Jednostka budżetowa ma należności, które wynikają z dostaw towarów i usług, mają okres spłaty powyżej 12 miesięcy od dnia bilansowego i stanowią dochody budżetowe. W jaki sposób ująć te należności w księgach rachunkowych i w sprawozdaniu finansowym (bilansie)?
Na pytania odpowiada Elżbieta Gaździk – specjalistka z zakresu rachunkowości budżetowej z wieloletnim doświadczeniem w pracy głównej księgowej jsfp.
W świetle prawa bilansowego należności z tytułu dostaw towarów i usług – bez względu na ustalony okres ich spłaty – stanowią należności krótkoterminowe. Wynika to z art. 3 ust. 1 pkt 18 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) – w myśl tego przepisu należności krótkoterminowe obejmują:
- ogół należności z tytułu dostaw i usług oraz
- całość lub część należności z innych tytułów niezaliczonych do aktywów finansowych, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego.
Przez dzień bilansowy rozumie się dzień, na który jednostka sporządza sprawozdanie finansowe (art. 3 ust. 1 pkt 10 uor).
W jednostkach budżetowych należności z tytułu dostaw i usług – ze względu na ich charakter ekonomiczny – obejmują np. należności z tytułu najmu mienia publicznego czy sprzedaży zbędnych składników majątku (innych niż aktywa finansowe) oraz opłaty za różne usługi (w tym usługi refakturowane) niewynikające wprost z ustaw (inne niż podatki czy opłaty publicznoprawne). Powstanie tych należności jest wynikiem działalności operacyjnej jednostki. Ma ona prawo do ich pobierania na podstawie swojego statutu.
Jednostki budżetowe jako jednostki sektora finansów publicznych prowadzą księgi rachunkowe zgodnie z przepisami o rachunkowości, z uwzględnieniem szczególnych zasad rachunkowości budżetowej (mówi o tym art. 40 ust. 1 ustawy o finansach publicznych). W związku z tym podmioty te muszą respektować zasady kwalifikacji wspomnianych należności i ujmować je w sposób analogiczny do ewidencji stosowanej w jednostkach spoza sektora finansów publicznych.
W świetle prawa bilansowego należności z tytułu dostaw i usług jako należności krótkoterminowe (bez względu na to, czy okres ich spłaty jest krótszy, czy dłuży niż 12 miesięcy od dnia bilansowego) są zaliczane do aktywów obrotowych. Ujmuje się je w księgach rachunkowych na kontach rozrachunkowych zespołu 2.
W jednostkach budżetowych należności, które wynikają z dostaw i usług i stanowią dochody budżetowe ujmuje się na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” (zgodnie z zasadami określonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie rachunkowości budżetowej). Dotyczy to także tych należności, których ustalony okres spłaty wynosi powyżej 12 miesięcy od dnia bilansowego.
Zapisy na koncie 221 dotyczą należności cywilnoprawnych (w tym z tytułu dostaw i usług), należności podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych o charakterze publicznoprawnym. W związku z tym należy prowadzić do tego konta ewidencję szczegółową – co najmniej według rodzajów należności (zgodnie z klasyfikacją budżetową) oraz według kontrahentów. Ustalając zakres ewidencji szczegółowej prowadzonej do konta syntetycznego, należy pamiętać również, że musi ona zapewniać możliwość sporządzania sprawozdań finansowych i budżetowych oraz innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach (§ 20 ust. 1 pkt 4 lit. b rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont).
W bilansie jednostki budżetowej omawiane należności są prezentowane w odmienny sposób niż w bilansie jednostki spoza sektora finansów publicznych. Wynika to z odrębnych regulacji dotyczących zasad sporządzania sprawozdań finansowych.
Jednostki budżetowe sporządzają bilans zgodnie z załącznikiem nr 5 do rozporządzenia w sprawie rachunkowości budżetowej. Należności krótkoterminowe, które stanowią dochody budżetowe (bez względu na to, czy są to należności cywilnoprawne, podatki czy niepodatkowe należności o charakterze publicznoprawnym), wykazuje się wśród aktywów obrotowych w pozycji B.II.4 „Pozostałe należności”.