W wielu źródłach (artykułach, instrukcjach, harmonogramach) dotyczących zasad inwentaryzacji można spotkać zapis, zgodnie z którym za przygotowanie pola spisowego odpowiada osoba materialnie odpowiedzialna. I tu może powstać pytanie: kto jest taką osobą w konkretnym przypadku i czy przyznanie komuś tego statusu może budzić zastrzeżenia?
W zasadzie każdy z pracowników odpowiada materialnie za mienie pracodawcy. Jeśli więc spis z natury jest przeprowadzany w sekretariacie, to zdaje się oczywiste, że za przygotowanie pomieszczenia będzie odpowiedzialna osoba tam zatrudniona. Gdyby sekretarka została zobowiązana dodatkowo do kontroli wyposażenia pokoju socjalnego, to byłaby odpowiedzialna także za przygotowanie go do spisu z natury, a więc np. za sprawdzenie zgodności wyposażenia z listą widniejącą na wywieszce inwentarzowej oraz za zweryfikowanie, czy wszystkie znajdujące się w tym pomieszczeniu środki trwałe są odpowiednio oznaczone numerami inwentarzowymi. Czy w takiej sytuacji sekretarka jest jednak odpowiedzialna materialnie na innych zasadach niż pozostali pracownicy jednostki? W świetle kodeksu pracy – nie, ponieważ nie była w stanie sprawować osobistej pieczy nad składnikami majątku, do których swobodny dostęp miały także inne osoby. I nie ma tu znaczenia fakt, że podpisała oświadczenie o odpowiedzialności materialnej. Może być odpowiedzialna np. za niewykonanie obowiązków pracowniczych w razie niezgłoszenia braku jakiegoś składnika majątku, ale nie jest winna samego braku, dopóki jednostka jej tej winy nie udowodni.
Można wskazać, że w sposób jednoznaczny odpowiedzialność materialną ponoszą z jednej strony kasjerzy i magazynierzy lub osoby, którym powierzono sprzęt do wyłącznego użytku z obowiązkiem wyliczenia się, a z drugiej strony – osoby, którym w ramach obowiązków pracowniczych powierzono określone obowiązki związane z gospodarowaniem mieniem jednostki i z jego zabezpieczeniem.
