Czy jednostka budżetowa może uznać paragon z NIP-em za dokument księgowy?

Czy jednostka budżetowa może uznać paragon z NIP-em za dokument księgowy?

Na pytania odpowiada Elżbieta Gaździk – specjalistka z zakresu rachunkowości budżetowej z wieloletnim doświadczeniem w pracy głównej księgowej jsfp.

Tak, taki paragon jest fakturą uproszczoną, którą – jak każdą inną fakturę – uznaje się za dokument księgowy i podstawę ujęcia operacji w księgach rachunkowych jednostki, o ile został on wystawiony z uwzględnieniem warunków określonych w ustawie o VAT.

Regulacje dotyczące możliwości wystawiania paragonów z NIP-em zostały zawarte w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT. Z przepisów tych wynika, że jeśli kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł (lub 100 euro w przypadku faktur wyrażonych w tej walucie), faktura może nie zawierać danych określonych w:

1. art. 106e ust. 1 pkt 3 – dotyczących nabywcy;
2. art. 106e ust. 1 pkt 8, 9 i 11–14 – pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić kwotę podatku dla jego poszczególnych stawek.

To oznacza, że na takiej fakturze nie trzeba wskazywać:

1. imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy oraz jego adresu;
2. miary i liczby (ilości) dostarczanych towarów lub zakresu wykonanych usług;
3. ceny jednostkowej netto towaru lub usługi (bez kwoty VAT);
4. wartości sprzedaży netto dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją (bez kwoty VAT);
5. stawki VAT albo stawki podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych;
6. sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami VAT i sprzedaż zwolnioną od VAT;
7. kwoty VAT od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek.

Faktura uproszczona (paragon z NIP-em) powinna natomiast zawierać:

1. datę wystawienia faktury (paragonu) i datę sprzedaży;
2. kolejny numer identyfikujący fakturę;
3. dane sprzedawcy, w tym jego NIP;
4. NIP nabywcy;
5. nazwę towaru lub usługi;
6. kwotę ewentualnego rabatu;
7. kwotę należności ogółem;
8. informacje dotyczące kwoty VAT w podziale na poszczególne stawki podatku.

Choć nie wynika to z żadnych przepisów, warto kserować takie paragony. Niektóre z nich są bowiem drukowane na papierze, który nie gwarantuje trwałości uwidocznionego na nich zapisu.