Artykuł pochodzi z wydania: Czerwiec 2026
Aktualne przepisy dopuszczają udzielenie pracownikowi czasu wolnego na załatwienie spraw prywatnych w trakcie harmonogramowych godzin pracy. Nie wskazują jednak szczegółowo zasad odpracowania takiej nieobecności. Największym problemem interpretacyjnym związanym z tym zagadnieniem jest możliwość naruszenia norm czasu pracy.
Prawo pracy jest utożsamiane zasadniczo z funkcjami ochronną i organizatorską. Przyczyniają się one do realizacji założonych przez pracodawcę i pracownika celów. Każda z nich odgrywa kluczową rolę w procesie organizacji procesu świadczenia pracy i tworzenia jej bezpiecznego środowiska.
Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest organizowanie pracy w taki sposób, który zapewnia pełne wykorzystanie czasu pracy oraz pomaga pracownikom osiągnąć, dzięki ich uzdolnieniom i kwalifikacjom, wysoką wydajność i należytą jakość pracy (art. 94 kodeksu pracy – dalej: kp). Ponadto pracodawca musi zadbać o zmniejszenie uciążliwości pracy, zwłaszcza gdy ma ona charakter monotonny i odbywa się w ustalonym z góry tempie.
Wyjścia prywatne
Pojęcie wyjścia prywatnego nie zostało zdefiniowane w przepisach kp. Jest jednak utrwalone praktyką wielu zakładów pracy, w których pracownikom – jeżeli o to zawnioskują – udziela się czasu wolnego na załatwienie spraw prywatnych w trakcie harmonogramowych godzin świadczenia pracy.
W art. 141 kp ustawodawca wskazał, że pracodawca może wprowadzić jedną przerwę w pracy w wymiarze do 60 minut, przeznaczoną na spożycie posiłku lub załatwienie spraw osobistych, niewliczaną do czasu pracy. Ustawa nie zawiera jednak definicji terminu „załatwianie spraw osobistych”. Zgodnie z utrwaloną powszechnie praktyką, jeżeli pracownik wnioskuje o udzielenie wyjścia prywatnego, pracodawca nie weryfikuje celu tego wyjścia. Podejmuje jedynie decyzję, czy udziela zgody na to wyjście, czy też nie.
Usankcjonowane praktyką wyjścia prywatne należy traktować jako usprawiedliwione nieobecności w pracy, które służą załatwieniu spraw osobistych i za które pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Obecnie zagadnienie to jest przedmiotem regulacji art. 151 § 21 kp. Przepis ten sankcjonuje obszar wyjść prywatnych, ale czyni to w sposób stosunkowo ograniczony. Ustawodawca wyraźnie mówi, że celem takiego wyjścia jest „załatwienie spraw osobistych”, co należy utożsamiać z tzw. zwyczajowymi wyjściami prywatnymi. Ponadto tzw. wyjście prywatne jest w istocie „zwolnieniem od pracy”, którego udziela pracodawca. Zaznaczyć należy, że pracodawca może odmówić udzielenia tego zwolnienia – decyzja pozostaje więc w kompetencjach organizatorskich pracodawcy.
Zagadnienie obecności w pracy jest przedmiotem aktu wykonawczego do kp – rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Zgodnie z § 1 tego aktu przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności, które zostały określone przepisami prawa pracy oraz uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie. Mogą to być też inne przypadki, w których pracownik wskazał, że nie może wykonywać pracy, a pracodawca uznał, że usprawiedliwiają one nieobecność w pracy. Wydaje się, że wyjście prywatne w celu załatwienia spraw osobistych, które jest wskazane przez pracownika jako powód niemożności wykonywania pracy, a jednocześnie uznane przez pracodawcę za usprawiedliwienie tej nieobecności, mieści się w zakresie przedmiotowym § 1 przywołanego wcześniej rozporządzenia.
Zgodnie z art. 80 kp wynagrodzenie przysługuje pracownikowi za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia wyłącznie wówczas, gdy tak stanowi przepis prawa. Oznacza to, że w powszechnie obowiązujących przepisach brakuje podstaw prawnych do przyznania wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy, które było związane z załatwieniem spraw osobistych.
Odpracowanie wyjścia prywatnego
Przywołany już wcześniej art. 151 § 21 kp usankcjonował możliwość rozliczania tzw. wyjść prywatnych. Stronom stosunku pracy pozostawia się ustalenie zasad odpracowania takiego wyjścia. Trzeba tylko pamiętać o tym, że nie mogą one naruszać prawa pracownika do odpoczynku.
Przytoczony przepis stanowi jedynie o możliwości wprowadzenia omawianego rozwiązania w zakładzie pracy, ale nie nakłada takiego obowiązku na pracodawcę. Podczas poszukiwania rozwiązań work-life balance takie formuły uelastyczniania czasu pracy są ze wszech miar pożądane – tym bardziej że bywają odpowiedzią na powszechną praktykę, która nie miała odzwierciedlenia w przepisach prawa pracy o charakterze powszechnie obowiązującym.
Dążenie do uregulowania możliwości odpracowania zwolnienia od pracy wynika przede wszystkim z kwestii finansowych. Jak już wcześniej wspomniano, osoba korzystająca ze zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych otrzymuje zarobek pomniejszony o wynagrodzenie za czas zwolnienia. Aby zniwelować negatywne skutki płacowe dla pracownika, konieczne jest odpracowanie przez niego zwolnienia od pracy. Temu ma właśnie służyć regulacja zawarta w art. 151 § 21 kp. Zgodnie z jej brzmieniem czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w celu załatwienia spraw osobistych, nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Odpracowanie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku, o którym mowa w art. 132 i 133 (ta wersja zacytowanego przepisu obowiązuje od 27 stycznia 2026 r.).
- Wniosek pracownika
Wymóg formalny, jakim jest konieczność złożenia przez pracownika pisemnego lub elektronicznego wniosku w przedmiocie udzielenia czasu wolnego, jest niewątpliwie przejawem ochronnej funkcji prawa pracy. Przedmiotowy wniosek stanowi dokumentację pracowniczą i powinien być przechowywany przez pracodawcę zgodnie z § 6 pkt 1 lit. b rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z brzmieniem tego przepisu pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą m.in. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w tym wnioski pracownika o udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych. Pracodawca jest zobowiązany do zachowania wymogów formalnych związanych z udzielaniem zwolnienia od pracy, w szczególności dotyczących wniosku pisemnego i jego przechowywania.
- Termin odpracowania wyjścia prywatnego
Ustawodawca w art. 151 § 21 kp nie zawarł szczegółowych wytycznych w przedmiocie udzielenia czasu wolnego oraz zasad i terminów jego odpracowywania. Wskazał jedynie, że odpracowanie zwolnienia od pracy nie może być realizowane z naruszeniem prawa pracownika do odpoczynku, co jest przejawem funkcji ochronnej prawa pracy. Rozwiązanie to niewątpliwie dąży do realnego zapewnienia pracownikowi możliwości regeneracji sił witalnych w bieżącym procesie świadczenia pracy.
Wielokrotnie stawianym pytaniem jest kwestia terminu odpracowania zwolnienia od pracy. Kluczowe jest ustalenie, czy pracownik może to zrobić z wyprzedzeniem, zanim skorzysta z wyjścia prywatnego. Przepis nie rozstrzyga tej kwestii w sposób jednoznaczny. Literalne brzmienie regulacji (sformułowanie „zwolnienia od pracy udzielonego pracownikowi”) może sugerować, że najpierw powinno nastąpić udzielenie czasu wolnego do załatwienia spraw osobistych, a potem – jego odpracowanie. Jednocześnie nie wyklucza się interpretacji, zgodnie z którą sformułowanie to może odnosić się nie tyle do czasu zwolnienia, ile do decyzji pracodawcy o jego udzieleniu.
Rozwiązanie dopuszczające odpracowanie zwolnienia od pracy przed jego wystąpieniem zostało uznane za dopuszczalne w stanowisku Głównego Inspektoratu Pracy z 22 lutego 2024 r. (UNP: GIP-24-48686, GIP-GBI.0701.3.2024.3). Jednocześnie w tym stanowisku wskazano, że takie odpracowanie z wyprzedzeniem może spowodować komplikacje, np. jeśli pracownik odpracuje planowane zwolnienie, ale ostatecznie z niego nie skorzysta. W takim przypadku powstanie praca w godzinach nadliczbowych, którą pracodawca będzie zobowiązany odpowiednio zrekompensować.
[…]
Łukasz Paroń
Autor jest ekspertem prawa pracy, wykładowcą i szkoleniowcem, twórcą artykułów i książek, popularyzatorem zagadnień z zakresu ochrony pracy.