Artykuł pochodzi z wydania: Maj 2024
Brak czujności przy opracowywaniu planu zamówień publicznych może prowadzić do nieprawidłowości, które obciążą kierownika zamawiającego lub inne osoby wykonujące czynności w ramach procedur zamówieniowych. Kluczowe jest rzetelne określenie orientacyjnej wartości zamówienia, gdyż może rzutować na wybór trybu jego udzielenia.
Realizacja zamówień publicznych wymaga zapewnienia środków finansowych w budżecie lub planie finansowym jednostki, które są fundamentem gospodarowania środkami publicznymi i określają górne limity przyszłych zobowiązań. Informacje te w połączeniu z danymi zawartymi w planie postępowań powinny zachęcić potencjalnych wykonawców do udziału w procedurach zamówieniowych.
Mimo zawiłości związanych z tworzeniem planu postępowań i rozdysponowaniem środków na ich realizację warto pamiętać, że nie są to dane ustalane tylko dla samego faktu publikacji tych planów w Biuletynie Zamówień Publicznych (dalej: BZP). To również źródło informacji o procesach zachodzących w jednostce (w tym ich efektywności) i o jakości wydatkowania środków publicznych.
Rozróżnienie pojęć związanych z wartością zamówienia
Środki na realizację zamówienia oraz wartość zamówienia podana w planie postępowań to z reguły dwie odrębne wielkości. Obie te kwoty wyznaczają pewien pułap związany z zakresem zamówienia i możliwościami finansowymi jednostki, jednak są określane na różnym etapie procedury.
- Środki na realizację zamówienia
Środki na realizację zamówienia są kwotą brutto, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie danego zadania. Jest ona udostępniana przed otwarciem ofert na stronie internetowej podmiotu prowadzącego postępowanie (art. 222 ust. 4 pzp). Zasadniczo wynika z przedmiotu (zakresu) zamówienia określonego w konkretnym postępowaniu. Stanowi swego rodzaju barometr finansowy jednostki, ponieważ wskazuje jej możliwości budżetowe w kontekście realizacji określonego zadania.
Środków na realizację zamówienia nie można utożsamiać z szacunkową wartością zamówienia (wielkości te nie muszą być takie same, choć bywa, że kwota podawana przed otwarciem ofert jest odzwierciedleniem kwoty ustalonej w ramach szacowania). Wartość szacunkowa jest ustalana przed wszczęciem postępowania, lecz z zasady nie podlega publikacji przed otwarciem ofert. Niekiedy zamawiający jest świadom, że kwota, którą dysponuje, jest mniejsza niż wartość szacunkowa. Nawet w takiej sytuacji publikuje jednak tę pierwszą kwotę, ponieważ oddaje ona jego realny budżet.
Kwota przeznaczona na realizację zamówienia może być zarówno wyższa, jak i niższa od kwot szacunkowych. W związku z tym należy wyraźnie odróżnić czynność przygotowawczą, jaką jest szacowanie wartości zamówienia, od czynności realizowanej już w ramach postępowania, jaką jest podanie informacji o kwocie, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Druga z tych czynności oznacza de facto zobowiązanie zamawiającego do wyboru oferty najkorzystniejszej, o ile zaoferowana cena lub koszt nie przekroczą podanej przez niego kwoty. Z kolei głównym celem szacowania wartości zamówienia jest zakwalifikowanie zamówienia do określonego reżimu ustawy – właściwego dla zamówień o wartości poniżej lub powyżej progów unijnych. Szacowanie wartości zamówienia jest też istotne w kontekście innych czynności zamawiającego, takich jak badanie rażąco niskiej ceny czy ustalanie wysokości wadium.
Kluczowe jest to, by kwota, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, obejmowała zakres wydatków wynikających z opisu przedmiotu tego zamówienia. Wszczęcie postępowania przez zamieszczenie ogłoszenia w obowiązkowych publikatorach jest oświadczeniem zamawiającego o zamiarze udzielenia zamówienia i zarazem sygnałem dla wykonawców do przygotowania dokumentacji niezbędnej do złożenia oferty. Z chwilą wszczęcia postępowania zamawiający nie może go unieważnić bez zaistnienia określonych przesłanek, ściśle wymienionych w pzp. Niedopuszczalne jest też obchodzenie tych przepisów, np. zaoferowanie przez zamawiającego kwoty nieadekwatnej do zakresu przedmiotu zamówienia, trybu prowadzonego postępowania oraz wartości szacunkowej ustalonej z należytą starannością obowiązującą dłużnika na gruncie kodeksu cywilnego. Wykonawcy, analizując sposób wszczęcia postępowania i jego tryb oraz miejsce zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu, pozyskują bowiem wstępną ogólną informację o kwocie, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
- Wartość zamówienia w planie postępowań
W planie postępowań zamawiający jest zobowiązany podać orientacyjną wartość zamówienia bez podatku VAT. Użyte przez ustawodawcę słowo „orientacyjna” oznacza, że informacje te mają charakter wstępny i zostaną jeszcze doprecyzowane przed wszczęciem postępowania.
Orientacyjna wartość zamówienia to przybliżona wartość nabywanych dostaw, usług lub robót budowlanych ustalona w momencie sporządzania planu. Również tego pojęcia nie można utożsamiać z terminem „szacowana wartość zamówienia” (oznaczającym szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku VAT ustalone przez zamawiającego z należytą starannością na podstawie art. 28 pzp) ani ze sformułowaniem „kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia” (określonym w art. 222 ust. 4 pzp).
W świetle obowiązujących przepisów ustalenie szacunkowej wartości zamówienia następuje nie wcześniej niż 3 lub 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania, jeżeli przedmiotem zamówienia są odpowiednio dostawy i usługi lub roboty budowlane. Podanie określonej kwoty przeznaczonej na wynagrodzenie wykonawcy i zabezpieczonej w budżecie zamawiającego następuje natomiast tuż przed otwarciem ofert. To oznacza, że zasadniczo zamawiający nie zna żadnej z tych wielkości w momencie przygotowania planu postępowań. Nie muszą się więc one pokrywać z orientacyjną wartością zamówienia podaną w tymże planie.
Przy ustalaniu orientacyjnej wartości zamówienia zasadne wydaje się jednak pomocnicze zastosowanie reguł określonych w art. 28 pzp, tak by wartość ta w sposób jak najbardziej rzeczywisty oddawała zakres zamówienia. Istotne jest też, by jasno wskazywała, czy w określonym przypadku postępowanie będzie prowadzone zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień o wartości przekraczającej progi krajowe lub unijne.
[…]
Małgorzata Filipek-Orwat
Autorka ma wieloletnie doświadczenie w stosowaniu przepisów pzp i uondfp. Opracowała wiele publikacji z tego zakresu.