Jednostka rozważa przeprowadzenie inwestycji, dlatego zleciła opracowanie kosztorysu szacunkowego, na podstawie którego podejmie ostateczną decyzję o ewentualnym rozpoczęciu przedsięwzięcia. Czy koszty sporządzenia tego dokumentu powinny zostać odniesione w ciężar kosztów działalności podstawowej okresu bieżącego i sfinansowane z wydatków bieżących?
Na pytania odpowiada Elżbieta Gaździk – specjalistka z zakresu rachunkowości budżetowej z wieloletnim doświadczeniem w pracy głównej księgowej jsfp.
Kosztorys szacunkowy jest opracowywany przez inwestora siłami własnymi lub sporządzany na jego zlecenie przez podmiot zewnętrzny. Zawiera między innymi informacje o poziomie kosztów planowanego zadania inwestycyjnego. Może być sporządzony zarówno przed podjęciem decyzji o rozpoczęciu danego przedsięwzięcia, jak i w czasie jego realizacji. Moment stworzenia kosztorysu decyduje o tym, czy koszt poniesiony na jego opracowanie będzie uwzględniony w cenie nabycia lub w koszcie wytworzenia środków trwałych w budowie, czy też nie. Wpływa tym samym na źródło finansowania wydatku – na to, czy powinien on być poniesiony w ramach wydatków bieżących, czy wydatków majątkowych (inwestycyjnych).
W przepisach uor nie określono katalogu kosztów zaliczanych do ceny nabycia lub kosztu wytworzenia środka trwałego w budowie. Sformułowano jedynie ogólne zasady ich ustalania. W związku z tym warto zwrócić uwagę na wytyczne zawarte w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe”, którego celem jest pomoc w stosowaniu przepisów uor oraz zapewnienie jednolitości rozwiązań przyjmowanych przez jednostki w zakresie uznawania, wyceny i ewidencjonowania środków trwałych w księgach rachunkowych oraz prezentowania tego rodzaju aktywów w sprawozdaniu finansowym. W pkt 6.40 wspomnianego standardu wyjaśniono, że aby prawidłowo ustalić cenę nabycia lub koszt wytworzenia środka trwałego, należy określić dzień podjęcia udokumentowanej decyzji o pozyskaniu tego składnika aktywów, w tym dzień udokumentowanego rozpoczęcia jego budowy. Nakłady poniesione przez jednostkę przed tym dniem są zaliczane do kosztów danego okresu (okresu poniesienia nakładów). Nie zwiększają więc ceny nabycia ani kosztu wytworzenia (wartości początkowej środka trwałego), i to bez względu na to, czy ostatecznie doszło do podjęcia decyzji o nabyciu środka trwałego (w tym rozpoczęciu jego budowy), czy też do rezygnacji z takiego zamiaru.
Elementem ceny nabycia lub kosztu wytworzenia środka trwałego nie są też nakłady na rozpoznanie, ocenę i wybór określonego wariantu budowy środka trwałego – także wtedy, gdy jeden z tych wariantów został ostatecznie przyjęty do realizacji. To oznacza, że jeśli jednostka poniosła koszt opracowania kosztorysu szacunkowego przed podjęciem udokumentowanej decyzji o realizacji zadania inwestycyjnego, to koszt ten powinien być zaliczony do kosztów bieżącego okresu i sfinansowany w ramach planu finansowego wydatków bieżących.