Zmiany w sprawozdawczości w zakresie operacji finansowych

Nowe rozporządzenie w sprawie sprawozdań w zakresie operacji finansowych wprowadziło przede wszystkim modyfikacje w formularzach sprawozdań Rb-Z i Rb-UZ oraz w instrukcjach ich sporządzania. Zmiany dotyczą także formy i terminów przekazywania sprawozdań, definicji niektórych pojęć oraz klasyfikacji dłużników i wierzycieli.

Począwszy od kwartalnych sprawozdań Rb-Z, Rb-N i Rb-ZN za pierwszy kwartał 2021 r. oraz od sprawozdania Rb-UZ za rok budżetowy 2021, należy stosować przepisy nowego rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 17 grudnia 2020 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (dalej: rozporządzenie).

Obowiązujące dotąd rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. wymagało zmian, które miały na celu m.in. dostosowanie tych regulacji do nowych rozwiązań prawnych, do zmian w stosowanej terminologii oraz do poziomu rozwoju informatyzacji w administracji publicznej.

Zmiany wprowadzone w nowym rozporządzeniu objęły m.in.:

1. ogólne zasady sporządzania sprawozdań;
2. formy przekazywania sprawo­zdań przez poszczególne grupy podmiotów;
3. terminy przekazywania sprawo­zdań;
4. klasyfikację podmiotową (definicje dłużników i wierzycieli);
5. wzory i instrukcje sporządzania sprawozdań Rb-Z i Rb-UZ.

Ponadto wprowadzono nowe definicje oraz dokonano zmian w wyjaśnieniach niektórych pojęć stosowanych przy sporządzaniu sprawozdań Rb-Z i Rb-N. Jedną z kluczowych zmian jest wskazanie formy dokumentu elektronicznego jako wyłącznej formy sporządzania sprawozdań z operacji finansowych.

Zmiany w ogólnych zasadach sporządzania sprawozdań

Do podmiotów zobowiązanych do sporządzania sprawozdań w zakresie operacji finansowych włączono jednostki obsługujące. Zgodnie z § 1 ust. 2 pkt 3 nowego rozporządzenia pojęcie „jednostka obsługująca” oznacza jednostkę obsługującą w rozumieniu art. 10b ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, art. 6b ust. 1 ustawy o samorządzie powiatowym lub art. 8d ust. 1 ustawy o samorządzie województwa. Oznacza to, że objęte regulacjami tego rozporządzenia sprawozdania samorządowych jednostek organizacyjnych oraz samorządowych instytucji kultury mogą być sporządzane i przekazywane przez kierownika jednostki obsługującej daną jednostkę, odpowiednio do zakresu wykonywanych zadań wynikających z przepisów odrębnych (§ 6 ust. 1 pkt 2 lit. b i § 5 ust. 2 rozporządzenia).

Zawężono rozumienie sformułowania „koniec okresu sprawozdawczego”. Sprawozdania w zakresie operacji finansowych sporządza się według stanu na koniec okresu sprawozdawczego. Termin ten oznacza ostatni dzień pierwszego, drugiego, trzeciego lub czwartego kwartału kalendarzowego bądź roku budżetowego (§ 1 ust. 2 pkt 5 rozporządzenia).

Ze względu na nikłe wykorzystywanie danych dotyczących należności z tytułu papierów wartościowych według wartości księgowej zrezygnowano z rocznych sprawozdań uzupełniających Rb-UN.

Zmiany objęły też zasady sporządzania sprawozdań w zakresie budżetu państwa. Jeśli w trakcie roku budżetowego nastąpi zmiana organu dysponującego częścią budżetu państwa, to sprawozdania w zakresie operacji finansowych sporządza organ, który jest dysponentem części budżetowej na koniec okresu sprawozdawczego, a jeżeli taki organ już nie istnieje na dzień sporządzania sprawozdania, to organ dysponujący częścią na dzień sporządzania sprawo­zdania (§ 7 ust. 2 rozporządzenia).

Wprowadzono także zmianę w obiegu sprawozdań wojewódzkich funduszy ochrony środowiska i gospodarki wodnej. W konsekwencji powinny one przekazywać sprawozdania w zakresie operacji finansowych nie poprzez urzędy marszałkowskie, ale bezpośrednio do Głównego Urzędu Statystycznego. Wynika to z faktu, iż wspomniane fundusze nie są wojewódzkimi samorządowymi jednostkami organizacyjnym i samorząd województwa nie pełni funkcji nadzorczych w stosunku do tych podmiotów.

Formy sporządzania sprawozdań

Od 2021 r. zrezygnowano z dotychczasowej praktyki i wprowadzono formę dokumentu elektronicznego jako wyłączną formę sporządzania sprawozdań w zakresie operacji finansowych, choć z pewnymi wyjątkami. W uzasadnieniu do projektu nowego rozporządzenia wskazano, że rozwiązanie to ma na celu zmniejszenie obciążeń i kosztów jednostek sektora finansów publicznych w zakresie sprawozdawczości dotyczącej operacji finansowych. Jednocześnie zwrócono uwagę, że aktualnie większość dokumentów i sprawozdań jest już tworzona wyłącznie w postaci elektronicznej. Generalną zasadą jest, że sprawozdania Rb-Z, Rb-UZ, Rb-N i Rb-ZN są sporządzane w postaci elektronicznej oraz opatrywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (§ 9 ust. 1 rozporządzenia). Takie rozwiązanie jest także stosowane od kilku lat w sprawozdawczości budżetowej.

Formy przekazywania sprawozdań

Jak już wspomniano, w nowym rozporządzeniu obowiązuje ogólna zasada, zgodnie z którą jednostki przesyłają sprawozdania wyłącznie w formie dokumentu elektronicznego, czyli w formie elektronicznej opatrzonej podpisem elektronicznym weryfikowalnym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu lub podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (poza pewnymi wyjątkami). Tak sporządzone sprawozdania są przesyłane na elektroniczną skrzynkę podawczą odbiorcy lub na adres do doręczeń elektronicznych (§ 9 ust. 1 i 3 rozporządzenia). Należy jednak zaznaczyć, że możliwość przekazywania sprawozdań na adres do doręczeń elektronicznych (przewidziana w ustawie z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych) będzie dostępna od 1 lipca 2021 r.

Wprowadzono również zasadę, w świetle której jednostki organizacyjne jednostek samorządu terytorialnego (dalej: jst) albo jednostki obsługujące przekazują do zarządu jst sprawozdania w formie określonej przez zarząd jst. Takie rozwiązanie funkcjonuje także w ramach sprawozdawczości budżetowej. Zgodnie z § 9 ust. 9 nowego rozporządzenia jednostki organizacyjne jst albo jednostki obsługujące przekazują zarządowi jst sprawozdania w formie pisemnej albo w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. To zarząd jst wskazuje, w jakiej formie samorządowe jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe sporządzają i przekazują sprawozdania w zakresie operacji finansowych.

Podobne rozwiązanie dotyczy państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Obecnie są zobowiązane przekazywać sprawozdania w formie określonej przez właściwego dysponenta części budżetowej będącego odbiorcą tych sprawozdań (wcześniej jednostki te nie były objęte podobnym mechanizmem sporządzania i przekazywania sprawozdań).

Dla jst wprowadzono ułatwienie, dzięki któremu sporządzane przez nie sprawozdania zbiorcze Rb-Z, Rb-N i Rb-UZ dotyczące samorządowych osób prawnych są przekazywane do regionalnych izb obrachunkowych poprzez system informatyczny służący obecnie do przekazywania tylko sprawozdań łącznych. Zgodnie z § 9 ust. 5–7 nowego rozporządzenia jst od 2021 r. przekazują właściwym regionalnym izbom obrachunkowym pliki sprawozdań łącznych oraz sprawozdań zbiorczych wyłącznie w postaci elektronicznej, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, z wykorzystaniem Systemu Zarządzania Budżetami Jednostek Samorządu Terytorialnego BeSTi@.

[…]

Lucyna Kuśnierz
Autorka jest specjalistką z zakresu sprawo­zdawczości sektora samorządowego, naczelnikiem Wydziału Informacji, Analiz i Szkoleń w RIO w Rzeszowie