Jednostka wynajmowała innemu podmiotowi lokal użytkowy. Po zakończeniu umowy pozostały nieuregulowane zaległości czynszowe. Jednostka stwierdziła też zniszczenie mienia w lokalu, które zostało udokumentowane w protokole zdawczo-odbiorczym podpisanym przez najemcę i jednostkę (wynajmującego). W związku z zaistniałą sytuacją jednostka zatrzymała wniesioną przez najemcę kaucję. Zgodnie z umową część kaucji przeznaczyła na rozliczenie zaległości, a pozostałą część – na poczet odszkodowania za zniszczone mienie. W jaki sposób powinna ująć te zdarzenia w księgach rachunkowych?
Na pytania odpowiada Elżbieta Gaździk – specjalistka z zakresu rachunkowości budżetowej z wieloletnim doświadczeniem w pracy głównej księgowej jsfp.
Kaucja najmu to nic innego jak zabezpieczenie interesów wynajmującego i gwarancja dotrzymania warunków umowy przez najemcę. Może być wykorzystana wyłącznie w sposób określony w umowie zawartej przez strony. W przypadku wygaśnięcia tej umowy (tak jak miało to miejsce w opisanej sytuacji kaucja może zostać przeznaczona na:
- rozliczenie niespłaconych przez najemcę zobowiązań;
- pokrycie szkód spowodowanych przez najemcę.
Warunkiem jest oczywiście zawarcie w umowie postanowień, które przewidują takie rozdysponowanie kaucji.
W przypadku braku wystąpienia wymienionych przesłanek kaucja powinna być zwrócona najemcy.
Zwrotny charakter kaucji sprawia, że samo jej wniesienie nie powoduje powstania przychodu po stronie jednostki. Kwota ta może się jednak stać przychodem w przypadku zaliczenia jej na poczet odszkodowania. Powinno być ono wówczas ujęte w księgach rachunkowych na koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne”.
Z rozporządzenia w sprawie rachunkowości budżetowej wynika, że wpłatę i rozliczenie kaucji najmu należy ująć w ewidencji księgowej w następujący sposób:
- Wpłata kaucji najmu:
- Wn 139 „Inne rachunki bankowe”;
- Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”(analityka: kontrahent).
- Zaliczenie wniesionej kaucji na poczet zaległości z tytułu czynszu najmu:
- Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka: kontrahent);
- Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” (analityka: kontrahent).
- Przekazanie – z rachunku bankowego depozytowego na rachunek bankowy dochodów – środków wniesionych jako kaucja najmu i zaliczonych na poczet niespłaconych zaległości:
- Wn 141 „Środki pieniężne w drodze”;
- Ma 139 „Inne rachunki bankowe”.
- Wpływ – na rachunek bankowy dochodów – środków wniesionych jako kaucja najmu i zaliczonych na poczet niespłaconych zaległości:
- Wn 130 „Rachunek bieżący jednostki”;
- Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”.
- Zaliczenie wniesionej kaucji na poczet uznanego odszkodowania:
- Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka: kontrahent);
- Ma 760 „Pozostałe przychody operacyjne”.
- Przekazanie – z rachunku bankowego depozytowego na rachunek bankowy dochodów – środków wniesionych jako kaucja najmu i zaliczonych na poczet odszkodowania:
- Wn 141 „Środki pieniężne w drodze”;
- Ma 139 „Inne rachunki bankowe”.
- Wpływ – na rachunek bankowy dochodów – środków wniesionych jako kaucja najmu i zaliczonych na poczet odszkodowania:
- Wn 130 „Rachunek bieżący jednostki”;
- Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”.
- Zwrot wniesionej kaucji najmu w przypadku braku podstaw do jej zatrzymania:
- Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (analityka: kontrahent);
- Ma 139 „Inne rachunki bankowe”.