Dotychczas wykaz ten stanowił załącznik do zarządzenia kierownika jednostki w sprawie ustalenia instrukcji obiegu dokumentów księgowych. Ze względu na częstą aktualizację wykazu praktyczniejszym rozwiązaniem byłoby jednak wyłączenie go z instrukcji.
Na pytania odpowiada Elżbieta Gaździk – specjalistka z zakresu rachunkowości budżetowej z wieloletnim doświadczeniem w pracy głównej księgowej jsfp.
Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych to wewnętrzna regulacja wprowadzona zarządzeniem kierownika jednostki, mająca na celu usprawnienie procesu organizacji rachunkowości w jednostce. Jest ona jednym z elementów kontroli zarządczej. Opracowanie takiej instrukcji służy zapewnieniu terminowego prowadzenia ewidencji księgowej na podstawie dokumentów księgowych, które podlegają właściwym procedurom w zakresie kontroli i zatwierdzania do zapłaty. Ponadto ma niewątpliwy wpływ na terminowe realizowanie operacji kasowych, sporządzanie sprawozdań budżetowych, statystycznych czy wreszcie deklaracji podatkowych.
Obowiązujące przepisy nie określają w żaden sposób, w jakiej formie powinna zostać wprowadzona instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych ani też jakie postanowienia powinna obligatoryjnie zawierać. Decyzję w tym zakresie pozostawiono kierownikowi jednostki. W art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości określono jedynie, że jednostka jest zobowiązana do posiadania dokumentacji opisującej przyjęte przez tę jednostkę zasady rachunkowości.
Z dotychczasowej praktyki, a także z konieczności zapewnienia prawidłowej organizacji rachunkowości oraz kontroli wynika, że wspomniana instrukcja powinna zawierać w szczególności opis cech dowodów księgowych, ich rodzaje, zasady ich wystawiania i korygowania, zasady i sposób dokonywania ich kontroli, zasady zatwierdzania do zapłaty wraz ze wskazaniem osób upoważnionych do tych czynności czy wreszcie zasady przechowywania i archiwizowania dokumentów. Nie oznacza to jednak, że wykaz osób wskazanych do kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej w jednostce musi być elementem instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych. Moim zdaniem taki wykaz może być ujęty w odrębnym zarządzeniu kierownika jednostki. Ważne, aby w ogóle został określony.