Czy jeśli wartość umowy została ustalona szacunkowo, a jej realizacja następuje na podstawie poszczególnych zleceń rozliczanych obmiarowo, to jednostka może zaangażować kwotę niższą niż określona w umowie?

Pytanie niewątpliwie dotyczy zaangażowania wydatków ujętych na koncie 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego”. Zasady prowadzenia ewidencji na tym koncie zostały określone w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. W świetle tych przepisów na stronie Ma konta 998 ujmuje się zaangażowanie wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym. Częstotliwość księgowania zaangażowania na tym koncie oraz rodzaje dokumentów, które są podstawą zapisów zdarzeń związanych z zaangażowaniem, należy bezwzględnie określić w polityce rachunkowości lub innym szczegółowym zarządzeniu kierownika jednostki (bezpośrednio powiązanym z polityką rachunkowości).

Warto podkreślić, że zaangażowanie nie może być kwotą szacunkową, bazującą na danych wynikających z wykonania wydatków w poprzednim roku. Nie może też być określane na podstawie kalkulacji czy wskaźników, gdyż nie jest to plan finansowy. Wartość zaangażowania powinna więc być w każdym przypadku ustalona w sposób wiarygodny na podstawie:

1. umów oraz aneksów do umów;
2. polis ubezpieczeniowych;
3. zleceń, zamówień (np. prenumerat, usług szkoleniowych);
4. decyzji;
5. postanowień;
6. porozumień lub
7. innych dokumentów powodujących konieczność dokonania wydatków budżetowych (będą to np. faktury, noty księgowe, rozliczenia delegacji, wnioski o zaliczki, zestawienia dotyczące zaangażowania świadczeń BHP, deklaracje podatkowe, deklaracje na wywóz odpadów, wyroki sądowe).

Jeżeli podpisana umowa jest realizowana na podstawie poszczególnych zleceń rozliczanych obmiarowo i postanowienia tejże umowy pozwalają ustalić wiarygodną wartość każdego zlecenia, to zaangażowanie powinno następować w momencie wydawania kolejnych zleceń. Dokumenty dotyczące takiego zaangażowania powinny być przedłożone m.in. głównemu księgowemu w celu dokonania przez niego wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym (art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych – dalej: ufp).