Samorządowa jednostka budżetowa otrzymała fakturę VAT za zakup w sklepie. Pracownik zapłacił za towar gotówką. Na fakturze nie ma jednak adnotacji, która by to potwierdzała. Czy wystawca dokumentu ma obowiązek zamieścić na nim taką informację? Jak uzyskać potwierdzenie zapłaty do celów dowodowych?
Na pytania odpowiada Elżbieta Gaździk – specjalistka z zakresu rachunkowości budżetowej z wieloletnim doświadczeniem w pracy głównej księgowej jsfp.
Zasady wystawiania faktur, w tym ich obowiązkowe elementy, zostały określone w art. 106a–108 ustawy o podatku od towarów i usług. Wśród tych elementów ustawodawca nie wskazał informacji o sposobie zapłaty czy terminie płatności.
Jeśli faktura została opłacona gotówką, nabywca ma prawo do pokwitowania. W takiej sytuacji sprzedawca najczęściej odnotowuje ten fakt na samej fakturze (np. wprowadza zapis „zapłacono” lub „zapłacono gotówką”). Powinien też wskazać na niej wartość do zapłaty w kwocie „0,00 zł”. Nabywca – w celach zarówno rozliczeniowych, jak i dowodowych – musi dopilnować, aby sprzedawca zamieścił taką informację na fakturze lub wydał pokwitowanie zapłaty.
Żądanie pokwitowania zapłaty wynika z art. 462 § 1 kodeksu cywilnego (dalej: kc). Zgodnie z tą regulacją dłużnik, spełniając świadczenie, może żądać od wierzyciela pokwitowania. Przepisy kc nie określają formy czy też elementów, jakie muszą się w takim pokwitowaniu znaleźć. W mojej ocenie powinny to być:
- nazwa wierzyciela i nazwa dłużnika,
- kwota i tytuł zobowiązania,
- data jego uregulowania,
- podpisy (nie są wymagane jedynie na pokwitowaniu, które jest dokumentem elektronicznym).
Pokwitowaniem może być dokument KP (kasa przyjmie) czy paragon potwierdzający zapłatę gotówką.
Jeśli jednostka nie otrzymała pokwitowania, powinna wystąpić do sprzedawcy o wydanie takiego dokumentu na podstawie art. 462 kc. Dowód zapłaty jest bowiem niezbędny do dochodzenia swoich roszczeń. Należy też pamiętać, że ciężar udowodnienia zapłaty spoczywa na osobie (w tym przypadku jednostce), która z tego faktu wywodzi skutki prawne (art. 6 kc).
W mojej ocenie w sytuacji opisanej w pytaniu pracownik realizujący zakup powinien – niezależnie od opisanych działań – złożyć dodatkowo oświadczenie o zapłacie gotówką za fakturę, która ten zakup dokumentuje.