUS to jedyny dopuszczalny środek dowodowy pozwalający udokumentować okres prowadzenia działalności, za który opłacane były składki.
Wniosku do ZUS-u nie może złożyć pracodawca, a jedynie osoba, której zaświadczenie ma dotyczyć. Wniosek ten składa się wyłącznie w postaci elektronicznej za pośrednictwem profilu informacyjnego utworzonego w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez ZUS. Następnie ZUS sporządza i doręcza wnioskodawcy tą samą drogą zaświadczenie w postaci elektronicznej. Pisma sporządzone z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ZUS-u mogą zawierać nadruk imienia i nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do ich wydania.
[…]
Marek Choczaj
Autor jest specjalistą i trenerem z zakresu prawa pracy oraz wykładowcą akademickim.