Przedszkole działające w formie jednostki budżetowej otrzymało w darowiźnie zabawki edukacyjne i gry planszowe, które będą służyły procesowi dydaktyczno-wychowawczemu. W jaki sposób ująć to zdarzenie w księgach rachunkowych jednostki?
Na pytania odpowiada Elżbieta Gaździk – specjalistka z zakresu rachunkowości budżetowej z wieloletnim doświadczeniem w pracy głównej księgowej jsfp.
Zgodnie z § 7 rozporządzenia w sprawie rachunkowości budżetowej środki dydaktyczne służące procesowi dydaktyczno-wychowawczemu realizowanemu w szkołach i placówkach oświatowych mogą być – bez względu na wartość – umarzane jednorazowo przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania. Użycie w tym przepisie słowa „mogą” oznacza, że stosowanie takiego rozwiązania zależy od decyzji kierownika jednostki. Musi on określić zasady postępowania w tym zakresie w przyjętych zasadach rachunkowości.
Jeśli polityka rachunkowości danej jednostki zakłada, że środki dydaktyczne, bez względu na ich wartość, są zaliczane do pozostałych środków trwałych i podlegają jednorazowemu umorzeniu, to otrzymana darowizna powinna być ujęta na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” w korespondencji z kontem 760 „Pozostałe przychody operacyjne”. Z przywołanego na wstępie rozporządzenia wynika bowiem, że na koncie tym ujmuje się m.in. jednorazowo umarzane aktywa obrotowe, które jednostka otrzymała nieodpłatnie, w tym w formie darowizny.
W takim przypadku służby księgowe jednostki powinny wprowadzić w ewidencji następujące zapisy:
- Przyjęcie darowizny środków dydaktycznych:
- Wn 013 „Pozostałe środki trwałe”;
- Ma 760 „Pozostałe przychody operacyjne”.
- Jednorazowe umorzenie środków dydaktycznych w miesiącu przyjęcia do używania:
- Wn 401 „Zużycie materiałów i energii”;
- Ma 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych”.
Jeśli jednak polityka rachunkowości jednostki przewiduje, że środki dydaktyczne o niskiej wartości (np. poniżej 500 zł) podlegają wyłącznie ewidencji ilościowej, to ich wartość należy odnieść bezpośrednio w koszty działalności operacyjnej w miesiącu oddania do używania. Wówczas otrzymanie darowizny takich składników ujmuje się w ewidencji księgowej zapisem:
- Wn 401 „Zużycie materiałów i energii”;
- Ma 760 „Pozostałe przychody operacyjne”.