Inwentaryzacja w ośrodkach pomocy społecznej

Ośrodki pomocy społecznej corocznie przeprowadzają inwentaryzację na potrzeby bilansowe. Dobór odpowiedniej metody wynika z zapisów uor i przepisów wewnętrznych. Pracownicy wyznaczeni do realizacji prac na poszczególnych etapach powinni rzetelnie wykonywać swoje zadania, gdyż tylko takie podejście pozwala na wiarygodne wykazanie majątku jednostki w sprawozdawczości finansowej.

Ośrodki pomocy społecznej (dalej: OPS-y) jako jednostki budżetowe realizują zadania statutowe zgodnie z przyjętym planem finansowym. Na podstawie dowodów księgowych wykonują dyspozycje środkami pieniężnymi, regulują zobowiązania i dokonują wydatków, dochodzą należności i gromadzą dochody. Wiele z tych czynności prowadzi do powiększenia majątku gminy ujmowanego w sprawozdawczości finansowej. Przeprowadzana corocznie inwentaryzacja ma ustalić rzeczywisty stan majątku, którym dysponują OPS-y (stan aktywów), a także wartość zobowiązań, funduszy, rezerw i rozliczeń międzyokresowych (stan pasywów) na ostatni dzień roku budżetowego.

Przepisy ogólne i wewnętrzne

Inwentaryzacja jest formą kontroli majątku publicznego, który stanowi własność jednostek samorządu terytorialnego lub Skarbu Państwa. Na podstawie art. 40 ustawy o finansach publicznych (dalej: ufp) OPS-y mają obowiązek prowadzenia rachunkowości zgodnie z ustawą o rachunkowości (dalej: uor) z uwzględnieniem szczególnych zasad ewidencji aktywów i pasywów określonych w aktach prawa uszczegóławiających zasady ogólne (czyli z uwzględnieniem rozporządzeń wykonawczych, w tym rozporządzenia w sprawie rachunkowości budżetowej1). Dokumentem wewnętrznym, który określa obowiązujące w OPS-ie zasady gospodarowania majątkiem, jego ewidencji i ustalania stanu rzeczywistego na ostatni dzień roku (w porównaniu z zapisami widniejącymi w księgach rachunkowych), jest instrukcja inwentaryzacyjna. To właśnie w tym dokumencie zostają sformułowane szczegółowe reguły postępowania na kolejnych etapach gromadzenia, ewidencji, rozchodu, rozliczania i weryfikacji składników majątku. Wdrożenie tych postanowień jest poprzedzone wydaniem przez kierownika jednostki zarządzenia w sprawie wprowadzenia instrukcji do stosowania. Tego typu dokument jest elementem kontroli zarządczej, która ma na celu między innymi efektywne sprawowanie nadzoru nad rachunkowością.

Osoby odpowiedzialne za inwentaryzację

Omawiając kwestię odpowiedzialności za inwentaryzację, należy rozróżnić zasady obowiązujące w jednostkach samodzielnie realizujących ten proces oraz w jednostkach objętych wspólną obsługą finansowo-księgową (zob. tabela).

OPS-y prowadzące rachunkowość samodzielnie

Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za określenie i realizację wskazanych w uor obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym odpowiedzialność z tytułu nadzoru. Zasada ta ma zastosowanie również wówczas, gdy określone obowiązki z tego zakresu zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być zawsze stwierdzone w formie pisemnej (w regulaminie organizacyjnym jednostki lub w imiennym upoważnieniu). Należy podkreślić, że w świetle obowiązujących przepisów kierownik jednostki nie może scedować na swoich pracowników odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Tylko on może wydać zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji wymienioną metodą. Takie uprawnienie nie przysługuje żadnemu pracownikowi, w tym również głównemu księgowemu. Wydanie wspomnianego zarządzenia i wyznaczenie w nim osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie czynności spisowych zwalnia jednak kierownika z odpowiedzialności za realizację tego procesu, ponieważ odpowiedzialność przechodzi na osoby wyznaczone w zarządzeniu. Nie można przy tym zapominać, że kierownik jednostki wciąż ponosi odpowiedzialność z tytułu nadzoru.

Kierownik jako osoba zarządzająca jednostką i odpowiedzialna za jej gospodarkę finansową odpowiada również za sporządzenie sprawo­zdań finansowych (art. 52 uor), które muszą uwzględniać wyniki przeprowadzonej inwentaryzacji.

Szczegółowe zasady inwentaryzacji obowiązujące w jednostce budżetowej, jaką jest OPS, są określane przez kierownika w:

1. instrukcji inwentaryzacyjnej (wprowadzonej do stosowania zarządzeniem);
2. zarządzeniu w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji drogą spisu z natury (określającym pola spisowe, zespoły spisowe, komisję inwentaryzacyjną oraz kontrolerów spisowych).

Centra usług wspólnych

Zgodnie z art. 10a ustawy o samorządzie gminnym gmina może zapewnić wspólną obsługę (w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną) jednostkom organizacyjnym gminy zaliczanym do sektora finansów publicznych. Wprowadzenie tej regulacji było skorelowane ze zmianą treści art. 4 ust. 5 uor, który wskazuje obecnie, że kierownik odpowiada za rachunkowość jednostki, jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej (odrębne przepisy to m.in. wspomniany art. 10a ustawy o samorządzie gminnym oraz art. 53 ust. 5 ufp).

W konsekwencji obowiązki jednostki z zakresu rachunkowości mogą zostać powierzone centrum usług wspólnych (dalej: CUW). W tym celu organ stanowiący jst (rada gminy) wydaje stosowne uchwały, w których określa i powierza jednostce obsługującej obowiązki dotyczące obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej, w tym rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych. Oznacza to m.in. powierzenie CUW-owi zadań i odpowiedzialności związanych z inwentaryzacją, obejmujących również organizację spisu z natury oraz wydanie zarządzenia w sprawie wprowadzenia instrukcji inwentaryzacyjnej. Wówczas to kierownik CUW-u jest zobligowany do zapewnienia warunków gwarantujących prawidłowe przeprowadzenie spisu z natury, jego rozliczenie oraz ujęcie wyników w księgach rachunkowych.

Metody inwentaryzacji

Przeprowadzenie inwentaryzacji jest jednym z warunków uznania, że dane zawarte w sprawozdaniach finansowych rzetelnie i wiernie odzwierciedlają rzeczywisty stan majątku i finansów jednostki. Zakres inwentaryzacji w OPS-ach i CUW-ach został określony w rozdziale 3 uor, w którym wskazano trzy metody przeprowadzania tego procesu:

1. spis z natury, który polega na spisaniu składników majątku, ich wycenie, porównaniu ustalonych wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz na obliczeniu, wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic między tymi danymi;
2. potwierdzenie salda w drodze uzyskania od kontrahentów informacji o prawidłowości wykazanego stanu należności;
3. weryfikację pozostałych elementów aktywów i pasywów, nieobjętych spisem z natury lub potwierdzeniem salda, polegającą na porównaniu danych ujętych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i na weryfikacji realnej wartości tych składników.

Na ostatni dzień każdego roku obrotowego należy przeprowadzić inwentaryzację, która obejmuje następujące czynności:

1. ustalenie stanu faktycznego aktywów;
2. udokumentowanie inwentaryzacji i jej wyników oraz wycenę składników majątku, jeżeli ich stan został wyrażony ilościowo;
3. ustalenie różnic między stanem rzeczywistym a stanem księgowym;
4. wyjaśnienie różnic i podanie ich przyczyn;
5. dostosowanie danych wynikających z ewidencji księgowej do danych rzeczywistych;
6. rozliczenie osób odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych za powierzone im mienie;
7. rozliczenie różnic w księgach rachunkowych danego roku obrotowego w celu doprowadzenia do zgodności zapisów księgowych ze stanami rzeczywistymi.

[…]

Małgorzata Jaźwińska
Autorka jest główną księgową w ośrodku pomocy społecznej, prelegentką szkoleń z zakresu rachunkowości i gospodarki finansowej tej kategorii jednostek.