Od 1 stycznia 2022 r. jednostki mogą korzystać z dobrowolnej opcji wystawiania e-faktur w postaci ustrukturyzowanej, równoważnych z dotychczas stosowanymi fakturami elektronicznymi i papierowymi. W przyszłym roku będzie to już obowiązek wszystkich podatników. Ministerstwo Finansów poinformowało bowiem, że otrzymało zgodę Komisji Europejskiej na wprowadzenie w Polsce takiego odstępstwa od unijnych zasad VAT – w okresie od 1 kwietnia 2023 r. do 31 marca 2026 r.
Ustrukturyzowane e-faktury są sporządzane zgodnie z oficjalnym wzorem w lokalnych programach finansowo-księgowych podatników. Po wystawieniu są przesyłane za pośrednictwem interfejsu (API) do centralnej bazy Ministerstwa Finansów, czyli Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), skąd mogą zostać pobrane przez kontrahentów. Warunkiem uzyskania przez konkretny podmiot dostępu do KSeF i wystawiania faktur ustrukturyzowanych jest uwierzytelnienie za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub podpisu zaufanego (bezpośrednio w KSeF).
W ministerstwie trwają obecnie prace nad biznesową i prawną koncepcją docelowego kształtu tego systemu. Obowiązkowe stosowanie nowego rozwiązania oznacza ogromną zmianę procesu wystawiania i odbierania faktur oraz kolejną „rewolucję podatkową”. Szczegółowe informacje na ten temat oraz odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania są dostępne na stronie ministerstwa (podatki.gov.pl/ksef/). Dostawcy programów księgowych i finansowych mogą też korzystać ze środowisk testowych, aby dostosować swoje systemy do wystawiania i przesyłania faktur ustrukturyzowanych.
