Czy w jednostkach budżetowych dopuszczalne jest finansowanie przez pracowników drobnych zakupów z własnych środków, a następnie ich zwrot z rachunku bankowego jednostki?
Na pytania odpowiada Elżbieta Gaździk – specjalistka z zakresu rachunkowości budżetowej z wieloletnim doświadczeniem w pracy głównej księgowej jsfp.
W myśl art. 11 ust. 1 ufp jednostki budżetowe to jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych, które pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Podstawą gospodarki finansowej takiej jednostki jest plan dochodów i wydatków zwany planem finansowym. Wynikająca z tych przepisów zasada pokrywania wydatków bezpośrednio z budżetu wskazuje – w ocenie autorki niniejszej odpowiedzi – na brak podstaw prawnych do finansowania wydatków jednostki ze środków własnych pracownika. W konsekwencji rozwiązanie polegające na tym, że pracownik wydatkuje swoje środki na zakup towarów czy usług na rzecz jednostki, a następnie otrzymuje zwrot poniesionych kosztów na podstawie przedstawionego rozliczenia, powinno być stosowane tylko w drodze wyjątku.
Takich sytuacji można uniknąć, udzielając pracownikowi odpowiednio wcześniej zaliczki na pokrycie wydatków na konieczne zakupy. Trzeba jednak pamiętać, że opcja ta jest dopuszczalna tylko w samorządowych jednostkach budżetowych i to pod warunkiem, że w ich uregulowaniach wewnętrznych zawarto odpowiednie ustalenia w tym zakresie. Do unormowania tej kwestii jest uprawniony kierownik w ramach sprawowania kontroli zarządczej (na podstawie art. 68 ufp). W ustanowionych przez niego przepisach wewnętrznych powinny być określone zasady dotyczące rodzaju, wysokości i sposobu udzielania zaliczek oraz terminów ich rozliczania. Dokumentem, w którym należy zawrzeć takie uregulowania, jest przede wszystkim polityka rachunkowości jednostki. Kierownik jednostki jest bowiem zobligowany do ujęcia w niej między innymi zagadnień z zakresu gospodarki finansowej. Obowiązek ten został określony w art. 10 uor.
Możliwość udzielania zaliczek pracownikom została natomiast istotnie ograniczona w państwowych jednostkach budżetowych. Z § 15 ust. 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych wynika, że jednostki państwowe mogą udzielać zaliczek wyłącznie w zakresie określonym w odrębnych przepisach.