Artykuł pochodzi z wydania: Październik 2026
Podpis elektroniczny to jedno z głównych narzędzi nowoczesnej administracji publicznej. Żadne powody prawne ani organizacyjne nie stoją na przeszkodzie, aby miał podobne znaczenie także w obszarze zarządzania finansami publicznymi. Trzeba jednak rozróżniać poszczególne rodzaje takich podpisów oraz rozumieć potencjał ich wykorzystania w finansach i rachunkowości.
Podpis własnoręczny nie ma definicji na gruncie prawa. To pojęcie zastane, które zostało później doprecyzowywane w doktrynie prawa, w opracowaniach naukowych z zakresu kryminalistyki oraz w orzecznictwie sądów cywilnych, karnych i administracyjnych.
W przypadku podpisu elektronicznego sytuacja wygląda inaczej. W Polsce i pozostałych państwach UE kluczowa dla zrozumienia tego pojęcia jest definicja wskazana w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (dalej: rozporządzenie eIDAS). Jest ono bowiem stosowane bezpośrednio w polskim porządku prawnym.
Pojęcie podpisu elektronicznego
Rozporządzenie eIDAS definiuje podpis elektroniczny jako dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi elektronicznymi i użyte przez podpisującego jako podpis.
Jak widać, jest to definicja z jednej strony bardzo szeroka, a z drugiej – bardzo prosta. Warto zwrócić uwagę na kilka jej najważniejszych aspektów: rolę danych, ich związek z dokumentem i innymi danymi oraz kontekst ich użycia.
Kluczem do zrozumienia definicji podpisu elektronicznego jest pojęcie danych. W świecie elektronicznym właśnie na ich podstawie działają komputery. Na najniższym (najgłębszym) poziomie przetwarzania są to dane w postaci systemu dziesiętnego, czyli zestawu zer i jedynek.
Kolejnym ważnym aspektem omawianej definicji jest sformułowanie, które wskazuje, że dane muszą być „dodane lub logicznie powiązane z innymi danymi”. W szczególności chciałbym zwrócić uwagę na pojęcie logicznego powiązania, ponieważ oznacza ono, że podpis nie musi być bezpośrednio dodany do podpisywanych danych. Przeczy to naszym przyzwyczajeniom dotyczącym podpisów własnoręcznych, gdyż są one z reguły umieszczane w wyznaczonych miejscach w formularzach albo najbliżej podpisywanych treści, tak aby nikt nie mógł bez naszej wiedzy nic dodać. Także w orzecznictwie przyjmuje się, że co do zasady osoba składająca podpis obejmuje swoim oświadczeniem woli lub wiedzy treść, która znajduje się nad podpisem własnoręcznym.
Istotnym aspektem jest także kontekst. Z omawianej definicji wynika, że podpis elektroniczny to dane dodane do innych danych i użyte jako podpis. To wydaje się oczywiste, ale w praktyce wcale nie jest. W świecie elektronicznym możemy używać tych samych danych w różnych kontekstach, np. w celu identyfikacji elektronicznej albo złożenia podpisu. Na gruncie rozporządzenia eIDAS są to dwa odrębne obszary prawne i funkcjonalne. Dlatego w polskim prawie rozróżnia się Profil Zaufany (identyfikację) i Podpis Zaufany (podpisanie) oraz Profil osobisty (identyfikację) i Podpis osobisty (podpisanie). Są także same elementy identyfikacji, takie jak profil mObywatel i MojeID (komercyjne środki podłączone do login.gov.pl), które pozwalają na logowanie, ale nie generują podpisu.
Na koniec ostatnia ważna rzecz w tej definicji. Otóż nie daje ona odpowiedzi:
- jak mocno powiązane są podpisane dane z samym podpisem;
- kto składa podpis;
- jak osoba odbierająca oświadczenie woli lub wiedzy może się dowiedzieć, kto je złożył (kto podpisał się pod dokumentem);
- czy osoba odbierająca podpisany dokument może tej informacji zaufać.
Na te pytania odpowiadają dodatkowe przepisy rozporządzenia eIDAS i kolejne definicje.
Podpis zaawansowany i kwalifikowany
Podpis zaawansowany i kwalifikowany to dwa odmienne rodzaje podpisów elektronicznych, które różnią się mocą prawną i poziomem bezpieczeństwa. Główne różnice nie wynikają jednak z kwestii technologicznych, lecz z tego, jak prawo definiuje skutki użycia każdego z tych podpisów.
- Zaawansowany podpis elektroniczny
Zaawansowany podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które są:
- dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej oraz
- użyte jako podpis przez podpisującego i unikalnie do niego przyporządkowane (umożliwiają ustalenie jego tożsamości).
Sam podpis jest też:
- składany przy użyciu danych, które służą do składania podpisu elektronicznego i których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod swoją wyłączną kontrolą, oraz
- powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna.
Ta definicja odpowiada na podstawowe pytania zawarte we wcześniejszej części artykułu – poza jednym: jak mocno możemy ufać, że ten, który się podpisał (do którego podpis został przypisany), to na pewno ten, którego nazwisko pojawia się w podpisie.
- Kwalifikowany podpis elektroniczny
Wspomniane wątpliwości pozwala usunąć posłużenie się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zgodnie z definicją jest to zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który bazuje na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.
Do wydania kwalifikowanych podpisów elektronicznych uprawnieni są tylko kwalifikowani dostawcy usług zaufania wpisani na krajowe listy. Ten sam podpis kwalifikowany może być więc oferowany przez różnych dostawców, z różnymi nazwami branżowymi i w różnych modelach dystrybucji (np. podpis na karcie, podpis w czytniku USB, podpis mobilny wywoływany telefonem czy podpis jednorazowy w ramach konkretnych usług). Zawsze jednak, gdy oferowany przez dostawcę podpis zawiera w swojej nazwie pojęcie podpisu kwalifikowanego, to jego skutek prawny jest zgodny z przywołaną definicją. W świetle art. 25 rozporządzenia eIDAS kwalifikowany podpis elektroniczny – z uwagi na swoje właściwości – ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Skutek ten występuje w relacjach zarówno publicznoprawnych, jak i cywilnoprawnych.
- Schodkowy charakter definicji
Podsumowując tę część, można wskazać, że struktura definicji ma charakter schodkowy: definicja podpisu elektronicznego to fundament, a dalsze definicje – stopniowa nadbudowa. Jednocześnie nie znaczy to, że definicja podpisu elektronicznego nie ma praktycznego znaczenia. Jest wręcz przeciwnie – każda z tych definicji jest wykorzystywana w obrocie gospodarczym i znajduje swoje zastosowanie, co postaram się wykazać w dalszej części artykułu.
[…]
Sylwester Szczepaniak
Autor jest radcą prawnym. Specjalizuje się w zagadnieniach informatyzacji administracji publicznej i usług zaufania.