Artykuł pochodzi z wydania: Kwiecień 2026
Na początku kwietnia weszła w życie większość postanowień rozporządzenia w sprawie Centralnego Rejestru Umów JSFP. Zbiegło się to z momentem uruchomienia rejestracji wniosków jsfp o zakładanie kont w nowym systemie. Rozporządzenie wskazuje, jak tworzyć konta i nadawać uprawnienia użytkownikom, oraz precyzuje, jak ustalać wartość czy przedmiot raportowanych umów.
Wejście w życie rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (dalej: rozporządzenie) pozwala rozpocząć proces rejestracji kont jednostek w systemie. Rozporządzenie nie tylko rozstrzyga kwestie techniczne i informatyczne, takie jak uwierzytelnianie się użytkowników w systemie i nadawanie w nim kolejnych uprawnień, ale również uszczegóławia zakres ujawnianych informacji o umowach, przede wszystkim sposób określania ich wartości oraz wykaz danych o stronach umowy, jej przedmiocie czy okresie jej trwania. Termin ujawnienia informacji o umowie Ustawodawca zobowiązał kierowników jsfp, aby udostępniali i aktualizowali w Centralnym Rejestrze Umów JSFP (dalej: CRU) informacje o umowach bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni odpowiednio od dnia zawarcia umowy lub zaistnienia zmiany informacji o umowie. Do tego terminu nie wlicza się jednak dni awarii systemu teleinformatycznego, w którym jest prowadzony CRU.
Z art. 34b ust. 2 ufp wynika, że w razie takiej awarii minister finansów informuje o jej wystąpieniu, a potem także o jej usunięciu. Informację tę zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra finansów.
Zakres ujawnianych informacji o umowie
W CRU udostępnia się i aktualizuje następujące informacje:
- numer umowy (o ile został jej nadany);
- datę zawarcia umowy;
- okres, na jaki umowa została zawarta;
- oznaczenie stron umowy;
- wskazanie przedmiotu umowy;
- wartość umowy;
- wskazanie, czy umowa jest finansowana ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2–3 ufp (są to głównie środki unijne i zagraniczne);
- status umowy i dzień zakończenia jej obowiązywania;
- podstawę prawną nieudostępnienia informacji o umowie oraz organ lub osobę, które dokonały wyłączenia jawności danej informacji – w przypadku, o którym mowa w art. 34a ust. 8 ufp;
- podstawę aktualizacji wymienionych wcześniej informacji (w przypadku, gdy kierownik jednostki dokonał takiej aktualizacji).
Zakres informacji podawanych w CRU został doprecyzowany w rozporządzeniu. Przepisy te wskazują, w jaki sposób ustalić wartość umowy, podać dane jej stron, a także określić jej przedmiot, status, czas trwania czy finansowanie ze źródeł zagranicznych.
Retencja danych w CRU
Przepisy zawarte w art. 34b ust. 6 ufp wskazują wyraźnie, że informacje o umowie będą usuwane z systemu teleinformatycznego po upływie 5 lat od końca roku, w którym status danej umowy został zmieniony w systemie na status „nieaktywna”. System – na podstawie daty zmiany statusu umowy – będzie samodzielnie generował raport informacji o umowach, dla których minął okres przechowywania w systemie.
Warto dodać, że podanie danych o statusie umowy ma wymiar nie tylko techniczny (związany z zarządzaniem retencją danych udostępnianych w CRU). Status ten będzie też dodatkowym parametrem przeszukiwania informacji udostępnianych w rejestrze. Umożliwi szybką weryfikację umów aktywnych (będących w realizacji) oraz nieaktywnych (tych, których realizacja została zakończona ze względu na upływ terminu ich obowiązywania albo ewentualne ich wypowiedzenie lub odstąpienie od nich przez stronę).
Wymogi dla systemu teleinformatycznego
System teleinformatyczny, który został stworzony na potrzeby CRU, nie jest zaliczany do rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (dalej: uidpp). Zbiór danych jest uznawany za rejestr publiczny tylko wtedy, gdy spełnia wszystkie poniższe warunki:
- powstał na podstawie przepisów prawa (przepisy muszą przynajmniej przewidywać jego utworzenie);
- jest prowadzony przez organ rejestrowy o charakterze publicznym;
- zawiera informacje, które są co do zasady przyjmowane, utrwalane i ujawniane w drodze decyzji;
- jego prowadzenie i ujawnianie zawartych w nim danych ma skutki prawne – zarówno dla osób, których dotyczą wpisy, jak i dla organu;
- jest jawny.
Ujawnienie informacji w CRU nie nastąpi w drodze decyzji, lecz w wyniku materialno-technicznej czynności użytkownika wykonanej w systemie teleinformatycznym. Żadna z jsfp nie pełni także w zakresie tego narzędzia funkcji organu rejestrowego. Ponadto ujawnienie danych w CRU nie wywołuje skutków prawnych dla żadnej ze stron ujawnianych umów (ma na celu jedynie ułatwienie dostępu do informacji publicznych).
W art. 34b ust. 1 ufp wyraźnie wskazano, że to minister finansów zapewnia funkcjonowanie systemu teleinformatycznego, w którym jest prowadzony CRU.
Wniosek o utworzenie konta jsfp
Na podstawie § 5 ust. 1 rozporządzenia w systemie teleinformatycznym dla każdej jsfp są zakładane konta:
- jsfp – na wniosek kierownika tej jednostki albo upoważnionej przez niego osoby;
- osoby fizycznej – na wniosek tej osoby.
Konta te są zakładane i udostępniane nieodpłatnie. Warunkiem złożenia wniosku o założenie konta osoby fizycznej jest uprzednie założenie konta jsfp, do którego mają być tej osobie nadane uprawnienia.
- Konto jsfp
Wniosek o założenie konta jsfp zawiera:
- imię, nazwisko i służbowy adres poczty elektronicznej osoby fizycznej wnioskującej o założenie tego konta;
- dane dotyczące jsfp:
- REGON,
- dane uzupełniane automatycznie po wpisaniu numeru REGON (jest to nazwa, NIP, jeżeli został zamieszczony w bazie REGON, adres siedziby, data powstania, data zakończenia, podstawowa forma prawna, szczególna forma prawna, forma finansowania, formy własności, organ założycielski, rodzaj rejestru ewidencji);
- adres poczty elektronicznej;
- adres strony internetowej;
- imię i nazwisko kierownika jsfp.
Do wniosku o założenie konta jsfp dołącza się dokument potwierdzający powołanie na kierownika tej jednostki albo kopię tego dokumentu podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. W przypadku wniosku składanego przez osobę upoważnioną dołącza się również upoważnienie do złożenia tego wniosku oraz do zarządzania kontem jednostki.
[…]
Arkadiusz Sputowski
Autor jest audytorem wewnętrznym, długoletnim pracownikiem służb podatkowych państwa i jst, doświadczonym wykładowcą i trenerem.