Artykuł pochodzi z wydania: Styczeń 2023
Unijne dyrektywy zobowiązują polskiego ustawodawcę do wprowadzenia w najbliższym czasie wielu zmian w kodeksie pracy. Jedną z nich jest istotne rozszerzenie zakresu informacji o podstawowych warunkach zatrudnienia pracownika. Pociąga to za sobą nałożenie na pracodawców dodatkowych obowiązków o charakterze formalnym.
Bieżący rok będzie niewątpliwie rokiem zmian w przepisach prawa pracy. Do wprowadzenia niektórych regulacji zobowiązują polskiego ustawodawcę unijne dyrektywy. Jedną z nich jest dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej. Wdrożenie norm zawartych w tym akcie prawnym stosunkowo istotnie wpłynie na praktykę działów personalnych, ponieważ będzie się wiązało z nałożeniem na pracodawców dodatkowych obowiązków o charakterze formalnym. Jednym z takich obowiązków jest zmiana treści przekazywanych pracownikowi informacji o podstawowych warunkach zatrudnienia. Aktualnie trwają prace legislacyjne1 nad nowelizacją kodeksu pracy (dalej: kp) w tym zakresie, jednak ze względu na stopień ich zaawansowania oraz konieczność ich wprowadzenia na mocy unijnych wytycznych jest w zasadzie pewne, że projektowane przepisy już niedługo wejdą w życie. W związku z tym warto już teraz przygotować się do ich stosowania, zwłaszcza że zakres zmian jest stosunkowo duży.
Obowiązek przekazania pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia nie jest nową powinnością pracodawcy. Wynika również z obecnych przepisów i jest jednym z rozwiązań mających gwarantować realne korzystanie przez pracowników z przysługujących im uprawnień. Na podstawie projektu zmian w kp można ocenić, że zakres wspomnianej informacji zostanie znacząco rozszerzony, i to zarówno w części kształtowanej przez powszechnie obowiązujące przepisy, jak i w części wynikającej z postanowień wewnątrzzakładowych. Ma to zapewnić możliwie kompleksowe informowanie pracownika o jego podstawowych uprawnieniach, tak by mógł z nich korzystać w sposób pełny.
Stan dotychczasowy
Aktualny zakres informacji przekazywanych pracownikowi jest określony w art. 29 § 3 kp. Zgodnie z tym przepisem pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu siedmiu dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o:
- obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy;
- częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę;
- wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego;
- obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę;
- układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.
Należy zaznaczyć, że jeśli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, to musi ponadto przekazać pracownikowi informacje o porze nocnej, o miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Pewnym ułatwieniem jest możliwość poinformowania pracownika o warunkach jego zatrudnienia przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy. Warto jednak podkreślić, że tak skonstruowana informacja musi mieć charakter zindywidualizowany, a więc odnosić się do konkretnego stanu faktycznego dotyczącego pracownika.
Konieczność dostosowania informacji o warunkach zatrudnienia do sytuacji konkretnego pracownika została podkreślona przez ustawodawcę także w kolejnych regulacjach kp. W ich świetle pracodawca musi pisemnie zawiadomić pracownika o zmianie warunków jego zatrudnienia, o objęciu go układem zbiorowym pracy lub o ewentualnej zmianie tego układu. Powinien to zrobić niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu jednego miesiąca od dnia zaistnienia wspomnianych okoliczności. Przykładem zmiany warunków zatrudnienia jest wydłużenie się wymiaru urlopu wypoczynkowego na skutek osiągnięcia wymaganego stażu pracy.
Planowane zmiany
W wyniku wejścia w życie projektowanych przepisów zasadniczo zwiększy się zakres informacji przekazywanych pracownikowi. Zmienią się też dostępne formy ich doręczania, ponieważ zgodnie z przyjętymi założeniami pracodawca będzie mógł poinformować pracownika o jego podstawowych prawach i obowiązkach, przekazując mu dokument w postaci papierowej lub elektronicznej (obecnie ustawodawca wymaga jedynie, by informacja była przekazana na piśmie). Dokument powinien zostać doręczony nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy.
Projekt ustawy zakłada, że przedstawiony w niej zakres informacji jest zakresem minimalnym i może być rozszerzony przez pracodawcę. Ponieważ jednak katalog zaproponowany w projekcie nowelizacji kp jest już bardzo rozbudowany, można powątpiewać w to, że pracodawcy zdecydują się na wydłużenie listy informacji przekazywanych pracownikom
- Wymiar czasu pracy
Pierwszy element informacji o warunkach zatrudnienia pozostanie niezmieniony. Pracodawca nadal będzie więc zobligowany do informowania pracownika o obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy. Nowym obowiązkiem będzie natomiast wskazanie obowiązującego pracownika dobowego i tygodniowego wymiaru czasu pracy.
W praktyce oznacza to konieczność udzielenia informacji zarówno o normie 8 godzin na dobę i 40 godzin przeciętnie w tygodniu, jak i o rozkładzie czasu pracy w ujęciu wymiaru czasu pracy. Znaczenie takiej informacji będzie istotne dla pracowników świadczących pracę w niepełnym wymiarze, np. ½ czy ¾ etatu, a więc w wymiarze mniejszym niż 40 godzin tygodniowo i najczęściej (choć nie zawsze) mniejszym niż 8 godzin w ciągu doby. Informacja będzie tym bardziej rozbudowana, im bardziej zróżnicowany będzie rozkład czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze.
- Przysługujące przerwy w pracy
Kolejnym elementem, który ma się pojawić w informacji przekazywanej pracownikowi, jest wskazanie przysługujących mu przerw w pracy. W projektowanych przepisach nie przewiduje się żadnych wyłączeń czy ograniczeń, co oznacza, że konieczne będzie wskazanie wszelkich możliwych przerw – zarówno 15-minutowej przerwy przysługującej pracownikowi świadczącemu pracę co najmniej 6 godzin, jak i przerw na karmienie czy innych płatnych lub niepłatnych przerw (na załatwienie spraw osobistych) przewidzianych w przepisach wewnątrzzakładowych. Należy też uznać, że pracodawca powinien poinformować pracownika o możliwości opuszczenia zakładu w ramach tzw. wyjść prywatnych (jeśli takie rozwiązanie zostało przez pracodawcę dopuszczone), ponieważ jest to klasyczna przerwa w pracy. Warto dodać, że jako przerwę w pracy kwalifikuje się w zasadzie każde przerwanie wykonywania obowiązków służbowych, a więc również czas poddawania się badaniom lekarskim, uczestnictwa w szkoleniach czy realizowania zadań związanych z pełnieniem funkcji związkowych.
- Praca w godzinach nadliczbowych
Po nowelizacji przepisów pracodawca będzie zobligowany do przekazania pracownikowi informacji o przysługującym mu dobowym i tygodniowym wypoczynku oraz o zasadach dotyczących wykonywania i rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych. O ile pierwszy z tych elementów nie budzi większych wątpliwości, o tyle drugi może sprawiać problemy interpretacyjne.
Ogólnikowość sformułowania tego fragmentu projektowanej ustawy nakazuje przyjąć, że konieczne będzie wskazanie reguł wynikających zarówno z regulacji powszechnie obowiązujących, jak i wewnątrzzakładowych. Warto zauważyć, że „zasady dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych” mogą wyglądać inaczej w różnych jednostkach. Różnice mogą dotyczyć między innymi:
- formy wydawania polecenia (może być ustna lub pisemna);
- osoby uprawnionej do wydania polecenia (może to być bezpośredni przełożony lub osoba reprezentująca pracodawcę);
- wymogu określenia terminu i sposobu rozliczenia pracy nadliczbowej.
[…]
Łukasz Paroń
Autor jest specjalistą z zakresu prawa pracy, redaktorem naczelnym kwartalnika „Kadry i Płace w Administracji”.