Czy amortyzacja zakupionych przez urząd pozostałych środków trwałych przekazanych jednostkom oświatowym (np. w celu nauczania zdalnego) powinna być ewidencjonowana w kosztach urzędu, czy też jednostek, które otrzymały sprzęt (przyjęcie przez urząd: 013/201; przekazanie przez urząd: 800/013; przyjęcie przez jednostkę oświatową: 013/800; przekazanie do użytkowania na podstawie dowodu OT i zainstalowanie: 401/072)?
Na pytania odpowiada Elżbieta Gaździk – ekspertka z zakresu rachunkowości budżetowej.
Zgodnie z definicją zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 15 uor przez środki trwałe rozumie się trwałe aktywa rzeczowe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Dopełnieniem wskazanej definicji są dodatkowe wskazówki zawarte w KSR nr 11 „Środki trwałe”, z którego wynika, że środek trwały uważa się za zdatny do użytkowania, jeżeli jest kompletny i jednocześnie spełnia wymogi:
- prawne – przewidziane w przepisach regulujących szczególne warunki, jakie muszą spełniać określone kategorie środków trwałych, aby zostały dopuszczone do użytkowania;
- wewnętrzne – polegające na jego dostosowaniu do miejsca i warunków funkcjonowania zgodnie z wymaganiami jednostki.
Zdatność do użytkowania powinna być potwierdzona odpowiednim dokumentem odbioru, ewentualnie po przeprowadzeniu stosownych prób.
Środek trwały uważa się za kompletny, jeśli może realizować przypisane mu funkcje, czyli spełnia wszystkie warunki techniczne (pod względem konstrukcyjnym) i prawne przewidziane dla danej kategorii środków trwałych, a w szczególności zawiera wszystkie części składowe.
Fakt użytkowania środka trwałego na własne potrzeby można stwierdzić wtedy, gdy jednostka zamierza go użytkować w ramach własnej działalności (statutowej).
Czy zatem zakupione przez urząd składniki majątkowe mogą być – w świetle przedstawionych wymogów – ujęte w księgach rachunkowych na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”, które służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych? Takie rozwiązanie budzi wątpliwości. W mojej ocenie nie jest ono prawidłowe, ponieważ nie wszystkie przesłanki umożliwiające zakwalifikowanie danego składnika do środków trwałych zostały w opisanej sytuacji spełnione. Chodzi przede wszystkim o brak użytkowania zakupionych składników na potrzeby funkcjonowania urzędu. Z góry założono przecież, że sprzęt zostanie przekazany innym jednostkom, które prowadzą odrębne księgi rachunkowe.
Stąd też w mojej ocenie urząd powinien wprowadzić w swojej ewidencji księgowej następujące zapisy:
- WB – wpływ na rachunek bieżący urzędu środków przeznaczonych na zakup składników majątkowych:
– Wn 130 „Rachunek bieżący jednostki”;
– Ma 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”. - Faktura dostawcy (wykonawcy) dokumentująca zakup składników majątkowych:
– Wn 300 „Rozliczenie zakupu”;
– Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”. - WB – zapłata za fakturę dostawcy (wykonawcy) dokumentującą zakup składników majątkowych:
– Wn 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”;
– Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki”. - Przekazanie zakupionych składników majątkowych innej jednostce na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego:
– Wn 800 „Fundusz jednostki”;
– Ma 300 „Rozliczenie zakupu”;
– pozabilansowo: 976 „Wzajemne rozliczenia między jednostkami”.
Z kolei w jednostce przyjmującej środki trwałe powinny zostać wprowadzone następujące zapisy ewidencyjne:
- Przyjęcie składników majątkowych do użytkowania na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego:
– Wn 013 „Pozostałe środki trwałe”;
– Ma 800 „Fundusz jednostki”. - PK – jednorazowe umorzenie przyjętych do użytkowania środków trwałych:
– Wn 401 „Zużycie materiałów i energii”;
– Ma 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych”;
– pozabilansowo: 976 „Wzajemne rozliczenia między jednostkami”.