Artykuł pochodzi z wydania: Listopad 2026
Wdrożenie nowej klasyfikacji budżetowej wymusza reorganizację ewidencji w księgach pomocniczych, a tym samym wprowadzenie odpowiednich zmian w polityce rachunkowości. Zakres zmian w tym dokumencie zależy przede wszystkim od tego, jak szczegółowo opisuje on powiązanie ewidencji z podziałkami klasyfikacji budżetowej.
Księgi pomocnicze są obowiązkowym elementem ksiąg rachunkowych każdej jednostki. Obejmują nie tylko ewidencję analityczną w systemach informatycznych służących do prowadzenia rachunkowości. W każdym przypadku pojęcie ewidencji szczegółowej wskazane w prawie finansów publicznych spełnia jednak cele i funkcje przypisane księgom pomocniczym.
W artykule podano zasady prowadzenia ewidencji szczegółowej (ksiąg pomocniczych) do kont księgi głównej, które dotyczą budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych. Podkreślono przy tym zapisy nawiązujące do klasyfikacji budżetowej, ponieważ temat ten wzbudza ogromne zainteresowanie w kontekście terminu i zakresu zmiany polityki rachunkowości.
Polityka rachunkowości – co musi zawierać
W polityce rachunkowości każdej jsfp należy podać m.in. wykaz ksiąg rachunkowych. Jeśli jednostka prowadzi je przy użyciu komputera, musi też zamieścić wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych. Powinna jednocześnie określić ich strukturę, wzajemne powiązania oraz ich funkcje w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych (art. 10 ust. 1 pkt 3b ustawy o rachunkowości – dalej uor).
Dodatkowo jednostka, która stosuje zróżnicowane rozwiązania informatyczne przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych, ujmuje w polityce rachunkowości opis systemu informatycznego. Zgodnie art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c uor opis ten obejmuje:
- wykaz programów, procedur lub funkcji (w zależności od struktury oprogramowania) wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania;
- określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.
Księgi pomocnicze – jaką funkcję spełniają w systemie rachunkowości
Na tle przywołanych regulacji prawnych istotnym zagadnieniem stają się księgi pomocnicze, które są elementem systemu ksiąg rachunkowych w podmiotach rachunkowości kontynuujących działalność i tworzą ten system wraz z dziennikiem (dziennikami częściowymi), księgą główną, zestawieniem obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawieniem sald kont ksiąg pomocniczych.
Z art. 16 uor wynika, że konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy, które uszczegóławiają i uzupełniają zapisy kont księgi głównej. Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3a uor jednostka w swoim zakładowym planie kont, który jest istotną częścią polityki rachunkowości, musi opisać zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.
W ciągu okresu sprawozdawczego można stosować na kontach ksiąg pomocniczych jednostki naturalne – obok lub zamiast jednostek pieniężnych. W takim przypadku na koniec okresu sprawozdawczego trzeba sporządzić zestawienie zapisów na tych kontach w jednostkach naturalnych i ustalić ich wartość.
W myśl art. 17 ust. 1 uor konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla:
- środków trwałych (w tym środków trwałych w budowie) oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także tworzonych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych;
- rozrachunków z kontrahentami;
- rozrachunków z pracownikami (w szczególności jest to imienna ewidencja wynagrodzeń pracowników, która pozwala uzyskać informacje z całego okresu zatrudnienia);
- operacji sprzedaży (ewidencja powinna odzwierciedlać kolejno numerowane faktury własne i inne dowody – ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych);
- operacji zakupu (ewidencja powinna odzwierciedlać faktury obce i inne dowody – ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników aktywów i do celów podatkowych);
- kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów;
- operacji gotówkowych – w przypadku prowadzenia kasy.
[…]
Dorota Adamek-Hyska
Autorka jest doktorem nauk ekonomicznych, specjalistką z zakresu rachunkowości budżetowej i sprawozdawczości.