W księgach rachunkowych jednostki budżetowej figurują należności, które uległy przedawnieniu. W ocenie jednostki nie powinny one widnieć w ewidencji ani być wykazywane w sprawozdaniach budżetowych i sprawozdaniu finansowym. Na podstawie jakiego dokumentu należy odpisać te należności i kto powinien podjąć w tej sprawie decyzję – kierownik jednostki czy główny księgowy?
Na pytania odpowiada Elżbieta Gaździk – specjalistka z zakresu rachunkowości budżetowej z wieloletnim doświadczeniem w pracy głównej księgowej jsfp.
Z art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych (dalej: ufp) wynika, że za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych odpowiada jej kierownik. Może on jednak powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki (co potwierdza art. 53 ust. 2 ufp). Zarówno powierzenie obowiązków, jak i ich przyjęcie powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki.
Jeśli kierownik jednostki nie powierzy określonych obowiązków w zakresie gospodarki finansowej innym pracownikom, jest jedyną osobą uprawnioną do podjęcia decyzji o odpisaniu przedawnionych należności.
Należności przedawnione to należności nieściągalne z powodu upływu czasu. W związku z tym nie mogą być dochodzone na drodze prawnej i nieuzasadnione staje się traktowanie ich jako aktywów jednostki. Potwierdza to definicja aktywów zawarta w art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy o rachunkowości (dalej: uor). W świetle tej regulacji aktywa to kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe, które mają wiarygodnie określoną wartość, powstały w wyniku przeszłych zdarzeń i spowodują w przyszłości wpływ korzyści ekonomicznych do jednostki.
Z przywołanych przepisów wynika, że w sytuacji przedstawionej w pytaniu to kierownik jednostki – jako odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej – powinien podjąć decyzję o odpisaniu przedawnionych należności z ksiąg rachunkowych. Podstawą takiej operacji może być np. wniosek pracownika, któremu powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (głównego księgowego), zaakceptowany przez kierownika jednostki. Taki wniosek może być z kolei podstawą do wystawienia dokumentu PK (rozliczeniowego dowodu księgowego), który będzie ujmował dokonane zapisy księgowe według nowych kryteriów klasyfikacyjnych. W świetle postanowień art. 20 ust. 3 pkt 4 uor taki dokument stanowi dowód księgowy, na podstawie którego dokonuje się zapisów w księgach rachunkowych.