Czy prawidłowe będzie zaznaczenie w arkuszu spisu z natury, że zostały one wyksięgowane, lecz niezlikwidowane? W jaki sposób należy wycenić składniki, które nie figurują w żadnej ewidencji, np. miski plastikowe, materiały biurowe (zszywacze, dziurkacze), obrazki na ścianach czy kosze na śmieci?
Na pytania odpowiada Elżbieta Gaździk – specjalistka z zakresu rachunkowości budżetowej z wieloletnim doświadczeniem w pracy głównej księgowej jsfp.
W celu rozliczenia przeprowadzonej inwentaryzacji jednostka powinna przede wszystkim:
- sporządzić zestawienie różnic inwentaryzacyjnych, w którym zostaną wykazane nadwyżki opisane w pytaniu;
- wyjaśnić przyczyny powstania stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych (arkusz spisu z natury nie jest dokumentem służącym wyjaśnianiu różnic inwentaryzacyjnych, stąd też zaznaczenie na arkuszu, że dane składniki zostały wyksięgowane, lecz niezlikwidowane, nie powinno mieć miejsca);
- ustalić, czy składniki majątkowe ujawnione w toku inwentaryzacji jako nadwyżki są w rzeczywistości użytkowane i nadają się do dalszego użytkowania;
- dokonać wyceny tych składników na podstawie dostępnej w jednostce dokumentacji, a jeśli nie można ustalić ich wartości – wycenić je według ceny nabycia lub kosztu wytworzenia, czyli ustalić wartość, po której ujawniony środek trwały mógłby być w tym momencie sprzedany (zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości – dalej: uor);
- przedstawić stosowne wnioski z rozliczenia wyników inwentaryzacji do zatwierdzenia przez kierownika jednostki.
W przypadku podjęcia przez kierownika jednostki decyzji o dalszym użytkowaniu ujawnionych składników majątkowych wprowadza się je do ksiąg rachunkowych. Jeżeli okaże się, że spisane składniki nie nadają się do użytku z uwagi na ich wyeksploatowanie czy też inne przyczyny, to składniki te – do czasu ich fizycznej likwidacji – powinny być zaewidencjonowane na koncie pozabilansowym „Środki w likwidacji”. Jednocześnie jednostka powinna podjąć jak najszybsze działania w celu przekazania ich do utylizacji.
Odnosząc się do ujawnienia takich przedmiotów jak miski plastikowe, materiały biurowe (zszywacze, dziurkacze), obrazki na ścianach czy kosze na śmieci, należy wskazać, że prawdopodobnie ich wartość została spisana w koszty w momencie ich zakupu i wydania do używania. Są to przedmioty, które można określić jako materiały czy narzędzia pracy o niskiej wartości służące wykonywaniu bieżących czynności. Z związku ze spisaniem tych przedmiotów w koszty w momencie zakupu nie podlegają one ujęciu w żadnej ewidencji księgowej, a tym samym – również wycenie. W konsekwencji nie powinny być spisywane z natury i ujawniane na arkuszach inwentaryzacyjnych.
Potwierdzają to zapisy zawarte w art. 27 ust. 1 uor, który nakazuje odpowiednie udokumentowanie wyników inwentaryzacji i powiązanie ich z zapisami ksiąg rachunkowych. Ustawodawca wskazuje również, że ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych powinny być wyjaśnione i rozliczone w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.
Dokumentami odzwierciedlającymi wyniki inwentaryzacji są:
- zestawienie różnic inwentaryzacyjnych;
- protokoły zawierające wyjaśnienie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych;
- protokoły z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych;
- zestawienia z kompensaty różnic inwentaryzacyjnych.
Rodzaj tych dokumentów i sposób ich sporządzania powinien zostać określony w instrukcji inwentaryzacyjnej, która jest jednym z elementów polityki rachunkowości. Trzeba jednak zastrzec, że dokumenty te muszą być sporządzone w taki sposób, by możliwe było ustalenie:
- łącznej sumy różnic inwentaryzacyjnych;
- osób materialnie odpowiedzialnych za składniki wykazane jako różnice inwentaryzacyjne.
Komisja inwentaryzacyjna ujmuje wyniki przeprowadzonej inwentaryzacji w odpowiednim protokole, w którym przedstawia również propozycję sposobu rozliczenia powstałych różnic. Dokument ten jest następnie przedstawiany kierownikowi jednostki, który podejmuje ostateczną decyzję o sposobie rozliczenia różnic. Jeżeli w toku postępowania weryfikacyjnego komisja inwentaryzacyjna uzna, że wystąpienie którejkolwiek z różnic inwentaryzacyjnych ma znamiona przestępstwa (kradzieży, fałszerstwa itp.), powinna wystąpić do kierownika jednostki z wnioskiem o powiadomienie organów ścigania.
Wnioski komisji inwentaryzacyjnej co do sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych podlegają obowiązkowemu zaopiniowaniu przez głównego księgowego i radcę prawnego jednostki.
Dopiero decyzja podjęta przez kierownika jednostki stanowi podstawę do ujęcia ustalonych różnic w księgach rachunkowych. Musi to nastąpić jednak nie później niż pod datą 31 grudnia danego roku, gdyż konta dotyczące rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych nie mogą wykazywać sald na koniec roku.