Spis z natury w wakacje – kluczowe warunki

W niektórych jednostkach przeprowadzenie spisu z natury pod koniec roku może być uciążliwe. Alternatywą wydaje się wykonanie niezbędnych czynności w wakacje, gdy pracownicy są mniej obciążeni innymi obowiązkami. Takie rozwiązanie jest oczywiście możliwe, ale wymaga odpowiedniego przygotowania od strony formalnej.

We wszystkich jednostkach sektora finansów publicznych inwentaryzacja odbywa się corocznie według stanu na 31 grudnia. Wynika to bezpośrednio z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości (dalej: uor), w którym ustawodawca wskazał wprost, że „jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację”. Nie oznacza to jednak, że spis z natury, będący częścią procedur inwentaryzacyjnych, musi być wykonany dokładnie 31 grudnia. W wielu jednostkach – z przyczyn całkowicie obiektywnych, choćby takich jak duża liczba składników majątkowych – ich spisanie w jeden dzień jest po prostu niemożliwe. Oznacza to, że spis z natury przeprowadzany na 31 grudnia (a dokładnie rzecz ujmując – według stanu na 31 grudnia) będzie się w istocie rozciągał również na inne dni. Warto też zauważyć, że ostatni dzień 2022 r. przypada w sobotę, w związku z czym w większości jednostek w terminie tym nie zostanie wykonana żadna czynność związana z inwentaryzacją.

Możliwe uproszczenia

Ustawodawca, widząc potencjalne trudności, jakie wiążą się ze specyfiką końca roku oraz z ogromem składników podlegających spisowi z natury w niektórych jednostkach, zawarł w uor przepisy pozwalające na stosowanie uproszczeń w rachunkowości jsfp.

• Spis z natury w ostatnim kwartale

Pierwsze uproszczenie zostało uregulowane w art. 26 ust. 3 pkt 1 uor. Zgodnie z tym przepisem termin i częstotliwość inwentaryzacji określone w ust. 1 (a więc termin wypadający corocznie 31 grudnia) uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 uor – rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku. Jednocześnie wskazano, że ustalenie stanu następuje przez dopisanie lub odpisanie – od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. Na podstawie tej regulacji jednostka może wybrać dowolny dzień pomiędzy 1 października a 15 stycznia następnego roku jako swoisty punkt odniesienia, czyli moment porównania stanu składników majątkowych spisywanych z natury. W praktyce oznacza to, że spisu dokonuje się według stanu na 31 października lub na 30 listopada (zob. przykład 1). Oczywiście teoretycznie możliwe byłoby również wybranie
daty 31 grudnia, ale wówczas trudno nazwać takie rozwiązanie uproszczeniem, skoro oznacza realizację obowiązku w terminie wynikającym z generalnej normy prawnej

Przykład 1

Jednostka przyjęła, że inwentaryzację roczną przeprowadza według stanu na 30 listopada 2022 r. Czynności spisowe będą wykonywane od 1 do 2 grudnia 2022 r. Określenie terminów prac w taki sposób umożliwia skorzystanie z uproszczenia, o którym mowa w art. 26 ust. 3 pkt 1 uor, i tym samym przeprowadzenie spisu z natury w innym terminie niż koniec grudnia 2022 r.

• Cykle dwu- i czteroletnie

Drugie z uproszczeń wynika z treści art. 26 ust. 3 pkt 2 i 3 uor. W świetle tych regulacji termin i częstotliwość inwentaryzacji określone w ust. 1 (a więc termin wypadający corocznie 31 grudnia) uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację:

1. zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową – przeprowadzono raz w ciągu dwóch lat;
2. nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – przeprowadzono raz w ciągu czterech lat.

Przywołane przepisy pozwalają więc na spisywanie z natury wybranych składników majątkowych w cyklu dwuletnim (zapasy) lub czteroletnim (środki trwałe). W konsekwencji inwentaryzacja roczna, która zgodnie z ogólną zasadą powinna być przeprowadzona na 31 grudnia 2022 r., może nastąpić w dowolnym momencie między 1 stycznia 2021 r. a 31 grudnia 2022 r. w przypadku zapasów oraz w dowolnym momencie między 1 stycznia 2019 r. a 31 grudnia 2022 r. w przypadku środków trwałych. W świetle tych regulacji nic nie stoi na przeszkodzie, by wykonać niezbędne prace inwentaryzacyjne w miesiącu wakacyjnym, np. na 31 lipca 2022 r., i to nawet wówczas, gdy dzień ten wypada w niedzielę (dzień wolny od pracy) i w jednostce nie wykonuje się żadnych czynności związanych ze spisem z natury (zob. przykład 2).

Możliwość korzystania z uproszczeń polegających na przeprowadzeniu spisu z natury zapasów raz w ciągu dwóch lat oraz środków trwałych raz w ciągu czterech lat jest obwarowana pewnymi wymogami wskazanymi w uor. Otóż inwentaryzowane z taką częstotliwością zapasy muszą się znajdować w strzeżonych składowiskach oraz być objęte ewidencją ilościowo-wartościową, natomiast środki trwałe – znajdować się na terenie strzeżonym (z wyjątkiem nieruchomości, które można inwentaryzować raz w ciągu czterech lat niezależnie od miejsca ich położenia).

Przykład 2

Jednostka ustaliła, że spis z natury środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym zostanie przeprowadzony według stanu na 31 lipca. W takim przypadku prace spisowe powinny zostać przeprowadzone w pierwszym tygodniu następującym po tej dacie, a więc między 1 a 5 sierpnia 2022 r. W poszczególnych jednostkach czas wykonania tych czynności jest zawsze uzależniony od kilku parametrów, między innymi od liczby składników majątkowych oraz osób zaangażowanych w inwentaryzację, a także od stopnia trudności prac, które trzeba wykonać.

[…]